DDIV_DIGITAL

DDIV_DIGITAL_2018

EDITORIAL Digitale Intelligenz Sehr geehrte Damen und Herren, liebe Leserinnen, liebe Leser, „A lexa, spiel etwas Musik!“ „Cortana, Martin Kaßler wann fährt mein Zug?“ „Siri, was soll ich morgen früh anziehen?“ – Was klingt, wie ganz normale Gespräche zwischen Paaren – wobei die Damen zugegebenermaßen etwas ausgefallene Namen tragen –, sind tatsächlich Einstiege in Gespräche mit Maschinen. Denn die aufregende Zukunfts- musik aus Science-Fiction-Filmen der vergan- genen Jahrzehnte ist heute Realität: Künstliche Intelligenz hat in unseren Alltag Einzug gehalten. Wir können, ganz gleich, wie weit weg wir sind, Beleuchtung, Heizung und Kaffeemaschine zu Hause über digitale Helfer steuern, uns bei ihnen Tipps für Restaurants und Kinos holen. Auf Web- sites übernehmen animierte Helfer den Kunden- service, und wir können Kühlschränke kaufen, die selbstständig Lebensmittel bestellen. Auch unsere Arbeitswelt verändert sich durch die Digitalisierung rasant. Schon längst erfas- sen wir unsere Kundendaten digital, E-Mails sind das bevorzugte Kommunikationsmittel, und wir dokumentieren unsere Arbeit elek tronisch. Für die Immobilien- und Verwalterbranche bietet die Digitalisierung noch großes Potenzial. Fin- dige Köpfe entwickeln Plattformen und Apps, über die unsere Kunden Unterlagen abrufen, Probleme melden und Handwerker beauftragen können. Es ist unbestritten, dass die Digitalisie- rung einen enormen Mehrwert für die Immobi- lienbranche haben kann. Wir werden effizienter, können unseren Kunden schnell und unkom- pliziert Daten zur Verfügung stellen, unsere Prozesse verschlanken und zeitaufwändige Eigentümerversammlungen vom Schreibtisch aus durchführen. Auch nahezu alle Dienstleister des Verwal- ters beschäftigen sich mit der Digitalisierung. Allerdings sollte die Branche penibel darauf achten, dass die absehbaren neuen Produkte der Entlastung und Optimierung der eigenen Geschäftsprozesse dienen und im besten Fall neue Geschäftsfelder eröffnen. Das könnte in . m o c k c o t s r e t t u h S / N R G D A L V © I : o t o F einigen Fällen auch zur Kostenreduktion beim Verwalter beitragen, aber auch dem preissen- siblen Geschäft neue Perspektiven eröffnen. In diesem Kontext muss es mehr als bisher gelin- gen, das eigene Anforderungsprofil gegenüber dem jeweiligen Dienstleister zu adressieren. Nicht der Verwalter sollte ein Produkt von der Stange abnehmen und die fünfte Schnittstelle bezahlen, sondern der Dienstleister sollte pass- genaue Lösungen für seinen Kunden, den Ver- walter, entwickeln. Auch das ist eine Chance für unsere Branche, denn Digitalisierung bedeu- tet Flexibilität und mehr Wettbewerb auf Anbieterseite. Bei den vielen Erleichterungen, mit denen die Digitalisierung aufwartet, dürfen jedoch die Risi- ken nicht übergangen werden. Schnell kann es passieren, dass wir geneigt sind, der „neuen Technik“ den Vortritt zu lassen und neben den assistierenden und entlastenden Entwicklun- gen zu vergessen, dass es immer noch einer persönlichen Kommunikation bedarf – von Mensch zu Mensch. Eigentümer und Mie- ter werden dies auch weiterhin von uns erwar- ten. Je mehr „Maschinen“ Besitz von unserer Arbeitswelt ergreifen und ebenfalls beginnen, zu kommunizieren, umso mehr wird der allseitige Wunsch nach einer simplen Nachfrage, einem Händedruck oder ein paar persönlichen Worten, ergänzt um ein Lächeln, zunehmen. Das spricht für unsere vermittelnde Tätigkeit im Spannungs- feld heterogener Eigentümergemeinschaften und Mieter/innen. Unsere Daseinsberechtigung wird zunehmen – da bin ich mir sicher! Viel Spaß beim Lesen und Kommunizieren wünscht Ihnen Ihr Martin Kaßler Geschäftsführer Dachverband Deutscher Immobilienverwalter e.V. DDIVDIGITAL 1

INHALT 6Die Transformation geht alle an – auch die Mitarbeiter. Digitale Einzellösungen zusammenführen und effizient nutzen 12 19Ab in die Cloud, aber sicher! 22Achtung! Neue Regeln und Pflichten beim Datenschutz DIE DIGITALE VERWALTUNG Innovationsförderung Programme für den Mittelstand Digitale Transformation Eine Frage der Unternehmenskultur Property Technology Der Weg zur marktgerechten Vernetzung Zeit und Kosten sparen Online-Vermietung per CRM Alles auf einen Blick Objektdokumentation per App Zukunftsfähige Integration Die digitale Datenplattform macht‘s möglich Mieter-Matching Das Portal zum Wunschmieter Abläufe standardisieren Best Practice Prozessoptimierung Einfach entspannter Best Practice Mietverwaltung MEDIENRECHT & DATENSCHUTZ Daten in der Cloud Aktiv vor Verlusten und Pannen schützen Strengere Regeln Die neue EU-Datenschutzgrundverordnung E-Privacy Neue Maßstäbe für Web-Auftritte Mieterdaten Das gilt für die Verarbeitung HARDWARE & IT-STRUKTUR Vom CRM zum xRM Flexibilität für dynamische Prozesse Irrwege vermeiden Software bedarfsgerecht planen DIGITALE GEBÄUDETECHNIK & INFRASTRUKTUR Smart Home Viel Potenzial für die Energieeinsparung Bestens informiert Die Hausgemeinschaft kommunikativ vernetzt Aufzug ins Netz Die Evolution der Fernüberwachung DDIV, Landesverbände, Impressum 3 6 8 10 11 12 15 16 18 19 22 26 30 32 34 37 38 40 41

DIE DIGITALE VERWALTUNG Hilfe für den Mittelstand So manches Vorhaben zur Digitalisierung wird öffentlich gefördert. Von Franziska Bock, DDIV-Referentin für Presse- und Öffentlichkeitsarbeit . m o c k c o t s r e t t u h S / r o t c e v x e T © : o t o F D ie Digitalisierung von Geschäftsprozessen ist derzeit eine der größten Herausforderungen für mittelständische Unternehmen. Um sich im Wettbewerb nachhaltig behaupten zu können, müssen Unter- nehmen digitale Lösungen in allen Geschäftsbereichen etablieren und als Teil der Unternehmenskultur „leben“. Verbunden mit diesen oft tiefgreifen- den Transformationsprozessen sind hohe Kosten und teilweise auch weit- reichende betriebsinterne Umstruk- turierungen. Auch ein Grund, warum viele Unternehmen zögern, die gro- ßen Potenziale für sich zu nutzen. Aber: Es gibt auch finanzielle Hilfe vom Staat. Immobilie

DIE DIGITALE VERWALTUNG Öffentliche Förderprogramme von Bund und Ländern unterstützen unter- nehmenseigene Digitalisierungsinitiati- ven, minimieren so das finanzielle Risiko und fördern Innovationen und Neu- entwicklungen. Die Möglichkeiten sind unübersichtlich. Einige interessante För- derprogramme haben wir nachfolgend zusammengestellt: Bundeswirtschaftsministerium Das Bundeswirtschaftsministerium begleitet Unternehmen von der Bera- tung bis hin zur Implementierung digitaler Lösungen. Das Programm „go-digital!“ richtet sich mit den drei Modulen „IT-Sicherheit“, „Digitale Markterschließung“ und „Digitalisierte Geschäftsprozesse“ an kleine und mitt- lere Unternehmen. Es zielt sowohl auf Beratungsleistungen als auch auf aktuelle technologische und gesellschaftliche Ent- wicklungen im Bereich Online-Handel sowie die Digitalisierung des Geschäfts- alltags ab. Im Fokus steht dabei auch der steigende Sicherheitsbedarf im Rahmen der Vernetzung. Der Clou: Autorisierte Beratungsunternehmen übernehmen die Antragstellung, die Abrechnung und auch die Verwendungsprüfung im Nach- gang. Dies minimiert den bürokratischen Aufwand enorm. GO-DIGITAL! Die Förderung in Anspruch nehmen können in Deutschland niedergelas- sene Unternehmen mit weniger als 100 Beschäf- tigten und einem Jah- resumsatz oder einer Jahresbilanzsumme von höchstens 20 Mio. Euro. Gefördert werden Bera- tungsleistungen, und zwar mit 50 Prozent des maxi- malen Beratertagessatzes von 1.100 Euro, für maxi- mal 30 Tage innerhalb eines halben Jahres. www.bmwi-go-digital.de 4 DDIVDIGITAL ERP- DIGITALISIERUNGS- UND INNOVATIONS KREDIT Antragsberechtigt sind gewerbliche Unternehmen und Freiberufler, die länger als zwei Jahre am Markt sind. Sie müssen ein Innovations- oder Digitalisierungsvorhaben durchführen oder mindestens eines der folgenden Kriterien erfüllen: \ Mehr als 20 Prozent Wachstum pro Jahr bei Umsatz oder Beschäftigtenzahl im Durchschnitt der letzten drei Jahre \ Mindestens 10 Prozent Betriebskostenanteil für Forschung und Entwicklung in jedem der letzten drei Jahre \ Innovationspreis der EU in den letzten 24 Monaten oder \ Innovationsförderung durch den Staat oder die EU in den zurückliegenden 36 Monaten \ Förderfähig sind 100 Prozent der Investitionskosten, bis zu 25 Mio. Euro pro Vorhaben für Investitionen und Betriebsmittel. Kreditmindestbetrag: 25.000 Euro. \ www.kfw.de ERP-Digitalisierungs-und-Innovationskredit (380, 390, 391) KfW-Bankengruppe Mit zinsgünstigen Innovationskrediten für zukunftsweisende Projekte unter- stützt die KfW-Bankengruppe kleine und mittelständische Unternehmen bei Digi- talisierungsvorhaben. Vielfältig einsetzbar ist dabei der „ERP-Digitalisierungs- und Innovationskredit”: Die Fördersumme kann u. a. für die Implementierung von IT- oder Datensicherheitskonzepten zur besseren Abwehr von Cyber-Attacken genutzt werden oder den Aufbau digita- ler Plattformen, Apps und Vertriebska- näle finanziell abfedern. Zudem ist der Ausbau innerbetrieblicher Breitband- netze für eine effektivere Kommunika- tion und Datenübermittlung förderfähig. Förderung der Bundesländer Auch die Bundesländer unterstützen innovationsfreudige Unternehmen auf ihrem Weg in die digitalisierte Arbeits- welt. Welche Maßnahmen konkret gefördert werden, hängt von der Aus- gestaltung der Programme ab und ist an verschiedene Bedingungen geknüpft. Unternehmen, die in Mecklenburg-Vor- pommern ansässig sind, können nicht auf ein landeseigenes Förderprogramm zurückgreifen. Für die Optimierung der digitalen Infrastruktur und innovative Entwicklungen aktivieren die Länder unterschiedliche Fördermodelle. Neben der „klassischen“ Förderung über Dar- lehen und Zuschüsse sind auch Bonus- programme oder Innovationsgutscheine erhältlich. Investieren können mittel- ständische Unternehmen sowohl in die Implementierung digitaler Geschäfts- modelle als auch in die Transforma- tion „nach innen“, beispielsweise die Schulung von Mitarbeitenden oder die Bürotechnik. Auch für Unternehmens- gründungen oder Start-ups sind spezielle Programme abrufbar. Die Wirtschaftskraft eines Bundeslandes spiegelt sich dabei auch in den Förder- konzepten wider. Je besser ein Land wirt- schaftlich aufgestellt ist, desto konkreter und umfassender die Programme. LANDESFÖRDERUNG Eine Übersicht über die abrufbaren Länder- programme und die Konditionen gibt es online: https://transformation-it. de/foerderprogramme- digitalisierungsprojekten- durch-die-bundeslaender

Eine E-Mail macht noch keine Digitalisierung Vernetzt, smart und kundenorientiert: Digitale Prozesse und Lösungen umfas- sen weit mehr als nur die Nutzung von E-Mailprogrammen, sozialen Netzwer- ken oder Smartphones. Die Immobili- enverwalterbranche erschließt sich das enorme Potenzial und die damit ver- bundenen Chancen jedoch erst in klei- nen Schritten. Neue Technologien werden vor allem zur internen Verwal- tung und externen Kommunikation mit Kunden oder Dienstleistern genutzt. Kaum ausgeschöpft werden dagegen die vielfältigen Möglichkeiten von Abstim- mungssoftware oder intelligenten Zäh- lern im Gebäudemanagement. Dies geht aus einer Digitalisierungsumfrage des DDIV hervor, an der sich im Früh- jahr 2016 rund 180 Unternehmen betei- ligten. Die positiven Effekte digitaler Lösungen sind in der Branche dagegen unbestritten: Höhere Kundenzufrieden- Beispiele zeigen, wie die Digitalisierung ganze Wirtschaftszweige revolutioniert und neue Geschäftsmodelle hervorbringt. heit wird zu einem „Aushängeschild“ des Unternehmens, zeitliche Einspareffekte setzen Ressourcen für betriebseigene Innovationen frei und sichern so langfris- tig die Wettbewerbsfähigkeit in einem umkämpften Markt. Der Weg zum „papierlosen Büro“, in dem alle Prozesse stets über eine Cloud abrufbar sind und Kunden über sichere Online-Portale informiert werden, ist allerdings noch weit. Oft stehen isolierte Einzelanwendungen einem integrierten und intelligenten Gesamtkonzept gegen- über. Viele Unternehmen scheuen diesen allumfassenden Transformationsprozess. Eine konsequente Digitalisierungsstra- tegie, die Schritt für Schritt neue Tech- nologien integriert, sucht man zumeist vergeblich. Die digitale Revolution steckt in mittelständischen Firmen häufig noch in den „Kinderschuhen“. Dabei zeigen junge Unternehmen wie Car-Sharing-An- bieter oder Airbnb eindrucksvoll, wie die Digitalisierung ganze Wirtschafts- zweige grundlegend revolutioniert und neue Geschäftsmodelle hervorbringt. Das Potenzial digitaler Prozesse und ver- netzter Lösungen muss bedeutender Teil der Unternehmenskultur werden und von Führungskräften und Mitarbeiten- den gleichermaßen gelebt werden, um die Tür zum Mittelstand 4.0 endlich weit aufzustoßen.

DIE DIGITALE VERWALTUNG Eine Frage der Unternehmenskultur Wer die Digitalisierung will, muss Mitarbeiter in den Transformationsprozess einbeziehen. E ine digitale Unternehmens- kultur sorgt für größere Gewinne und zufriedenere Mitarbeiter, so das Ergebnis der aktuellen Change-Studie von Cap- gemini Consulting. Wie aber kann der Wandel hin zum digitalen Unternehmen gelingen? Technologie ist zwar notwen- DIE AUTORIN JULIA HENNINGSEN Marketing & Communications Expert des Beratungs- und IT-Dienstleisters Capgemini Consulting 6 DDIVDIGITAL dige Voraussetzung, aber nicht allein maß- gebend. Um die Digi- talisierung erfolgreich voranzutreiben, bedarf es einer festen Veranke- rung der digitalen Stra- tegie in der Unternehmenskultur und wirkungsvoller Ansätze, um Befürchtun- gen der Mitarbeiter zu zerstreuen. Häufig, so ein Ergebnis der Studie, wer- den die bestehenden Verhältnisse vehe- ment verteidigt, obwohl 72 Prozent der deutschen Befragungsteilnehmer (international: 62 Prozent) die etab- lierte Unternehmenskultur als eines der größten Hemmnisse auf dem Weg zu Viele Unternehmen messen dem Faktor Mensch bei der Digita - l isierung zu wenig Bedeutung bei. einer digitalen Organisation betrachten. Das heißt, wenn die Digitalisierung in Unternehmen einen messbaren Mehr- wert erzeugen soll, dann schafft die Technik lediglich die nötigen Vorausset- zungen. Obendrein muss aber auch die Unternehmenskultur entsprechend ver- ändert werden, damit Führungskompe- tenzen sowie Einstellung und Verhalten der Mitarbeiter in den digitalen Kontext passen. . m o c k c o t s r e t t u h S / m o c . l e x i p w a R © : o t o F

Digitalisierung als Chefsache Nicht jedes Unterneh- men bekommt die- sen Schritt hin, zeigt der qualitative Teil der Studie. Ein Groß- teil (80 Prozent) der fortschrittlicheren Firmen machen die Digitalisierung und die digitale Kultur zur Chefsache, während der Rest diese Auf- gabe zu 90 Prozent an Fachabteilungen abgibt. Bessere Ergeb- nisse erzielt jedoch ein Top-Down-Ansatz, bei dem die Geschäfts- leitung federführend agiert. Nach Aussage von Claudia Crum- menerl, Head of Exe- cutive Leadership und Change bei Cap- gemini Consulting, messen viele Unter- nehmen dem Fak- tor Mensch noch zu wenig Bedeutung bei. Als besonders erfolg- reich auf dem Weg zum digitalen Unter- nehmen erweisen sich Betriebe, die die- sen Aspekt ebenso stark berücksichtigen wie die Technologie selbst. Sie passen den Führungsstil an und schaffen eine Vertrauenskultur, die Fehler zulässt und die Mitarbeiter frühzeitig in Verände- rungsprozesse einbindet. Mangelnde Kommunikation mit den Mitarbeitern und unzureichender Umgang mit deren Befürchtungen bremsen hingegen und sorgen für Unsicherheit. Nur wer die Vorteile der Digitalisierung allen Mitar- beitern glaubhaft darlegt, löst die Furcht vor der Veränderung auf und schafft die Einsicht dafür, dass die Neuerungen allen nutzen. Die Studienergebnisse zeigen auch: Digi- tal fortschrittliche Unternehmen inves- tieren in ihre Mitarbeiter und stellen Ressourcen für entsprechende Coachings und Trainings sowie Wissensmanage- ment zur Verfügung. Außerdem fördern Unternehmen ihren digitalen Charak- ter, indem sie mehr Talente mit starkem digitalem Kulturverständnis anwerben. Neue Ansätze, die Fortschritte messbar machen, dienen zusätzlich als Erfolgsbe- leg und sind Motivationshilfe für weitere Schritte. Auf Starthilfen bauen Längst nicht alle digitalen Kompetenzen können und müssen bereits im Unter- nehmen vorhanden sein. In Deutsch- land arbeiten daher rund ein Drittel der Großunternehmen mit Start-Ups zusammen. Auch für Mittelständler kön- nen Zukäufe oder ein entsprechen- des Netzwerk Wege sein, um früher an Innovationen zu gelangen und wichtige Erfahrungen mit einer digitalen Kultur zu sammeln. Neu gegründete digitale Geschäfts- einheiten, die Teile oder das gesamte Digitalgeschäft bündeln, ebnen dem kulturellen Wandel ebenfalls den Weg. Jedes zweite Unternehmen mit einer ausgeprägten digitalen Kultur führt eine solche Geschäftseinheit ein und passt ihre Prozesse an. Demgegenüber hat keine der befragten Firmen mit gering ausgeprägter digitaler Kultur eine digitale Geschäftseinheit aufgebaut. Eine ent- sprechende Organisationsstruktur kann dabei helfen, neue Ansätze auszupro- bieren. Läuft irgendwann alles wie beab- sichtigt, so kann das Gelernte auf die gesamte Organisation ausgerollt werden. „Wir sprechen bei der Digitalisierung von der Umstellung der gesamten Organisa- tion auf das digitale Zeitalter. Für Unter- nehmen bedeutet das, kulturell neue Schaltkreise einzuziehen, neu zu denken und neu zu interagieren. Ohne den Wil- len und die Unter- stützung aller Mitarbeiter kann das nicht funktio- nieren“, fasst Clau- dia Crummenerl zusammen. DIE CHANGE STUDIE 2017 Die Studie von Capgemini Consulting ist eine Kom- bination aus qualitativen Interviews und einer reprä- sentativen Studie unter 1 139 Arbeitnehmern verschiedens- ter Branchen aus mehr als zehn Ländern. Im ersten Teil wurden qualitative Interviews mit 20 Wissenschaftlern und Vorreitern der digitalen Transformation aus Unter- nehmen zum Thema „Was ist die digitale Unternehmens- kultur?“ geführt. Im zweiten Teil wurden 1 139 Arbeit- nehmer online befragt, die Ergebnisse unter dem Aspekt „Wo stehen Unternehmen bei der digitalen Kultur?“ aus- gewertet und Digital Scores vergeben. Im dritten Teil der Studie wurden zehn Experten aus Unternehmen, deren Digi- tal Scores im oberen Bereich lagen, und zehn Experten aus Unternehmen mit Digi- tal Scores im unteren Bereich qualitativ befragt zum Thema „Wie schafft man die Trans- formation zur digitalen Unternehmenskultur?“. Die analysierten Unternehmen repräsentieren dabei bezo- gen auf Größe, Struktur und Branche die Bandbreite der Wirtschaft. Die Studie steht unter folgendem Link zur Verfügung: bit.ly/ ChangeStudie2017 Digitalisierung bedeutet die Umstellung der gesamten Organisation auf das digitale Zeitalter. DDIVDIGITAL 7

DIE DIGITALE VERWALTUNG Engmaschig vernetzt PropTech: Ein neues Wort begleitet den Wandel der Wohnungswirtschaft. Welcher Grundgedanke verbirgt sich dahinter? D ie Wohnungswirtschaft ist ein komplexer Wirtschaftszweig, in dem vielfältige Akteure zusammenkommen. Grundsätzlich geht es hier um drei relevante Gruppen: Wohnungsnutzer befinden sich im Zentrum aller Tätigkeiten und machen Gebrauch von den angebo- tenen Leistun- gen. In direktem Kontakt mit ihnen stehen die Wohnungs- unternehmen, um die herum sich die dritte Gruppe ver- sammelt: die Dienstleister. Vielfältige Interessen Die Landschaft der Wohnungsunterneh- men gestaltet sich sehr heterogen. Das Spektrum kom- munaler, privater und genossen- DER AUTOR DR.-ING. CHRISTIAN BOGATU Der Mitgründer und Beirat der KIWI.KI GmbH ist Vorstand der German PropTech Initiative und CEO der Fresh Energy GmbH. 8 DDIVDIGITAL schaftlicher Strukturen reicht von kleinen, selbstverwalteten Eigentümergemeinschaften bis hin zu großen, börsennotier- ten Unternehmen – mit einer ebenso großen Bandbreite vielfältiger Interessen. Als Mittler stehen Hausverwal- tungen in permanentem Kontakt einerseits mit Hausbewohnern, andererseits mit Dienstleistungsunterneh- men. Die wiederum arbeiten in fast allen Aufgabenbe- reichen eng mit den Wohnungsunterneh- men zusammen: als Messdienstleister, Abfallentsorger, Software-Anbie- ter, Bauunter- nehmer, etc. Gemein- sames Agieren Entlang aller wohnungswirt- schaftlichen Pro- zesse entwickelt sich so ein enges Zusam- menspiel, das zum einen die Leistungsstärke der Wohnungswirtschaft erst aus- macht, zum anderen den teils hochspezialisierten Dienstleistern eine wirtschaftliche Grundlage bietet. Letztlich erbringen Wohnungsunternehmen ihre Leistungen für ihre Kunden, Wohnungsnutzer, Mieter wie Eigentümer. Auch sie zählen ihrerseits zu den Kunden zahlreicher Dienstleister, z. B: von Logistikkonzernen, Essenlieferanten, Versandhändlern, Pflegediensten usw. . m o c k c o t s r e t t u h S / m e D © j Alle Akteure dieses Ökosystems, in dessen Zentrum der Woh- nungsnutzer als Kunde steht, befinden sich in stetigem Aus- : n o i t a r t s u l l I

tausch, wobei kurze oder direkte Kommunikationswege und -kanäle dazu beitragen, Prozesse verlässlicher, komfortabler und schneller zu gestalten. Auf kurzen Wegen zusammenfinden An dieser Stelle kommt Property Technology, kurz: PropTech, ins Spiel. Innovative Ansätze meist junger Unternehmen ver- ändern derzeit die Wohnungswirtschaft und erweitern ihre Möglichkeiten. Immer stärker in den Vordergrund tritt dabei die Vernetzung der verschiedenen Akteure und aller relevan- ten Prozesse über digitale Kommunikationsplattformen und Schnittstellen. Im Ergebnis wird neueste Informations- und Kommunikationstechnologie viele Abläufe, Prozesse und ganze Geschäftsideen optimieren – nicht ausschließlich in Bezug auf die Geschäftsbeziehungen von Unternehmen untereinander, sondern insbesondere auch die zu Privatpersonen, den Kunden und Verbrauchern. NETZWERK DER DIGITALEN GRÜNDERSZENE Mit der German PropTech Initiative (GPTI) wurde im Juni 2016 ein unabhängiger und nicht profit- orientierter Verein von Gründern für Gründer in der Immobilienbranche gestartet. Zu den Initiato- ren zählen blackprintpartners, Allthings, building radar, Immomio, Leverton und Zinsland. Mittlerweile gehören 55 Mitglieder der Initiative an, die nicht nur digitale Start-ups untereinander vernetzt, son- dern auch eine Plattform bietet für den Dialog mit den Unternehmen der Immobilienwirtschaft – um die PropTech-Szene im deutschsprachigen Raum bekannter machen, aber auch um Anwendern einen Überblick zu bieten über Angebote und Lösungen. www.gpti.de Digital arbeiten. Einfach verwalten. Mit der Cloud-Plattform für die digitale Immobilienverwaltung. Eigenes Onlineportal mit Service-App für Mieter und Wohnungseigentümer Einsparung von bis zu 60 % Portokosten durch elektronischen Briefversand Digitales Vorgangsmanagement unter Einbeziehung von Dienstleistern und Kunden Einfache Anbindung an vorhandene Verwaltungs- und CRM-Software Jetzt unverbindlich anmelden & kostenlos testen! casavi.de/signup

DIE DIGITALE VERWALTUNG DIE DIGITALE VERWALTUNG Bis zu 80 % weniger Aufwand Wie sich durch Online-Vermietung mittels CRM Zeit und Kosten einsparen lassen. D ie Nachvermietung einer Wohnung gehört bekanntlich zu den aufwendigsten und damit auch teuersten Prozessen der Immobilienverwaltung. Kommt eine Vermie- tungssoftware zum Einsatz, lässt sich der Aufwand in der Praxis um bis zu 80 Prozent reduzieren. Das setzt Ressourcen frei für neue Aufgaben. Wie das funktionieren kann, sei an Immo- solve, einem herstellerunabhängigen CRM-System für die Wohnungswirtschaft, aufgezeigt. Es unterstützt als digitaler Arbeitsplatz sämtliche Prozesse der Nach- vermietung. Dazu zählen insbesondere die Exposéerstellung, die Vermarktung über Immobilienportale, das Interessentenma- nagement und Besichtigungen. IT-Integration und ERP-Anbindung machen die mehr- fache Datenhaltung überflüssig. ten, Angaben zu Beruf und Einkommen, Gehaltsnachweise und Bonitätsauskünfte einer Person landen so zur Weiterverarbei- tung direkt in der Vermietungssoftware. Nachvermietung per Datenbank Mit dem digitalen Interessentenmanagement wird es mög- lich, Personendaten – von Mietern oder Interessenten – nur an einer Stelle im Unternehmen zentral zu pflegen. Wer in dieser Datenbank gespeichert ist, kann Suchprofile anlegen für den automatischen Abgleich mit angebotenen Wohnungen. Dieses „Matching“ weist passende Interessenten aus, sobald eine Wohnung frei wird und ein Nachmieter zu finden ist – sodass sich häufig sogar das Online-Inserat erübrigt. Automatisierte Kommunikationsprozesse Vermietungsprozesse folgen in der Regel demselben Schema. Entsprechend lässt sich die Kommunikation weitestgehend standardisieren und automatisieren. Statt immer wieder neue Anschreiben gleichen Inhalts per E-Mail aufzusetzen, lassen sich in der Software hinterlegte Text- und Layoutvorlagen nutzen. Für Mietinteressenten gibt es eine Feed back-Funktion, um mitzuteilen, dass eine Wohnung gefällt oder ein anderer Besichtigungstermin gewünscht wird. Je nach Marktlage lässt sich ein solches System an regionale Besonderheiten und auch an die Anforderungen der jeweiligen Verwaltung anpassen. Dass sich in jedem Fall deutliche Einspar- potenziale ergeben, zeigt das Rechenbeispiel: Bruttomonatsgehalt Mitarbeiter Vermietung (inkl. 15 % Personalneben- kosten und 20 % Gemeinkosten zuschlag) 5.000,– € Zahl der Vermietungsangebote/Monat (Häufigkeit der Prozessdurchführung) 200 Zeiteinsatz Vermietungsangebote bisher Zeiteinsatz Vermietungsangebote mit Software 20 Min. x 200 = 66,7 Std. 4 Min. x 200 = 13,3 Std. Zeiteinsparung pro Monat 53,34 Std. = 80 % Kosteneinsparung pro Monat (Arbeitszeit 38 Std. / Woche) 5.000,– / 152 Std. x 53,34 Std. = 1.755,– € Wegen der Integration in die bestehende IT, bspw. per Schnittstellenanbindung an die ERP-Software, ent- fällt die meist aufwendige doppelte Datenhaltung. Separate Excel-Listen für Interessenten, Selbstauskunftsbögen, Bonitäts- abfragen, Fotos sowie Grundrisse der Objekte etc. werden in der Software an einem Ort digital hinterlegt. Alle Mitarbeiter haben rund um die Uhr Zugriff auf alle Informationen und kön- nen sich gegenseitig vertreten. Mietinteressenten pflegen ihre Daten selbst Die Zeiten sind vorbei, in denen Bewerberdaten in der Verwal- tung erfasst werden mussten. Die Vermietungssoftware ermög- licht es, dass Mietinteressenten über hinterlegte Formulare ihre Daten und beizufügende Dokumente selbst eingeben und übermitteln – natürlich über geschützte Protokolle. Kontaktda- DER AUTOR JAN PHILIPP KÖTTING Geschäftsführer Immosolve GmbH www.immosolve.de 10 DDIVDIGITAL

Einfach per Tablet und Smartphone Eine App gestaltet den Prozess der Objektbegehung neu. Inspector App entwickelt, eine innovative Lösung zur Dokumentation von Objekt- begehungen und Inspektionen mit dem Smartphone oder Tablet. Was sie aus- zeichnet, sind die Funktionen, die über die reine Dokumentation hinausgehen: Vor Ort festgestellte Schäden oder Mängel am Objekt werden schriftlich und fotogra- fisch dokumentiert und in einem Proto- koll objektbezogen zusammengefasst. Ist etwas zu reparieren, kann der entspre- chende Auftrag aus der App heraus aber auch gleich an den Handwerker übermit- telt werden. Der ist so schon während der Inspektion informiert, dass das Treppen- hauslicht in der dritten Etage nicht funkti- oniert und überprüft werden muss. Alle Objektdaten auf einen Blick Der übersichtliche Aufbau der App macht die Erfassung und Dokumentation einfach und effizient. Dass automatisch ein Protokoll erstellt wird, spart Zeit und damit auch Kosten – bei Routineinspek- tionen, aber auch bei sämtlichen weite- ren Ereignissen, die ein Objekt betreffen. Die intelligente Benutzeroberfläche ermöglicht es, alle Vorgänge zu einem Objekt zu erfassen und übersichtlich dar- zustellen: Fahrräder versperren den Ein- gangsbereich? Ein Foto, und der Vorfall ist in der App hinterlegt. Ein Sturm hat das Dach beschädigt? Kurz notiert, schon liegt der Vorfall zur weiteren Bearbei- tung vor. Wann steht die nächste War- tung der Heizungsanlage an? Ein Blick in die App, dort ist der Termin hinterlegt. Alle mit der App erfassten Informatio- nen über ein Gebäude können zudem gesammelt in verschiedene Protokollfor- mate übertragen werden – z. B. auch für die nächste Eigentümerversammlung. Intelligente Zugangsregelung Nicht jeder Mitarbeiter einer Hausverwal- tung oder externer Dienstleister benötigt die gleichen Informationen oder Befug- nisse. Während der Hausmeister beispiels- weise nur auf die Daten eines bestimmten Gebäudes zugreifen können muss, sind für Handwerker die Informationen zu Aufträgen relevant. Als Verwalter braucht man den Gesamtüberblick und die Kon- trolle darüber, wer was sehen kann. Building Inspector ermöglicht es, verschie- dene Rollen festzulegen und Zugriffs- rechte entsprechend zu vergeben. Auch kann die App auf verschiedenen Gerä- ten genutzt werden. Für die ausführliche Inspektion aller Elemente eignet sich am besten ein Tablet, während der Hausmeis- ter bei seinem Routinebesuch vielleicht lieber sein Smartphone nutzt. Als Ergän- zung der Hausverwaltungssoftware bietet diese Lösung sinnvolle Unterstützung im Tagesgeschäft. N eue Technologien zur digita- len Abbildung von Prozessen der Immobi- lienverwaltung sollten mehr bieten: Nicht nur um die reine Transformation analoger in digitale Daten geht es, sondern auch um die Neugestaltung von Arbeitsabläufen. Um Effizienz geht es dabei, um die Ver- lässlichkeit von Daten und eine sinnvolle Strukturierung ihrer Hinterlegung. Vor diesem Hintergrund wurde die Building DIE AUTOREN DIETRICH BRUCKMANN & KATRIN STÖTZEL Business Develop- ment Management DACH bei Chapps®, die sich auf die Entwicklung von „Checking Apps“ für die Immobili- enwirtschaft spe- zialisiert hat. www.chapps.com m o c k c o t s r e t t u h S / a u m o o B © . l : o t o F HomeBeat.Live ist kostenlos und wird durch die WEG selber organisiert. Digitalisierung kann so einfach sein. www.homebeat.live/ddiv

DIE DIGITALE VERWALTUNG Eine Plattform für die Zukunft Von der digitalen Einzellösung zum integrierten Ansatz: Die digitale Datenplattform ebnet den Weg. I n den letzten 15 Jahren hat die Digitalisierung die Welt um uns herum, unsere Gewohnheiten und auch unsere Erwartungen spürbar verändert. An Social Media und Plattformen wie Airbnb oder booking.com haben wir uns schnell gewöhnt – Kundenportale und mobiles Arbeiten werden auch in der Wohnungswirtschaft immer übli- cher. Das Internet wird heute meist mobil genutzt: Es ist immer und über- all verfügbar, damit präferiert für Infor- mation und Kommunikation – auch bei Mietern, Wohnungseigentümern und Verwaltern. Diese Entwicklung setzt sich mit einem exponentiellen Wachs- tum der Zahl digitaler Anwendungen fort: Hieß es gerade noch: „Es gibt eine App dafür“, steht man inzwischen vor einer mitunter schwer überschaubaren Vielfalt. Auch das Angebot an Software- lösungen für immobilienwirtschaftli- che Prozesse nimmt zu. Zudem stellen sich viele neue Unternehmen mit bran- chenspezifischen digitalen Diensten auf: Die PropTechs positionieren sich als DER AUTOR DR. MANFRED ALFLEN Vorstands- vorsitzender Aareon AG www.aareon.com 12 DDIVDIGITAL Start- ups mit cleveren Ideen für die Bran- che, die mit- unter sogar neue Geschäftsmodelle eröffnen – von digitalen Immobilienvisualisierungen bis zu smarten Schließsystemen mit App-Steuerung. Einzellösungen zusammenführen Nachhaltige Effektivität, durchgängiger Komfort und Daten-Transparenz entste- hen jedoch weniger durch Einzelanwen- dungen als vielmehr mit integrierten Lösungen. Um Unternehmen der Immobilienwirtschaft zukunftsfähige, digitale und handhabbare Anwendun- gen bereitzustellen, reicht es nicht aus, separat entwickelte Lösungen lediglich aneinanderzureihen. Vielmehr stellt sich die Frage, wie kann es Immobilienver- waltern gelingen, möglichst einfach an diese digitale Welt anzudocken? Technischer Dreh- und Angelpunkt hier- für ist die digitale Plattform. Sie dient als solides Fundament für die Vernet- zung vielfältiger Anwendungen. Ein solches digitales Ökosystem, auf dem beispielsweise auch die Lösungen der Aareon Smart World basieren, integriert . m o c k c o t s r e t t u h S / t e r o c e d s © : o t o F

Ein digitales Ökosystem kann Komponenten zur Abbildung aller Prozesse der Immobilienverwaltung anbieterübergreifend integrieren. alle Komponenten zur Abbil- dung von Prozessen mit Mitarbeitern, Geschäfts- partnern, Kunden und Geräten, wobei sich über Schnittstellen ERP-Systeme und digitale Lösun- gen auch anbie- terübergreifend nutzen las- sen. Eine so angelegte erweiterbare IT-Architek- tur ebnet den Weg in die digitale Welt. Vernetzung bringt Effizienz Die Vorteile einer solchen Plattform zeigen sich im woh- nungswirtschaftlichen Tagesgeschäft. Beispiel: Der gesetzlichen Regelun- gen unterliegende Informations- austausch und die Herbeiführung von Beschlüssen zur Umsetzung techni- scher und verwalterischer Maßnahmen in Eigentümergemeinschaften gestalten sich mitunter sehr zeitaufwendig. Über eine digitale Plattform lassen sich diese Abläufe deutlich verschlanken: Als jeder- zeit verfügbare zentrale Informations- quelle sorgt sie für Kosteneffizienz und zeitliche Entlastung bei Eigentümern wie Verwaltern, schafft Freiräume für andere Aufgaben und verbessert die Kommuni- kation. Ein Wohnungseigentümerportal als Teil dieser Plattform ermöglicht den Einblick in Daten und Dokumente, die häufig angefordert werden. Verträge und WEG-Kontenbestände sind so für Eigen- „Auch beim Trinkwasser vom KALO-Full Service profitieren, für mehr Sicherheit in Ihrer Liegen- schaft – dafür sorgen wir persönlich.“ Frederick von Hafe, einer Ihrer persönlichen Ansprechpartner bei KALO Regional für Sie deutschlandweit im Einsatz » Vernetzte Geräteinfrastruktur: Modernste Funktechnologie „Made in Germany“ » Fullservice: Montage, Wartung, Abrechnung, Portal, Druck- und Versandservice » Weitere Dienstleistungen: Legionellenprüfung des Trinkwassers, Rauchwarnmelderservice, Wartung von Anlagen zur kontrollierten Wohnraumlüftung, Erstellung von Energieausweisen Sprechen Sie mit uns persönlich! Tel. 040 – 23 77 50 KALORIMETA AG & Co. KG info@kalo.de · www.kalo.de Folgen Sie uns auch auf Twitter und Xing

DIE DIGITALE VERWALTUNG Neue Funktionen werden zentral von außen implementiert, so wächst das Spektrum der über die Plattform verfügbaren Lösungen. tümer jederzeit abrufbar, auch zustän- dige Ansprechpartner in der Verwaltung, ebenso wie relevante Informationen der digitalen Wohnungsakte: Wirtschafts- pläne, Hausordnungen oder Abrechnun- gen. Für Verwalter bringt die Option des direkten Dokumentenzugriffs spürbare Entlastung, weil sich die Zahl der Anfra- gen per E-Mail oder Telefon reduziert. Wohnungsunternehmen und Verwalter profitieren von der Integration anderer digitaler Systeme, die den Mehrwert der einzelnen Lösungen steigert und wirt- schaftliche Vorteile verschafft: Die naht- lose Verwendung von Daten aus CRM- und ERP-Sys- temen ermöglicht es, beispielsweise aus einem digital hinterlegten Kundenkontakt her- aus Partnerunternehmen zu beauf- tragen – ohne Datenverluste durch aufwendige Mehrfacheingaben. So grei- fen viele Prozesse der Verwaltung digi- tal ineinander, effizienzsteigernd und mit müheloser Handhabung der im Hinter- grund arbeitenden Einzellösungen. Auch in puncto Sicherheit haben Anwender ein Problem weniger: Alle Komponenten einer digitalen Plattform folgen demsel- ben hohen Standard. Weitere Möglichkeiten liegen in der nahtlosen Integration von Prozessen und Services wohnungswirtschaftlicher Part- ner wie Handwerkern und zunehmend auch der Energieversorgungsunterneh- men. So bringt zum Beispiel die Hand- werkerplattform Mareon als Teil der Aareon Smart World Mieter, Eigen- tümer und Handwerksbetriebe zusammen: Die Terminabstim- mung nehmen die Beteiligten direkt in der Lösung vor, der macht darauf basierende immobilien- wirtschaftliche Lösungen noch flexi bler und steigert deren Performance. Die Zukunftsfähigkeit ist quasi schon ein- gebaut: Dank intelligenter Automati- sierungstools können Entwickler neue Dienste schnell und verlässlich in die Plattform integrieren – Qualitäts- und Sicherheitscheck inklusive. Der Ver- walter bekommt davon nichts mit – er wird aber informiert, wenn neue Funk- tionen implementiert wurden und zur Verfügung stehen. Die Software wird damit flexibler, regelmäßig notwendige Updates der zentralen Kernlösung ent- fallen, neue Dienste sind umso schneller nutzbar. Das Spektrum der per digitaler Plattform verfügbaren Lösungen kann somit kontinuierlich wachsen. Dabei gehen Transparenz, Kosteneffizienz und Prozessoptimierung auf digitalen Plattformen Hand in Hand. Verwal- ter profitieren von den im Hintergrund ablaufenden Prozessen, ohne sich selbst digitales Expertenwissen aneignen zu müssen. Oberste Priorität haben die Verschlankung wohnungswirtschaftlicher Abläufe und die nahtlose Abbildung von Prozessen – hier steht der Nutzer im Vordergrund. Verwalter wird durch das System über den Umset- zungsstatus informiert. Dass die abschlie- ßende Rechnungs- legung ein weiterer integrierter Ser- vice ist, versteht sich fast schon von selbst. Und die Verknüpfung mit eigenen Software- lösungen ist eben- falls möglich. Zukunftsfähig- keit inklusive Der integrierte und modulare Ansatz digi- taler Plattformen wie Aareon Smart World ANKNÜPFUNGSPUNKT Die auf einer digitalen Plattform basierenden ERP-Lösungen und Kompo- nenten der Aareon Smart World bieten den integrierten Ansatz für eine erweiterbare IT-Architektur. Aareon und der DDIV tauschen sich derzeit über die Möglichkeit aus, die digitale Plattform als Schnitt- stelle für Immobilienver walter anzubieten. Sie würde eine Verbindung zwischen eta- blierten ERP-Systemen und neuen digitalen Lösungen schaffen, die es Immobili- enverwaltern erleichtern würde, vorhandene Software zukunftsfähig zu machen. 14 DDIVDIGITAL . m o c k c o t s r e t t u h S / t e r o c e d s © : o t o F

Mieten und vermieten Ein Esslinger Wohnungsunternehmen gestaltet den gesamten Vermietungsprozess digital – und stärkt damit die Kundenorientierung. Von Janina Brielmann, Fachjournalistin, Köln A llein die Sichtung und Bearbeitung der Bewerbun- gen von Mietinteressenten stellt Wohnungsanbieter stets vor zeitaufwendige Herausforderungen. Ihnen und allen weiteren im Vermietungsprozess stellt sich die Baugenossenschaft Esslin- gen eG. (BGE), indem sie auf eine intelligente Software setzt, die diesen Prozess automatisiert und digitalisiert. Das im Jahr 1890 gegründete Unternehmen ist mit einem Bestand von rund 3 000 Mietwohnungen einer der größten Wohnungsan- bieter im gesamten Stadtgebiet von Esslingen am Neckar. Zum Portfolio gehören in erster Linie die Betreuung von Bestands- immobilien und Kunden sowie der Vermietungsprozess. „Der Kunde, sei er Bestandsmieter oder Mietinteressent, steht bei uns an oberster Stelle“, erklärt BGE-Vorstand Oliver Kulpanek. „Aber bei rund 100 000 Besuchen auf unserer Homepage und daraus resultierenden 12 000 Bewerbungen auf nur 200 Woh- nungen konnte diese strategisch festgelegte Kundenorientie- rung nur mit sehr hohem Arbeitsaufwand umgesetzt werden. Daher begaben wir uns in einem hausinternen Workshop auf die Suche nach Möglichkeiten, unsere Vermietungsprozesse zu vereinfachen und zu beschleunigen.“ Portallösung gesucht Die Anforderungen waren klar: Der in der Regel mehr als zwölf Arbeitsstunden erfordernde Vermietungsprozess soll durch eine digitale Lösung deutlich effizienter gestaltet werden. Angestrebt wird eine Portallösung, wo Mietinteressenten ihre Daten einmalig eingeben, sich dann mit nur einem Klick für eine Wohnung bewerben. Ist ein neuer Mieter gefunden, sol- len alle, die nicht berücksichtigt werden konnten, eine Absage erhalten. „Ein Datingportal für Wohnungen“, brachte ein BGE-Mitarbeiter es auf den Punkt, und so stieß man im Laufe der Recherchen auf die Vermietungssoftware Immomio, über die nach einer erfolgreichen Pilotphase nun alle Objekte ver- mietet werden. Wie Mieter und Vermieter zusammenkommen Kernstück der Software ist das sogenannte Mieter-Matching. In einem Wunschmieterprofil gibt der Vermieter seine Präfe- renzen in bis zu zehn Kategorien an und gewichtet sie – hierzu gehören beispielsweise die Höhe des Haushaltseinkommens oder die bevorzugte Haushaltsgröße. Anschließend übermit- i o m o m m I : e l l e u Q Ganz einfach vom Schreibtisch aus: Die Baugenossenschaft Esslingen vermietet ihr komplettes Objektportfolio mit einer Software. teln Interessenten ihre Selbstauskünfte digital und bewerben sich so für die Immobilie. Anhand dieser Informationen bewer- tet ein Algorithmus alle Bewerber und listet sie nach Punkte- scoring übersichtlich auf. „Die Vorsortierung verringert unseren Zeitaufwand“, so Kulpanek und ergänzt: „Wichtig war uns aber, dass der Algorithmus keinen Interessenten ausschließt – diese Entscheidung treffen Menschen für Menschen, nicht die Maschine.“ Der Umgang mit sensiblen Daten Die Digitalisierung des Prozesses bietet auch datenschutzrecht- lich Vorteile. Mietinteressenten behalten hier jederzeit die Kon- trolle über ihre Daten. Wird eine andere Wohnung gefunden, können sie ihre Bewerbung einfach zurückziehen, sodass sie für den Vermieter nicht mehr einsehbar ist. Auch die vollständige Löschung ist mit nur einem Klick möglich. Ist die Vermittlung abgeschlossen, kann auch der Vermieter Interessentendaten ganz einfach aus seinem Konto entfernen. „Die Software nimmt uns das Thema Datenschutz weitgehend ab“, bestätigt Kulpanek. FAZIT Vermietung basiert auf Vertrauen und zwischen- menschlicher Interaktion, die technologische Hilfs- mittel niemals ersetzen können. Die zunehmende Digitalisierung bietet allerdings Chancen und gerade im Bereich der Prozesseffizienz ein enormes Potenzial. DDIVDIGITAL 15

DIE DIGITALE VERWALTUNG Best Practice Prozesse standardisieren, automatisieren, optimieren, vernetzen. Ein Praxisbericht. D ie Hausverwaltungen Dämmer GmbH betreut im Ruhrgebiet rund 5 000 Verwaltungseinheiten, u. a. in Miets häusern, Wohnungseigentumsanlagen sowie in Gewerbe- und Industrieanlagen. Ein Schritt zur Digita- lisierung war in den letzten vier Jahren die Prüfung und Standardisierung aller Bearbeitungs- und Dokumentations- prozesse. Damit einhergehend wurden in Zusammenar- beit mit der DOMUS Software AG die folgenden Lösungen DIE AUTOREN THOMAS SEILER & JAKOB FINTELMANN Geschäftsführende Gesellschafter der Hausverwaltungen Dämmer GmbH, Witten 16 DDIVDIGITAL eingeführt und etabliert: Das umfangreiche CRM-System DOMUS NAVI bildet die Grundlage für eine prozessorien- tierte standardisierte Bearbeitung aller Vorgänge im Tages- geschäft. Neben dem Kontaktmanagement ist seither das Ticketsystem zentrales Bearbeitungs-Tool für die Aufnahme, Bearbeitung und Dokumentation von Geschäftsvorgängen wie z. B. Versicherungsschäden, Reparaturen oder der Mie- ter- bzw. Eigentümerkorrespondenz. Die dafür erstellten Tickets werden in individuell an das Unternehmen angepass- ten Strukturen abgelegt und verwaltet, wobei die Integra- tion von E-Mailsystemen, Telefonschnittstellen und Kalender für Wiedervorlagen vollumfänglich gegeben ist. Dank der modernen SQL-Datenbank lassen sich Nutzerrechte verwal- ten; der zeitgleiche Zugriff mehrerer Nutzer auf Vorgänge wird somit möglich. CRM-System und Kundenportal Mit dem Kundenportal HOMECASE wurde zudem eine digitale Plattform für die Kommunikation mit Kunden, Eigentümern und Mietern, geschaffen. Die Anbindung an das CRM-System ermöglicht es, Vorgänge oder Dokumente wie Versicherungs- . m o c k c o t s r e t t u h S / p m a r t r e p u S r e d n a x e A © l : o t o F

policen, Teilungserklärungen oder auch Abrechnungen über das webbasierte Portal für Kunden digital zu hinter- legen. Darüber hinaus dient es Wohnungsnutzern auch für Schadensmeldungen nach definierten Vorgaben oder für Anfragen an die Hausverwaltung, für die im CRM-Sys- tem automatisch ein Ticket zur weiteren Bearbeitung erstellt wird. Per Push-Funktion werden Mieter und Eigen- tümer stets über den aktuellen Stand informiert. Dienstleistungen online verwalten Als unverzichtbar hat sich nach nunmehr einjähriger Nut- zung das webbasierte Handwerker- und Wartungsportal SERVICECASE erwiesen, über das inzwischen ca. 80 Pro- zent aller Angebotsabfragen und Aufträge laufen – mit entscheidenden Vorteilen: \ Die standardisierte Form enthält stets alle notwendi- gen Angaben, u. a. zu Ansprechpartnern, Leistungs-/ Rechnungsempfänger und Vorgaben für Handwerker oder Dienstleister. \ Alle Aufträge werden einfach und umfassend pro Objekt, Handwerker/Dienstleister oder Bearbeiter dargestellt. \ Fälligkeiten, u. a. für die Erledigung von Aufträgen oder Abgabe von Angeboten, werden angezeigt. \ Die Dokumentation und Kommunikation mit Hand- werkern oder Dienstleistern vereinfacht sich. \ Sich wiederholende Auftragserteilungen, z. B. jährli- che Heizungswartung, Treppenhausreinigung, werden nach eigenen Vorgaben automatisiert. Die im Handwerkerportal erteilten Aufträge oder Ange- bote werden im CRM-System als Vorgänge zur weite- ren Bearbeitung angelegt. Der Handwerker lädt nach Abschluss der Arbeiten das Angebot oder die Rechnung selbst ins Portal hoch und schließt dort den Vorgang ab. Alles Weitere geschieht im CRM-System: Dort werden Rechnungen digital geprüft, sodann zur Zahlung und Ver- buchung an die Abrechnungssoftware DOMUS 4000 übergeben. Die zentrale Kontaktverwaltung speist alle digitalen Kom- ponenten und stellt erforderliche Daten automatisch zur Verfügung – ein weiterer wichtiger Schritt in die digitale Zukunft. Doch weitere sind bereits in Planung: Als nächs- tes wird es um die Integration eines Trinkwasserportals gehen sowie um die automatisierte Erkennung und Verar- beitung von außerhalb des Handwerkerportals erstellten Dokumenten, beispielsweise Abrechnungen der Stadt- werke oder Bescheide über Grundbesitzabgaben. Vernetzung mit Perspektive aufs Upgrade Living. Mit Minol Connect Für aktuelle Anforderungen an die Wohnungswirtschaft Machen Sie Ihre Immobilien zukunftsfähig – mit der innovativen Lösungssuite Minol Connect. Vernetzen Sie intelligente Sensorik mit Menschen und Prozessen über das Internet. Mehr Trans- parenz, Effizienz und Flexibilität. Heute für Ihre Immobilien. Morgen für alles, was für Sie zählt. minol.de/connect

DIE DIGITALE VERWALTUNG Digital läuft’s entspannter Die Willi Niesen Hausverwaltungen e.K. ist in Sachen Digitalisierung weit vorn – und es gibt bereits neue spannende Pläne. Von Dr. Ilonka Kunow, Gauting Z ettel und Papierakten sind für Sebastian Niesen und seine Mitarbeiter Ver- gangenheit. Vor einem Jahr wurden in dem Düsseldorfer Unter- nehmen die letzten Arbeitsabläufe digitali- siert. Was revolutionär anmutet: Ohne Rück- griff auf die Zentrale ist seine Verwaltung quasi überall präsent, oder wie es Sebastian Niesen erklärt: „Es spielt keine Rolle, ob wir hier im Büro, zu Hause oder unterwegs sind. Kunden betreuen und klassi- sche Aufgaben wie Mietenbuchhaltung oder Mahnläufe erledigen, das können wir überall und jederzeit, weil unsere Anwendungen web- basiert sind.“ Auch vor Ort im Bilde: Sebastian Niesen und seine Mitarbeiterin können Mieterakten oder Stammdaten überall bequem abrufen. gleichen Teamstärke mehr Einheiten ver- walten, hat sich unser Tagesablauf deutlich entzerrt. Stimmung und Motivation im Team sind so gut wie nie“, sagt der Verwalter. Das liegt auch daran, dass das neue System mehr Routinen automatisiert. „Es läuft angenehm im Hintergrund“, stellt Sebastian Niesen fest. Als Beispiel nennt er den Zahlungsverkehr mit virtuellen Konten. „Die Einführung virtuel- ler Konten war disruptiv, aber einer der besten Wege, die wir je gegan- gen sind. Früher hatten wir am Monatsanfang unzählige Kontoum- sätze, die unsere damalige ERP-Soft- ware nicht zuordnen konnte. Mittlerweile Bei Außenterminen kommt das iPad zum Einsatz, Schadensfälle lassen sich im Notfall sogar per Smartphone managen. „Ich selbst arbeite einmal in der Woche im Home Office, meinen Mitarbei- tern habe ich diese Option auch angeboten“, sagt Sebastian Nie- sen. „Und für eine ehemalige Mitarbeiterin mit Einschränkungen wird demnächst zu Hause ein kompletter Arbeitsplatz eingerich- tet.“ In dieser Flexibilität erkennt der aufgeschlossene Verwalter einen strategischen Vorteil: „Mit modernen Arbeitsplatzmodel- len sind wir für zukünftige Mitarbeiter sehr attraktiv.“ Digitales ERP-System arbeitet klassische Aufgaben ab Der digitale Umbau, ein Prozess über vier Jahre, war kein Spa- ziergang. Dass er heute die Früchte ernten kann, stellt für Sebas- tian Niesen eine umso größere Befriedigung dar. Stress oder Zeitdruck sind kein Thema mehr, seit der letzte Baustein, die webbasierte immobilienwirtschaftliche Softwarelösung Hau- fe-FIO axera produktiv im Einsatz ist. „Obwohl wir heute in der 18 DDIVDIGITAL hat sich unser Aufwand hier um 95 Prozent reduziert. Zudem können wir direkt aus dem System Kautionskonten eröffnen, verwalten, abrechnen und auflösen.“ Auch Mieter profitieren Auf seiner Webseite und bei der Akquise wirbt Sebastian Nie- sen aktiv mit der Kombination aus digitaler Verwaltung und persönlicher Betreuung. „Mieter und Kunden, die das wün- schen, können ihre Abrechnungen und Unterlagen online abru- fen oder die casavi-App zur Kommunikation nutzen“, sagt er. Das Kundenportal ist an die neue Softwarelösung angebunden, nutzt somit die gleiche Datenbasis und vereinfacht die Arbeit in der Kundenbetreuung nochmals erheblich. „Dass alles nur noch über ein zentrales System läuft, bis hin zu Smart Metering, ist für uns in greifbarer Nähe“, sagt Sebastian Niesen. Aber nun geht es erst einmal darum, die Effekte der Digitalisierung sinnvoll zu nutzen. „Wir betreuen Mieter und Eigentümer im Tagesgeschäft intensiver. Gleichzeitig fokus- sieren wir uns stärker auf die Beratung, etwa im technischen Bereich. Darin sehe ich neue Chancen für die Zukunft.“

MEDIENRECHT & DATENSCHUTZ Datensicherheit in der Cloud Auch für diesen Bereich gelten mit der neuen EU-DSGVO neue Regelungen für den Schutz vor Datenverlusten und -pannen. I mmer mehr Immobilienverwalter nutzen Cloud-Dienste. Die Datenverwal- tung findet nicht mehr auf dem eigenen Server des Verwalters statt, sondern in der „Wolke“ – auf Rechnern spezialisier- ter Dienstleister. Die Datenverarbeitung in die Cloud auszulagern, ist zumeist eine sinnvolle Maßnahme. Dienstleister, die die Daten zahlreicher Kunden ver- walten, können und müssen in Daten- sicherheit investieren. Investitionen, die sich der einzelne Verwalter für den eige- nen Server oft nicht leisten könnte. Bei seriösen Dienstleistern sind die Daten daher deutlich besser gegen Hacker- DER AUTOR PROF. NIKO HÄRTING Der Rechtsanwalt ist in der Berli- ner Kanzlei Här- ting Rechtsanwälte tätig und wird im Rahmen der 2. DDIV-Sommerakademie einen Vortrag zum Thema halten. www.haerting.de . m o c k c o t s r e t t u h S / z u b r a © : o t o F angriffe und Datenlecks geschützt, als dies auf dem eigenen Rechner der Fall wäre. Dennoch stellt sich spätestens mit Inkrafttreten der europäischen Daten- schutzgrundverordnung (DSGVO) am 25.5.2018 die Frage, wie sich die Daten in der Cloud vor Verlusten, Pannen und Datenlecks schützen lassen. Strenge Dokumentationspflicht Das neue europäische Datenschutzrecht sorgt für einen umfassenden Schutz per- sonenbezogener Daten. Es gibt keine Schwellenwerte für Umsatz oder Mitar- beiterzahl, ab der die neuen Regeln gel- ten. Grundsätzlich sind sie von Amazon genauso zu beachten wie vom einzel- nen Wohnungseigentümer, von einem DAX-Konzern genauso wie von einer Ver- waltung mit drei Angestellten. Insbeson- dere die potenziell horrenden Bußgelder von bis zu 20 Mio. Euro, die die Behör- den ab dem 25.5.2018 auch ausschöp- fen möchten, sind dabei in aller Munde. Zu den wesentlichen Neuerungen gehört eine strenge Dokumentationspflicht, die jedes Unternehmen dazu zwingt, sich mit den Auswirkungen des neuen Daten- schutzrechts zu befassen und die umfang- reichen neuen Pflichten aktiv zu erfüllen. Der Dienstleister ist „Auftragsverarbeiter“ Wenn die Daten von Wohnungseigen- tümern, Vermietern und Mietern nicht mehr auf dem eigenen Rechner gespei- chert werden, sondern auf den Rechnern eines Dienstleisters, ändert dies nichts an der eigenen Verantwortlichkeit für den Datenschutz. Nach der DSGVO ist das Unternehmen für den Datenschutz ver- antwortlich, das „allein oder gemeinsam mit anderen über die Zwecke und Mittel der Verarbeitung von personenbezoge- nen Daten entscheidet“. Die Entschei- dungen über die Daten in der Cloud trifft der Verwalter, der den Cloud- Dienst nutzt. Daher bleibt der Verwalter auch für den Schutz dieser Daten und für die Einhaltung des Datenschutzrechts verantwortlich. Der Cloud-Dienstleister ist datenschutz- rechtlich „Auftragsverarbeiter“. Wer die Dienste eines solchen Auftragsverarbei- ters nutzt, ist zu einer sorgfältigen Aus- wahl des Dienstleisters verpflichtet und muss sich vorab vergewissern, dass der Dienstleister über die notwendigen Mit- tel verfügt, einen gesetzeskonformen Schutz der Daten zu gewährleisten. JA HRE DDIV30 26 DEUTSCHER VERWALTERTAG DA WILL I CH HIN! 6 | 7 S EPTEMBER 2 018 JETZT AN MELDEN WW W. DEUT SCHER - V E RWALT ERTAG .DE

Dienstleister müssen über die Mittel verfügen, gesetzeskonformen Datenschutz zu gewährleisten. Inhalt eines „Auftrags- verabeitungsvertrags“ Die DSGVO sieht zudem vor, dass ein „Auftragsverarbeitungsvertrag“ zu schlie- ßen ist. Für den Inhalt dieses Vertrages gelten rigide gesetzliche Vorgaben: \ Der Dienstleister muss sich dazu ver- pflichten, personenbezogene Daten nur auf Weisung des Auftraggebers zu verarbeiten. Die Daten werden dadurch dem Zugriff des Dienstleis- ters entzogen. Datenverarbeitung keine Subunter- nehmen einsetzen. \ Der Dienstleister muss sich ver- pflichten, geeignete Maßnahmen zu ergreifen, um den Auftraggeber zu unterstützen, wenn Betroffene ihre gesetzlichen Rechte geltend machen, insbesondere wenn Mieter oder Eigentümer Auskunft darüber verlangen, welche Daten über die eigene Person in der Cloud gespei- chert sind. \ Der Dienstleister muss seine Mitar- \ Der Dienstleister hat sich im Übri- beiter zur Vertraulichkeit verpflichten. \ Der Dienstleister muss technische und organisatorische Maßnahmen zur Datensicherheit ergreifen und diese im Vertrag präzise beschrei- ben. \ Ohne Zustimmung des Auftragge- bers darf der Dienstleister bei der gen auch zu verpflichten, den Auftraggeber durch geeignete Maß- nahmen bei der Erfüllung gesetz- licher Meldepflichten und anderer gesetzlicher Verpflichtungen zu unterstützen. \ Der Auftraggeber hat das jeder- zeitige Recht, vom Dienstleister Nachweise zur Einhaltung aller Ver- 20 DDIVDIGITAL pflichtungen zu fordern und sogar Überprüfungen („Inspektionen“) vor Ort beim Dienstleister vorzu- nehmen. \ Endet der Vertrag mit dem Dienst- leister, enden auch alle Befugnisse des Dienstleisters zur Datenspei- cherung. Der Dienstleister muss sich verpflichten, alle personenbe- zogenen Daten nach Abschluss der Verarbeitungsleistungen nach den Vorgaben des Auftraggebers zurück- zugeben oder zu löschen. \ Der Dienstleister muss dem Ver- antwortlichen alle erforderlichen Informationen zum Nachweis der Einhaltung der in diesem Artikel dar- gelegten Pflichten zur Verfügung stellen und Überprüfungen – ein- schließlich Inspektionen –, die vom Verantwortlichen oder einem von ihm beauftragten Prüfer durch- geführt werden, ermöglichen und unterstützen. Die Auftragsverarbeitung nach der DSGVO ist keine neue Erfindung. Nach altem Recht hieß sie „Auftragsdatenver- arbeitung“, und auch in der Vergangen- heit gab es die Pflicht, mit Dienstleistern . m o c k c o t s r e t t u h S / 4 0 0 2 r o p g n a m © : o t o F

Verträge zu schließen, die den Umgang mit personenbezogenen Daten präzise regeln. Wer daher jetzt bereits Cloud- Dienste nutzt, sollte sich vergewissern, dass es zumindest einen Vertrag über die „Auftragsdatenverarbeitung“ gibt. Alte Verträge müssen an das neue Recht angepasst werden. Wenn der Dienstleis- ter nicht von sich aus eine Vertragsan- passung vorschlägt, sollte der Verwalter bei seinem Dienstleister die gesetzlich vorgeschriebene Anpassung einfordern. Für den Cloud-Dienstleister sind die Daten tabu Das neue europäische Datenschutzrecht sollte darüber hinaus auch Anlass genug sein, sich mit den Verträgen zu befassen, die mit Daten-Dienstleistern geschlos- sen worden sind. Bei seriösen Anbietern sind die Daten für den Dienstleister tabu. Vertragsklauseln, die dem Dienstleis- ter Rechte an diesen Daten einräumen, sollte es nicht geben: Verträge mit Dienstleistern waren auch bisher Pflicht. Sie sind nun dem neuen Recht anzupassen. \ Nutzungsrechte: Auch in der Cloud sollten alle Nutzungsrechte beim Verwalter liegen. Klauseln, die dem Dienstleister das Recht einräumen, die Daten für eigene Zwecke zu nut- zen – sei es auch nur „Statistik“ oder „Analyse“ – sind nicht akzeptabel. \ Rückführung: Auf Anweisung oder Veranlassung des Verwalters muss eine jederzeitige Rückführung der Daten auf einen Rechner des Ver- walters möglich sein. Klauseln, die eine solche Rückführung erschwe- ren oder gar ausschließen, lassen an der Seriosität des Dienstleisters zweifeln. Strenge Regeln bei Datenpannen Kommt es zu einem Hackerangriff, einem Datenabfluss oder einer sonstigen Datenpanne, gilt ab dem 25.5.2018 eine strenge Meldepflicht. Der Cloud-Dienst- leister ist gesetzlich verpflichtet, seine Auftraggeber unverzüglich über den Vorfall zu unterrichten. Bei gravierenden Datenpannen muss zudem die zustän- dige Aufsichtsbehörde innerhalb einer Frist von 72 Stunden verständigt werden. Unterbleibt eine solche Meldung, droht ein Bußgeld von bis zu 10 Mio. Euro. Grund genug, die ab dem 25.5.2018 neu eingeführten Meldepflichten nicht auf die leichte Schulter zu nehmen. BEWEGENDE THEMEN Damoklesschwert Grund- und Sondervergütung E-Mobilität und altersgerechter Umbau Datenschutz und Abrechnung Die neue Versicherungs- und Weiterbildungspﬂ icht für Immobilienverwalter Praxisprobleme bei der Heizkostenabrechnung Aktuelle Miet- und WEG-Rechtsprechung Duldungspﬂ icht des Mieters bei Umbauten und Modernisierung Beendigung des Mietverhältnisses EXKLUSIVER FESTABEND – 30 JAHRE DDIV Stoßen Sie mit uns an auf 30 Jahre DDIV! Feiern Sie mit Chansonnier Tim Fischer, dem preisgekrönten „Piano Battle“ und Kabarettist Django Asül. Außerdem: Preisverleihung zum Immobilienverwalter des Jahres. 6 | 7 SE PT EMBER 2018 BER LIN JAHRE DDIV30 26 DEUTSCHER VERWALTERTAG JETZT ANMELDEN ZUM GRÖSSTEN BRANCHENTREFF DES JAHRES: DA WILL ICH HIN! WWW.DEUTSCHER-VERWALTERTAG.DE

MEDIENRECHT & DATENSCHUTZ Endspurt zur Datenschutzgrundverordnung Die DSGVO wartet auf mit zahlreichen Herausforderungen und Fallstricken für Immobilienverwalter. Bei Fehlern drohen künftig hohe Bußgelder. Von Martin Kaßler, Geschäftsführer des DDIV I n einem Monat endet die zweijäh- rige Übergangsfrist der Datenschutz- grundverordnung. Die neuen Regeln sollen die Rechte der Betroffenen bes- ser schützen – können aber Wohnungs- verwaltungen vor manchmal scheinbar unüberwindbare Herausforderungen stellen. Schließlich gilt es, sowohl beim Erheben als auch beim Verarbeiten per- sonenbezogener Daten zahlreiche neue Vorschriften einzuhalten. Wir haben die wesentlichen Punkte für Immobilienver- waltungen zusammengefasst. Was ändert sich durch die DSGVO? Ab dem 25. Mai 2018 reicht es nicht län- ger aus, im Falle einer Panne im Daten- schutz die Auswirkungen möglichst 22 DDIVDIGITAL gering zu halten. Stattdessen müssen die Maßnahmen klar nachgewiesen werden, mit denen solche Pannen von vornhe- rein verhindert werden sollten. Zudem sind zahlreiche neue Vorschriften beim Erheben und Verarbeiten personenbezo- gener Daten zu befolgen – sowohl von Wohnungseigentums- als auch von Miet- verwaltern. Für wen gilt die DSGVO? Die strengen Datenschutzregelun- gen gelten gleichermaßen für große wie kleine Unternehmen. Unterschie- den wird lediglich in dem Punkt, ob ein Verwalter künftig explizit einen Daten- schutzbeauftragten benennen muss oder es ihm freigestellt ist. Für alle Verwaltungen, in denen min- destens zehn Mitarbeiter mit der Ver- arbeitung personenbezogener Daten beschäftigt sind, ist ein Datenschutzbe- auftragter künftig zwingend erforder- lich. Sind es weniger als zehn Mitarbeiter, ist eine entsprechende Benennung frei- willig. Aber Achtung, keine Entwar- nung für kleine Verwaltungen: Dass kein Datenschutzbeauftragter benannt werden muss, bedeutet nicht, dass die Datenschutz anforderungen in geringe- rem Umfang umgesetzt werden können. Sie gelten in gleichem Maße, mit allen erforderlichen Nachweis pflichten. Kann ich Verantwortlichkeiten auslagern? Der Datenschutzbeauftragte muss nicht aus dem eigenen Unternehmen stammen, sondern kann auch extern angesiedelt werden. Für WEG- und Mietverwaltungen ist das eine inte- ressante Möglichkeit, denn die Posi- tion des Datenschutzbeauftragten ist

NICHT VERPASSEN Aareon Kongress 2018 06. – 08.06.2018 www.aareon-kongress.de Ein Unternehmen der Aareal Bank Gruppe Digital. Mobil. Innovativ. Mein Immobilienmanagement www.aareon.de mit hohen Anforderungen an die Fach- kunde in Sachen Datenschutz sowie gro- ßem zeitlichen Aufwand verbunden. Der Benannte – ob intern oder extern – muss nicht nur zu Beginn eine entspre- chende Ausbildung erhalten, sondern sich kontinuierlich fortbilden. Das bedeu- tet einen erheblichen und nicht zu unter- schätzenden Zeitaufwand. Hinzu kommt, dass neben dem Aus- und Fortbildungs- aufwand auch im laufenden Tagesge- schäft viel Zeit auf die Kontrolle der erforderlichen Datenschutzmaßnahmen verwendet werden muss. „Alibi-Benen- nungen“ sind übrigens nicht mög- lich: Wird ein Datenschutzbeauftragter benannt, dem die Fachkunde fehlt, ist dessen Benennung hinfällig. Ein externer Datenschutzbeauftragter bietet für Verwaltungen zudem den Vor- teil, dass unerwünschte Interessenkon- flikte vermieden werden. So sieht die DSGVO vor, dass der Datenschutzbeauf- tragte weder aus der Geschäftsleitung stammen noch im Unternehmen als IT- oder Personalverantwortlicher beschäf- tigt sein darf. Externe Berater – oder auch die freiwillige Benennung eines externen Datenschutzbeauftragten – dürften daher für viele Verwaltungen eine sinnvolle Lösung sein, um den deut- lich erhöhten Anforderungen ordnungs- gemäß nachzukommen. Was müssen Verwaltungen künftig leisten? Die Artikel 5 und 24 DSGVO verlan- gen, dass Verwaltungen ihre Maßnah- men dokumentieren, mit denen sie die Vorgaben der DSGVO einhalten. Das hat für Verwaltungen insbesondere bei Gerichtsverfahren Relevanz, die häufig auf der Beweisebene entschieden wer- den. Die Nachweisbarkeit kann aber auch bei außergerichtlich behandelten Beschwerden entscheidend sein. Denn das Verantwortlichkeitsprinzip kann zu einer Beweislast umkehr führen. Künftig gilt, dass nicht die Aufsichtsbehörde oder die betroffene Person nachweisen muss, dass der Verwalter gegen gesetzliche Vorgaben verstoßen hat. Stattdessen ist dieser in der Pflicht nachzuweisen, dass er alles Mögliche unternommen hat, um die datenschutzrechtlichen Anforderun- gen in seinem Unternehmen zu erfüllen. Dokumentiert werden sollten daher bei- spielsweise die Verarbeitungstätigkeiten, Schulungen der Mitarbeiter zum Daten- schutz und Beschreibungen von Prozes- sen, bei denen personenbezogene Daten erhoben, verarbeitet oder genutzt wer- den. Aber auch die Planung und Durch- führung von Kontrollen, Prüfungen und Audits sowie die Beschreibung der tech- nischen und organisatorischen Maßnah- men zählen zu den relevanten Aspekten. Artikel 30 DSGVO sieht zudem vor, dass jeder Verantwortliche oder gege- benenfalls sein Vertreter „ein Verzeich- nis aller Verarbeitungstätigkeiten, die ihrer Zuständigkeit unterliegen“ zu füh- ren haben. Hierdurch soll eine Übersicht über alle Verarbeitungsvorgänge entste- hen, die für personenbezogene Daten relevant sind. Erfasst werden dabei alle datenschutzrelevanten Aspekte von Kategorien betroffener Personen und Daten über ihre Übermittlung bis hin zu ihrer Löschung. Für den Großteil der Verwalter ist eine derart detaillierte Auf- stellung über ihre Verfahren und Verar- beitungstätigkeiten Neuland. Sie sollten daher zeitnah mit dem Erstellen einer solchen Übersicht beginnen, um den neuen Auflagen in Zukunft korrekt nach- kommen zu können. Laut Artikel 32 DSGVO müssen Ver- antwortliche und Auftragsverarbeiter Die Artikel 5 und 24 DSGVO verlangen, dass Verwaltungen ihre Maßnahmen dokumentieren, mit denen sie die Vorgaben der DSGVO einhalten. WE MANAGE IT FOR YOU . m o c k c o t s r e t t u h S / k a s r i J © : o t o F

MEDIENRECHT & DATENSCHUTZ zudem geeignete technische und orga- nisatorische Maßnahmen ergreifen, „um ein dem Risiko angemessenes Schutzni- veau zu gewährleisten“. E-Mail-Adressen von Kunden beispielsweise dürfen also nicht gegen deren Willen in E-Mail-Ver- teilerlisten wie Newsletter o. Ä. auf- genommen werden, und die zum Datenschutz ergriffenen technischen Maßnahmen müssen regelmäßig auf ihren Nutzen und ihren Standard über- prüft werden. Welche Daten darf ich erheben? Daten dürfen nur in dem Rahmen erho- ben werden, wie sie benötigt werden. Bei einem Mietinteressenten beispielsweise sind zu Beginn insbesondere die Kontakt- daten von Interesse, während Informati- onen zu seiner Beschäftigungssituation, seine Bankdaten und finanziellen Ver- hältnisse erst im weiteren Verlauf rele- vant werden. Dementsprechend müssen die Daten abgestuft erhoben werden. Eine wichtige Neuerung der DSGVO betrifft den Vordruck zur Selbstauskunft des Interessenten: Ab dem 25. Mai 2018 müssen Verwalter bereits bei der Aus- gabe des Vordrucks an Interessenten über die Verwendung der personenbezo- 24 DDIVDIGITAL genen Daten informieren – so verlangt es Artikel 13 der DSGVO. Wie muss ich mit Drittdaten umgehen? Übernimmt ein Verwalter beispiels- weise bereits vermietete Objekte in seinen Bestand, so erhält er vom bishe- rigen Verwalter die personenbezoge- nen Daten der Mieter. Für diesen Fall sieht Artikel 14 DSGVO vor, dass die Betroffenen über die weitere Verwen- dung ihrer Daten informiert werden. Da schwer nachzuprüfen ist, ob diese bereits eine entsprechende Information erhalten haben, sollte der neue Verwal- ter auf Nummer sicher gehen und sie im Rahmen seines Begrüßungsschreibens darüber informieren. Gleiches gilt für Verwalter, die eine Wohnungseigentü- mergemeinschaft übernehmen: Auch hier ist eine schriftliche Mitteilung an die Betroffenen über die weitere Verwen- dung ihrer persönlichen Daten sehr zu empfehlen, um den neuen Anforderun- gen gerecht zu werden. Was ist bei Dienstleistern zu beachten? Häufig stellen Verwaltungen die bei Eigentümern und Mietern erhobe- nen Daten verschiedenen Unterneh- men zur Verfügung, beispielsweise IT-Dienstleistern, Aktenentsorgern und Security-Dienstleistern im Rahmen der Objektbetreuung. Auch für diese Unter- nehmen gilt die Pflicht zum ordnungsge- mäßen Umgang mit personenbezogenen Daten. Solche sogenannten „Auftrags- verarbeiter“ sind natürliche oder juristi- sche Personen, Behörden, Einrichtungen oder andere Stellen, die personenbezo- gene Daten im Auftrag des Verantwortli- chen bearbeiten. Laut Artikel 28 DSGVO müssen Verwalter auch ihre Dienstleister entsprechend vertraglich einbinden und die bisherigen vertraglichen Regelun- gen dahingehend überarbeiten und neu abschließen. Darf ich Daten weitergeben? Ein typisches Beispiel aus der Praxis: Ein Mieter oder Eigentümer meldet einen Mangel, die Verwaltung beauftragt einen Handwerker mit der Beseitigung. Da der Handwerker hierfür Zugang zur Woh- nung benötigt, möchte er direkt einen Termin mit dem Bewohner ausmachen und bittet um die Kontaktdaten. Vor einer Weitergabe der Daten müssen Ver- waltungen beim Mieter bzw. Eigentümer aber dessen Einwilligung einholen. Erst . m o c k c o t s r e t t u h S / u o k a b a K m i s k a M © : o t o F

wenn die Einwilligung vorliegt, dürfen sie die Kontaktdaten weitergeben. Anders verhält es sich, wenn beispiels- weise ein Mieter die Heizkostenabrech- nung als nicht plausibel beanstandet und zur Überprüfung die Ablesebelege der übrigen Wohnungen einsehen möchte. Hier hat der Mieter ein Recht auf Beleg- einsicht, um die Werte auf Stimmigkeit und Plausibilität zu prüfen, entschied der BGH im Februar 2018 (Az. VIII ZR 189/17). Für die Abrechnungen über Hausgelder dürfte das Gleiche gelten. Die DSGVO und die Digitali- sierung der Verwalterbranche Für Verwalter bietet die zunehmende Digitalisierung der Branche viel Potenzial, die Effizienz zu steigern und Arbeitsab- läufe zu vereinfachen. Allerdings müssen sie bei der Verwendung neuer Techno- logien immer auch die Datenschutz-Fol- genabschätzung laut Artikel 35 DSGVO Es gilt abzuwägen, welche Folgen die Verwendung neuer Technologien für den Schutz persönlicher Daten haben kann. beachten: Es gilt immer abzuwägen, wel- che möglichen negativen Folgen die Ver- wendung neuer Technologien für den Schutz persönlicher Daten haben kann. Diese Folgenabschätzung obliegt dabei übrigens nicht dem Datenschutzbeauf- tragten, sondern dem Verantwortlichen selbst. Selbstverständlich kann er sich hier- bei den Rat des Datenschutzbeauftragten einholen – dank regelmäßiger Fortbildung verfügt er über die entsprechende Fach- kunde für eine solche Entscheidung. Welche Bußgelder können erhoben werden? Verstöße gegen die Datenschutzvorgaben werden künftig deutlich teurer. Im soge- nannten kleinen Bußgeld konnten bislang bis zu 50.000 Euro als Strafzahlung veran- schlagt werden. Mit der DSGVO sind es 10 Mio. Euro oder zwei Prozent vom Vor- jahresumsatz, je nachdem, welcher der Beträge höher ist. Und statt des bisheri- gen großen Bußgelds von 300.000 Euro können künftig Geldbußen von bis zu 20 Mio. Euro oder von bis zu vier Prozent des gesamten weltweit erzielten Vorjah- resumsatzes verhängt werden. Dabei ist davon auszugehen, dass künftig schnel- ler Bußgelder verhängt und weniger Ver- warnungen ausgesprochen werden – die EU-Datenschutz-Kommission erwartet eine konsequente Anwendung der Buß- geldvorschriften. KOSTEN SPAREN VERWALTUNG VEREINFACHEN EIGENTÜMER BINDEN Mit integrierten automatisierten Prozessen und der nahtlosen Anbindung an das Online-Kundenportal etg24, der umfassenden Informations- und Kommunikationsplattform der Branche, sorgt die bessere Lösung für Hausverwaltungen und Facility-Management SYSTEM \R2000® HV2000 für hohe Effizienz und perfekte Arbeitsabläufe. Das macht nicht nur Sie zufrieden, sondern auch Ihre Eigentümer und Mieter. ✔ EFFIZIENT ✔ ZUKUNFTSORIENTIERT ✔ SICHER ✔ DIGITAL INKLUSIVE: Die Web-Applikation ist direkt in SYSTEM \R2000® HV2000 integriert. Kontakt und mehr Informationen Gerald Hübschmann – Die bessere Lösung Telefon 09131/75089-0 | E-Mail info@huebschmann.de www.huebschmann.de | www.etg24.de

MEDIENRECHT & DATENSCHUTZ Ist Ihre Website DSGVO-konform? Die neue E-Privacy-Richtlinie setzt neue Maßstäbe für Web-Aufritte – häufig besteht Handlungsbedarf. W enn am 25.5.2018 EU-weit die neue Daten- schutz-Grundverordnung (DSGVO, „E-Privacy-Richtlinie“) in Kraft tritt, schreibt sie zwar grundsätzlich bestehende Rege- lungen fort. Die zusätzlichen Informations- und Dokumen- tationspflichten sind jedoch nicht zu unterschätzen. Viele Unternehmen haben gerade bei ihren Webauftritten noch Nachholbedarf. Der Anwendungsbereich erstreckt sich primär auf personenbe- zogene Daten, also alle Informationen, die sich auf eine iden- tifizierte oder identifizierbare Person beziehen. Dabei reicht die Möglichkeit der Identifizierung als Kriterium aus. Neu ist das Gebot der Datensicherheit bei der Verarbeitung (Art. 32 DSGVO). Es wirkt sich unmittelbar auf die Website aus, wenn diese genutzt wird, um Geschäftsprozesse abzuwickeln; ins- besondere, wenn es eine Verbindung in ein CRM- oder ERP- System gibt. Informieren und dokumentieren Nutzer müssen über die Erhebung und Verarbeitung der Daten informiert werden und aktiv zustimmen. Das gilt bereits für ein herkömmliches Kontaktformular: Dort oder direkt per Link erreichbar – z. B. in der Datenschutzerklärung – ist eine Beleh- rung einzubinden, die über Art, Umfang und Zweck der Daten- erhebung und -verwendung unterrichtet. Sie muss darauf hinweisen, dass der Nutzer seine Einwilligung jederzeit widerru- fen kann. Der „Absenden“-Button des Formulars darf erst aktiv werden, wenn der Nutzer per Häkchen bestätigt hat, dass er diesen Hinweis wahrgenommen hat – und natürlich darf diese Check-Box nicht vorausgefüllt sein. Bei über ein reines Kontaktformular hinausgehenden Formularen gelten erweiterte Zustimmungspflichten, etwa zur längeren Speicherung der Daten oder zur späteren DER AUTOR MARTIN HERBATY Redakteur und Projektleiter, Auctores GmbH www.auctores.de 26 DDIVDIGITAL Beispiel Zalando: Die Browser-Erweiterung Ghostery zeigt, wie viele Tracker beim Aufruf einer Website aktiv sind, wer also davon erfährt, dass man eine Website aufgerufen hat – darü- ber ist in den Datenschutzhinweisen zu informieren. Kontaktaufnahme. Dies muss dann nicht nur durch entspre- chende zusätzliche Check-Boxen abgefragt werden. Das Unter- nehmen muss die jeweilige Zustimmung des Nutzers auch rechtssicher dokumentieren. Cookies und Cookie-Hinweise Viele Websites nutzen Cookies; werden diese für Nutzerprofile genutzt, gilt in Deutschland bisher eine Opt-out-Lösung: Nut- zer müssen per Datenschutzerklärung darauf hingewiesen wer- den und eine Widerspruchsmöglichkeit haben. Nach der neuen Verordnung ist dagegen das Erstellen von Nutzerprofilen nur noch per ausdrücklicher Zustimmung des Nutzers möglich. Gleichzeitig entfällt die bisherige Unterscheidung zwischen per- sonenbezogenem und pseudonymem Tracking. Das „Cookie-Banner“ beim ersten Aufruf einer Website wird damit vielfach Pflicht – aber nicht immer. Ein Hinweis auf den Einsatz von Cookies ist nicht nötig, wenn die Cookies „für die Nutzung eines ausdrücklich verlangten Dienstes technisch notwendig“ sind (Art. 8 Abs. 1 b DSGVO). Ebenfalls nicht hin- gewiesen werden muss auf reine Session-Cookies, die nur wäh- rend des Besuchs der Website gelten (Art. 8 Abs. 2). Darüber hinaus kann der Hinweis voraussichtlich grundsätzlich entfallen, sobald die gängigen Browser Third-Party-Cookies per Default blockieren – was für Browser, die dies nicht ohnehin schon erfüllen, großenteils für 2018 angekündigt ist.

Immoware24 ist die professionelle Online-Verwal- tungssoftware für die Immobilienverwaltung und -bewirtschaftung. Lightbeam, eine Erweiterung für den Browser Mozilla Firefox, zeigt, mit wie vielen Cookies von Drittanbietern das Nutzerver- halten beim Besuch einer Website, auch über mehrere Auftritte hinweg, aufgezeichnet wird, am Beispiel von ddiv.de, faz.net, zalando.de und google.de Social Media, Videos, Google Maps & Co. Geht es um die Einbindung von Social-Media-Ange- boten wie Facebook, sind die meisten Website-Betrei- ber sich bereits im Klaren darüber, dass sie darauf in der Datenschutz erklärung hinweisen müssen. Dies gilt für alle Plug-ins, die ohne Nutzerinteraktion eine Verbindung zur Social-Media-Plattform aufbauen, wie den Like-Button von Facebook oder ein Twitter-Widget, das die letzten Tweets in der Website anzeigt. Nicht nötig ist ein Hinweis dagegen bei statischen Links wie einem Share-Button, die erst auf Klick zu Facebook & Co. wechseln. Videos werden häufig auf einer Website eingesetzt. You- tube bietet dafür komfortable Optionen zum Einbetten von Videos in die eigene Website an. Bei der normalen Ein- bindung werden allerdings ebenfalls schon beim Aufrufen der Website Daten an Youtube übertragen. Der optionale „erweiterte Datenschutzmodus“ mildert das Problem – hier werden Daten erst ab dem Start des Videos übertragen. Ein Hinweis ist dennoch erforderlich, wenn der Besucher das Video als Teil der Website wahrnimmt. Eine aktuelle Website nutzt Dienste, deren datenschutz- rechtliche Implikationen oft übersehen werden. Eine inter- aktive Anfahrtskarte etwa ist üblich – und die kommt in der Regel von Google. Das bedeutet: Beim Aufruf der Seite mit der Karte werden Daten an Google übertragen, und der Website-Betreiber muss Besucher darauf hinweisen. Da - rüber hinaus lässt sich die Schnittstelle zu Google Maps für weitere Funktionen wie die Umkreissuche, etwa nach Stand- orten oder Vertriebspartnern, nutzen. Hier wandern noch mehr Daten zu Google, insbesondere, wenn auch Smart- phone-Standortdaten des Besuchers genutzt werden. NEU! Service-Portal für Mieter und Eigentümer Ressourcen schonen, Kommunikation verbessern, Kundenbindung erhöhen Objektübergreifende Statistiken mit graﬁscher Auswertung Übersicht und Details zu den monatlichen Zahlungen für Mieter und Eigentümer Online-Formulare für Schadensmeldungen, Schlüsselverlust, Adressänderungen Schwarzes Brett mit Ankündigungen, Terminen etc. Einfache Freigabe von Dokumenten Anpassung an Ihr Corporate Design (Farben, Logo) Immoware24 Produkthighlights +++ NEU: Service-Portal für Mieter und Eigentümer +++ Komplett integriertes Onlinebanking +++ DATEV +++ Postausgang mit E-POSTBRIEF +++ E-Mail-Client +++ Komfortable Buchungsassistenten +++ Übersichtliche Pläne und Abrechnungen +++ Dokumenten- managementsystem +++ Eigentümerversammlungen, Umlaufbeschlüsse und Beschluss-Sammlung +++ u.v.m Immoware24 GmbH Willy-Brandt-Straße 85 (ehemals Philipp-Müller-Straße 85) 06110 Halle (Saale) Geschäftsstelle Nord Channel 8 Harburger Schloßstraße 30 21079 Hamburg Vertrieb: 03 45 / 44 53 98 - 40 Support: 03 45 / 44 53 98 - 30 Vertrieb: 0 40 / 59 37 15 08 - 4 Support: 0 40 / 59 37 15 08 - 3 www.immoware24.de vertrieb@immoware24.de

MEDIENRECHT & DATENSCHUTZ Für deutsche Unternehmen bleibt weiterhin auch das Bundesdaten- schutzgesetz relevant. Sehr beliebt sind Google Fonts, durch die sich Schriften pas- send zu Design und CI eines Unternehmens zuverlässig darstel- len lassen. Bei der gängigen Einbindung wird auch hier beim Seitenaufruf eine datenschutzrechtlich relevante Verbindung zu Google aufgebaut. Wer nicht auf Google Fonts verzichten will, hat zwei Möglichkeiten: Er weist seine Besucher auf die externe Einbindung hin, oder er nutzt nur Google Fonts, deren Lizenz das Hosten auf eigenen Servern erlaubt, und stellt sicher, dass die Schriften auch tatsächlich auf dem eigenen Auftritt liegen. Aktive Verpflichtungen Das Gebot der Datensicherheit bei der Verarbeitung hat tech- nische und organisatorische Aspekte: Personenbezogene Daten, die ein Nutzer auf der Website eingibt – etwa über ein Kontaktformular – müssen per SSL-Verschlüsselung vor dem Mitlesen durch Dritte geschützt werden. Darüber hinaus müs- sen auch alle, die mit personenbezogenen Daten arbeiten, zur Einhaltung des Datenschutzes verpflichtet werden. Mitarbeiter müssen über die neuen Regeln wie Unterrichtungs- und Lösch- pflichten informiert sein und dürfen nur auf Daten Zugriff haben, die für ihre Aufgaben erforderlich sind. Unternehmen müssen außerdem mit Dienstleistern und Geschäftspartnern, die Zugriff auf Kunden- oder Beschäftigtendaten haben, ent- sprechende Verträge zur Auftragsdatenverarbeitung schließen. Erleichterungen für kleine und mittlere Unternehmen? Zwischenzeitlich hat die EU-Kommission angekündigt, dass es Ausnahmen für kleinere und mittlere Unternehmen (KMU) mit bis zu 250 Mitarbeitern geben soll. Diese müssten weder einen eigenen Datenschutzbeauftragten haben noch die Daten- verarbeitung lückenlos protokollieren. Auch sei die Melde- pflicht bei Pannen im Zusammenhang mit personenbezogenen Daten weniger rigoros, solange diese kein großes Risiko für die Grundrechte der Betroffenen bedeuteten. Deutsche Unternehmen sollten sich allerdings nicht auf diese Aussagen zurückziehen: Hier greifen nach wie vor die natio- nalen Vorschriften, die etwa einen betrieblichen Datenschutz- beauftragten fordern, sobald mindestens zehn Mitarbeiter mit der Verarbeitung personenbezogener Daten befasst sind. Auch die offiziellen Informationen der EU-Kommission berücksichti- gen nur die EU-weiten Vorschriften, ohne auf etwaige schärfere nationale Regelungen einzugehen. Nach wie vor relevant bleibt das Bundesdatenschutzge- setz. Immerhin erlaubt § 28 BDSG das Erheben, Speichern, 28 DDIVDIGITAL Verändern oder Übermitteln personenbezogener Daten oder ihre Nutzung für die Erfüllung eigener Geschäftszwecke. Vo raussetzung ist, dass diese Daten nötig sind, um rechtliche Verpflichtungen zu erfüllen, etwa im Rahmen eines Vertrags. Dabei gilt das Gebot der Datensparsamkeit; es dürfen nicht mehr personenbezogene Daten erhoben werden als unbedingt erforderlich. Die explizite Einwilligung der Dateneigentümer ist in diesem speziellen Fall nicht nötig. Allerdings muss das Unter- nehmen ausführlich darüber informieren, welche Daten gesam- melt werden und wie mit diesen umgegangen wird. In allen anderen Fällen muss die ausdrückliche Zustimmung zur Spei- cherung und Verarbeitung der Daten eingefordert und rechtssi- cher dokumentiert werden. Datenschutzerklärung auf Websites und in Apps Zur Information der Nutzer benötigen sowohl Websites als auch Apps Datenschutzerklärungen. Auch hier müssen Anbie- ter einige Vorgaben erfüllen. Eine davon ist analog zu den Regelungen für die Anbieterkennzeichnung (Impressum): Die Datenschutzerklärung muss von jeder Seite der Website bzw. von überall in der App unmittelbar erreichbar sein, etwa über einen eindeutig benannten Link. Diese Datenschutzerklärung muss nicht nur ausführlich und prä- zise, sondern auch allgemein verständlich formuliert sein. Der Abschnitt zur Erhebung und Verarbeitung personenbezoge- ner Daten muss leicht auffindbar sein, etwa durch eine entspre- chende Überschrift oder andere Formatierung. Am besten ist es, von überall, wo es nötig ist – z. B. bei Formularen –, spezifisch auf diesen Abschnitt der Datenschutzerklärung zu verlinken. Hohe Geldbußen bei Verstößen Unternehmen sollten die E-Privacy-Richtlinie nicht auf die leichte Schulter nehmen: Bei Verstößen können die Daten- schutzbehörden Geldbußen bis zu 20 Mio. Euro oder von vier Prozent des weltweiten Umsatzes verhängen. Gehört das Unternehmen zu einer Unternehmensgruppe oder einem Kon- zern, ist der Gesamtumsatz des Verbunds die Berechnungs- grundlage für die Strafzahlungen. Eine Ordnungswidrigkeit ist es auch, wenn keine geeigneten und angemessenen technischen und organisatorischen Maß- nahmen zum Schutz personenbezogener Daten ergriffen wer- den. Und: Auch Wettbewerber können Datenschutzverstöße abmahnen. Die Datenschutzerklärung muss nicht nur ausführlich und präzise, sondern auch allgemein verständlich formuliert sein.

Checkliste EU-DSGVO*: Das müssen Sie für Ihre Website beachten. Prüfpunkt vorhan- den fehlt trifft nicht zu                 Datenschutzerklärung Website allgemein aktuell und von überall auf der Website direkt erreichbar Hinweise auf Auskunftsrecht, Recht auf Löschung personenbezogener Daten Datenschutzbeauftragter genannt Website-Statistiken/Google Analytics, Matomo (ex Piwik) o. Ä. anonymisierte Einbindung Hinweis auf Einsatz eines Statistik-Tools Opt-out-Möglichkeit ADV-Vertrag auf aktuellem Stand Google-Services Hinweis bei Einsatz Google Maps (Standard) Hinweise bei weiteren Google-Maps-Diensten (Routenplaner, Umkreissuche via Maps-API, Geodaten-Zuordnung …) Hinweis bei Einsatz von Google Fonts Cookie-Hinweise Hinweise bei Cookies/Trackern von Dritten Hinweis bei Einsatz langlebiger Cookies (Personalisierung/Profilerstellung) Social-Media-Plug-ins Einbindung aktiver Social-Media-Plug-ins nur mit 2-Klick-Lösung Einbindung Videos (z. B. Youtube) entsprechend Datenschutz/Datensparsamkeit Hinweis auf Nutzung von aktiven Social-Media- Plug-ins Opt-out-Möglichkeit Online-Formulare Gebot der Datensparsamkeit erfüllt/Pflichtfelder nur für unbedingt nötige Angaben Datenschutzhinweise Kontaktformular Datenschutzhinweise Newsletter Datenverarbeitung über unmittelbare Kommunikation hinaus/Zustimmung für:                       \ Verarbeitung/Speicherung der personenbezogenen Daten \ weitere Kontaktaufnahme über die konkrete Anfrage hinaus \ telefonische Kontaktaufnahme, wenn diese angeboten wird Hinweis auf Datenschutzerklärung beim Formular                             Hinweis: Handlungsbedarf besteht immer, wenn Sie „fehlt“ angekreuzt haben! *Die Checkliste erfasst die wichtigsten EU-DSGVO-Anforderungen an eine Website, jedoch ohne Anspruch auf Vollständigkeit. Nicht berücksichtigt sind Anforderungen an ansonsten im Unternehmen eingesetzte EDV-Systeme und die Verarbeitung und Speicherung personenbezogener Daten dort.

MEDIENRECHT & DATENSCHUTZ Zum Umgang mit Mieterdaten Nicht erst mit der neuen DSGVO wird der Datenschutz in der Miet verwaltung zum Thema. Hier galten schon immer strenge Regeln. Zwei Beispiele. I m Rahmen der Mietverwaltung werden die unterschied- lichsten Daten zu den verschiedenen Zeitpunkten erhoben und verarbeitet. Als personenbezogene Daten gelten dabei alle Informationen, die sich auf identifizierte oder identifizierbare natürliche Personen beziehen, also Name, Anschrift, Telefon- nummer, E-Mail-Adresse, Familienstand, Kontodaten, Informa- tionen über Bonität, Geburtsdaten usw. Als Verarbeitung gilt jeder Vorgang bzw. jedes Verfahren im Zusammenhang mit die- sen Daten. Das Gesetz benennt ausdrücklich: Erheben, Erfas- sen, Organisieren, Ordnen, Speichern, Anpassen, Verändern, Auslesen, Abfragen, Verwenden, Offenlegen durch Übermit- teln, Verbreiten oder eine andere Form, Abgleichen, Verknüp- fen, Einschränken, Löschen und Vernichten – wann immer also ein Name, eine Anschrift oder eine E-Mail-Adresse erfasst oder übermittelt oder vernichtet wird, werden personenbezogene Daten verarbeitet. Typische Vorgänge sind: die Entgegennahme von Selbstaus- künften, Schufa-Auskünfte, die Erfassung von Daten in der Hausverwalter-Software, das Abrechnen von Heiz- und Wasser- verbräuchen, Videoüberwachung, die Weitergabe von Daten an Banken (Kaution) oder an Handwerker zur Mängelbeseitigung. Die Liste ließe sich noch lang fortsetzen. DIE AUTORIN KATHARINA GÜNDEL Die Fachanwältin für Miet- und Wohnungs eigentumsrecht ist in der Kanzlei Groß Rechtsanwälte tätig. www.ragross.de 30 DDIVDIGITAL Was ist dabei zu beachten? Die DSGVO hat folgende Grund- sätze der Verarbeitung normiert: \ Rechtmäßigkeit/Treu und Glauben/Transparenz \ Zweckgebundenheit \ Datenminimierung \ Speicherbegrenzung \ Richtigkeit \ Integrität/Vertraulichkeit Zunächst ein Beispiel für den Grundsatz der Rechtmäßigkeit: Er bezieht sich darauf, dass Daten nur verarbeitet werden dür- fen, wenn es dafür eine Rechtsgrundlage gibt. Bei der Ver- arbeitung von Mieterdaten wird sie in den meisten Fällen insofern gegeben sein, als die Ausfertigung und der Abschluss eines Mietvertrages Namen, Anschriften und ähnliche Daten des Mieters erfordern, damit ein Mietverhältnis überhaupt zustande kommt. Name und Anschrift sowie die Wohnungslage können dabei auch an Dritte weitergegeben werden, sofern sie im Rahmen des Mietverhältnisses tätig werden. Sowohl der Heizkostenabrechner als auch der Handwerker müssen wis- sen, wer wo wohnt, wenn Verbräuche abgelesen bzw. Mängel beseitigt werden sollen. Anders ist dies schon bei Telefonnummer und E-Mail-Ad- resse. Das Bestehen eines Mietverhältnisses setzt nicht voraus, . m o c k c o t s r e t t u h S / Y o k o B © i : o t o F

dass der Vermieter eine Tele- fonnummer des Mieters hat. Dasselbe gilt für die Hei- zungsablesung und die Mängelbeseiti- gung. Daher stellt sich immer wieder die Frage: Darf der Vermieter die Telefonnummer eines Mie- ters weitergeben? Weitergabe von Telefonnummern Mietrechtlich ist es so: Mängelbeseitigungs- maßnahmen bzw. die Termine dafür muss der Ver- mieter dem Mieter ankündigen. Der Vermieter kann sich hier auch vom Hausverwalter oder Handwerker vertreten las- sen. Gegebenenfalls sind Fristen zu beachten. Wenn der Mie- ter eine Einwilligung zur Weitergabe seiner Telefonnummer an Handwerker gegeben hat, darf die Telefonnummer Hand- werkern mitgeteilt werden. Ist allerdings „Gefahr im Verzug“, sodass Reparaturmaßnahmen oder Baumaßnahmen eilig sind, weil sonst erhebliche Schäden oder Nachteile für Vermie- ter oder Mieter drohen, dürfte eine Weitergabe der Telefon- nummer auch ohne ausdrückliche Einwilligung möglich sein. Nur so können die Beteiligten schnell kurzfristig Termine ver- einbaren. Ob mit dem Mieter telefonisch ein Termin und die Weitergabe der Telefonnummer an den Handwerker vereinbart wurde, lässt sich im Streit oft schwer beweisen. Daher ist zu empfehlen, weniger eilige Termine durch Schreiben anzukündigen. Wenn der Mieter mit der Kommunikation per E-Mail oder SMS einverstanden ist und hier freiwillig und nachweisbar seine Einwilligung erklärt hat, wäre eine Terminankündigung auch auf diesem Weg denkbar. Hat er zudem in die Weitergabe von E-Mail-Anschrift und Mobilnummer eingewilligt, kann auch der Handwerker über sie Kontakt aufnehmen. Dieses einfache Beispiel zeigt, wie sehr Mietrecht und Datenschutzrecht inein- ander verzahnt sind und dass Verwalter den Datenschutz unbe- dingt berücksichtigen müssen. Sowohl miet- als auch datenschutzrechtlich ist es unabdingbar, alles zu dokumentieren: Aus der Mieterakte muss hervorge- hen, ob eine Einwilligung in die Weitergabe der Telefonnum- mer/E-Mail-Adresse erteilt wurde, wer wann einen Mangel gemeldet hat und wer wann dessen Beseitigung angekündigt hat. Wenn dies alles telefonisch erfolgt, sollten Gesprächsnoti- zen gemacht werden. Integrität und Vertraulichkeit Hier geht es um einen weiteren, auch räumlichen Aspekt: Die Mietverwaltung findet in der Regel in einem Büro statt. Dort gibt es in der Regel noch Akten mit Mieterdaten. Stellt sich die Frage: Dürfen diese Akten nach Feierabend auf dem Schreib- tisch liegen bleiben? Nach den Grundsätzen der Integrität und Vertraulichkeit müssen die Daten vor unbefugter und unrechtmäßiger Ver- arbeitung geschützt werden. Mietverwalter arbeiten übli- cherweise mit verschiedenen Dienstleistern zusammen. Hier gilt es zu unterscheiden: Es gibt Dienstleiter, die im Rah- men der Mietverwaltung und im Auftrag der Vermieter oder Verwalter auch Daten verarbeiten, wie zum Beispiel der Heizkostenabrechner. Dies wird im Datenschutz als Auftrags- datenverarbeitung oder Auftragsverarbeitung bezeichnet. Mit Auftragsverarbeitern müssen spezielle Verträge geschlossen werden. Darüber hinaus gibt es weitere Dienstleister, die bei- spielsweise das Büro reinigen. Eine Reinigungskraft verarbeitet keine Daten, ein Auftragsverarbeitungsvertrag ist also nicht nötig. Dennoch müssen im Büro vorhandene Daten geschützt werden. Sie dürfen nicht „offen herumliegen“. Es gilt die sogenannte „Clean-Desk-Policy“, was soviel heißt wie „Der Schreibtisch muss sauber sein“. Das gilt auch für Aktenschrank und Regal. Wenn Externe (Reinigungskräfte, Mieter, Hand- werker) Zutritt zum Büro haben, müssen alle Quellen, Akten, Schreiben, Übersichten usw., aus denen personenbezogene Daten ersichtlich sind, weggeräumt und verschlossen werden. Zudem sollten Dienstleister auch auf Verschwiegenheit ver- pflichtet werden. Die Clean-Desk-Policy hat weitere Vorteile: An einem aufge- räumten Schreibtisch arbeitet es sich besser, weil keine großen Stapel unbearbeiteter Akten das Gewissen und den Arbeitsei- fer belasten – und auch die ermüdende Suche nach Unterlagen entfällt. FAZIT Datenschutz ist ein umfangreiches Thema. Es betrifft viele Bereiche der täglichen Arbeit von Mietverwal- tern. Sie müssen die Daten der Mieter, aber auch ihrer Mitarbeiter vor unberechtigter Verarbeitung schützen und dürfen diese selbst nur verarbeiten, wenn es dafür eine rechtliche Grundlage gibt. Zusätzlich zum ohnehin sorgsamen Umgang mit Daten ist zu empfehlen, nun konkrete Verfah- rensabläufe für ihre Handhabung zu definieren. Zum einen verpflichtet die neue Datenschutz- grundverordnung dazu, zum anderen tragen solche Definitionen dazu bei, Abläufe einfacher und effizi- enter zu gestalten. DDIVDIGITAL 31

HARDWARE & IT-STRUKTUR HARDWARE & IT-STRUKTUR Nägel mit Köpfen Die Zukunft liegt in xRM – mit der Dynamik, sich Entwicklungen anzupassen. B ei der Unterstützung der Verwaltung von Immobi- lien mit IT-Systemen spielen Standardprodukte für Buchhal- tung, Dokumentenverwaltung oder E-Mails eine ebenso große Rolle wie die kompletten Branchenlösungen, die speziell für die Arbeit im Immobilienbereich entwickelt wurden. Es zeigt sich aber immer wieder, dass die etablierten Lösungen nicht flexibel genug sind, sich veränderten Anforderungen anzupassen. Die Gründe dafür sind vielfältig, teilweise sehr unterschied- lich, sie lassen sich aber auf wesentliche Aspekte reduzieren: Die Funktionen, die ein IT-System bereitstellt, wurden jeweils genau für eine bestimmte Aufgabe entwickelt und lassen sich nur schwer an erweiterte Anforderungen anpassen. Beispiels- weise kann ein Buchhaltungssystem zwar sehr gut Rechnungen schreiben und bei der betriebswirtschaftlichen Analyse helfen – einen Trend für die Entwicklung von Mietpreisen prognostizie- ren kann es aber nicht. Problematisch wird dies, wenn es um die Digitalisierung von Geschäftsprozessen oder Dokumenten geht: Gedruckte Informationen werden nach wie vor in Akten- ordnern abgelegt, auch E-Mails oder Anrufe finden keinen Weg in ein zentrales Archiv. DER AUTOR CHRISTIAN ANDRESEN Der Berater der gid GmbH, Systemhaus für IT Hard- und Software, ist spezialisiert auf Pro- zessanalysen und -optimierung sowie auf die Implementierung von CRM-/xRM-Systemen. www.gid-gmbh.de 32 DDIVDIGITAL CRM war eigentlich gestern Auch ein Customer-Relationship-Management-System (CRM) dient schon längst nicht mehr nur seiner eigentlichen Auf- gabe, der Verwaltung von Kundenbeziehungen. Heute geht es um die ganzheitliche Sicht auf den Kunden, mit all seinen Daten, Beziehungen zu anderen Kontakten, Produkten, Leis- tungen und vielem mehr. Dies abzubilden, ist die Kernaufgabe einer Weiterentwicklung, nämlich des Extended-Relation- ship-Management-Systems (xRM). Solche Systeme sind in der Lage, eine Vielzahl von Daten zu sammeln, zentral aufzuberei- ten und im vom Anwender gewünschten Kontext darzustellen. Da sie dem ganzheitlichen Management aller Beziehungen im Unternehmen dienen, ohne einen definierten Schwerpunkt, können sie betriebsintern beliebige Rollen einnehmen, wobei ihre Stärken im Design und ihrer Position in der bestehenden IT-Struktur liegen. Während Lösungen für Netzwerk, Buchhaltung, E-Mail und Textverarbeitung bereits viele Jahre am Markt sind, ist xRM noch recht neu. Der Unterschied: Ein xRM-System übernimmt keine bestimmte Aufgabe in einer bestehenden IT-Struktur, es wird integriert und so zu einem Teil davon. Aus diesem Grund sind moderne xRM-Systeme in der Lage, eine Vielzahl von Daten in der entsprechenden Ausprägung zu speichern und zu verwalten. Ein xRM erkennt Informationen wie Kontakte ebenso gut wie z. B. Rechnungen oder Termine. Der Schwer- punkt ist die Verwaltung der Daten, nicht unbedingt die Pro- duktion. Mehr Flexibilität für dynamische Prozesse Die Zentralisierung wesentlicher Daten für alle Anwender ist nur die Basis eines modernen xRM-Systems. Der Mehrwert ergibt sich aus der Anpassungsfähigkeit der Software. Dabei ist . m o c k c o t s r e t t u h S / l a h t n e s o R s a h t a i M © : o t o F

darauf zu achten, ein xRM-System zu wählen, das nicht jedes Mal neu programmiert werden muss, sondern stattdessen mit eigenen administrativen Mitteln verändert werden kann: Wei- tere Datensatzobjekte, neue Eingabefelder oder modifizierte Erfassungsmasken ermöglichen die permanente Weiterent- wicklung der Software nach den Vorgaben des Betreibers, nicht durch den Softwarehersteller. Kurz: Die Software entwickelt sich mit den jeweiligen Arbeitsabläufen und passt sich ihnen an, nicht umgekehrt – ein wesentlicher Vorteil, weil sonst immer die Möglichkeiten und Funktionen einer Software der eigenen Arbeitsweise Grenzen setzen. Ein Beispiel für ein dynamisches xRM-System ist genesisWorld der CAS Software AG. Das in Deutschland hergestellte Produkt gehört zu den besten xRM-Lösungen am Markt und kann sich in allen Bereichen mit anderen messen. Zudem wurde es expli- zit als xRM entwickelt, stellt somit keine zusätzliche Produktli- nie aus einem ERP-System dar. CAS genesisWorld kann alle notwendigen Daten wie oben beschrieben sammeln und verwalten – Kontaktdaten etwa von Mietern, Lieferanten, Behörden oder Banken – und sieht dementsprechend auch eine frei wählbare Kategorisierung vor. Beziehungen zwischen Objekten können hergestellt und benannt werden. So ist z. B. eine Adresse in einem Szenario die eines Mitbewerbers, in einem anderen Kontext aber die eines Lieferanten. Alle Objekte und Felder lassen sich bedarfsgerecht erweitern, und das mit eigenen administrativen Mitteln. Des Weiteren ist der integrierte Regeldienst hilfreich bei der Verwaltung und Pflege von Daten: Beim Eintritt bestimmter Ereignisse löst er passende Aktionen aus – beispielsweise wenn die Frist für die Überprüfung von Brandmeldeanlagen über- schritten ist. Damit lassen sich auch hinterlegte Datensätze automatisch nach definierten Vorgaben ändern – beispielsweise wird in einem Mietvertrag nach einer bestimmten Laufzeit automatisch die Kündigungsfrist angepasst. Alle häufig genutzten Kontaktwege können einfach gespeichert und archiviert werden, auch ohne aufwendige Anwenderschu- lungen. Bei Anbindung der Telefonanlage werden eingehende Telefonate automatisch erfasst, E-Mails per Add-In ins xRM übertragen. Öffentliche Adressverzeichnisse werden permanent als Update für die Kontaktdaten genutzt, selbst wenn der Ver- waltung eine Adressänderung noch nicht gemeldet wurde. Die ohnehin umfangreichen Basisfunktionen lassen sich sogar noch modular erweitern – von der kompletten Projektver- waltung bis hin zu Online-Fragebögen zur Erfassung von Ver- brauchsdaten. Zentralisierung im Sinne des Datenschutzes Eine zentrale Lösung wie CAS genesisWorld speichert die Daten in lokalen Datenbanken, nicht online in der Cloud. Das ist zum einen wichtig für den Zugriff auf die Daten selbst bzw. für die Nutzung von Schnittstellen zu anderen Systemen, zum anderen noch wichtiger aber für die Einhal- tung von Datenschutzvorgaben wie der neuen EU-DSGVO. Die integrierten Möglichkeiten und Funktionen erlauben es, Datenschutzoptionen nach „privacy by design“ einzurich- ten, während die „privacy by default“ bereits vom Hersteller umfassend implementiert wurden. Die zentrale Verwaltung mit Hilfe von Schnittstellen ermöglicht eine Übersicht der gespeicherten Daten und Dokumente und ist die Basis für die Darstellung der Datenerhebung und -nutzung. In bestimm- ten Bereichen betrifft das auch die Speicherung und Verwal- tung von Dokumenten, die dank der Digitalisierung archiviert aber zusätzlich für berechtigte Benutzer verfügbar gemacht werden. Erfolgreiche Digitalisierung von Prozessen und effektive Unter- stützung in allen Abläufen ist eine Frage der Strategie und der richtigen Software. Bei akuten Problemen auf immer neue Lösungen zu setzen, bringt wenig Vorteile. Der erste und wichtigste Schritt zur erfolgreichen Transformation liegt in der Verknüpfung von Prozessen und der Zentralisierung der Daten – der Basis für Investitionssicherheit, Datenschutz und Innovation. Begriﬀ e der Digitalisierung auf den Punkt gebracht. Laden Sie sich unser Glossar „Verwalter-ABC der Digitalisierung“ herunter und sichern Sie sich Ihren Wissensvorsprung. Scan mich. blog.crem-solutions.de

HARDWARE & IT-STRUKTUR Wer richtig sucht, der findet auch! Der Weg zur geeigneten IT- Lösung, und wie man sich im Dschungel der Anbieter und Dienstleister zurechtfindet. D er Markt für Software-Lö- sungen ist für Nicht-Experten kaum zu durchschauen. Hinzu kommt, dass die Einführung einer neuen Software durch Anpassungs-, Einführungs-/Schu- lungsaufwände und die Verbindung mit internen Abläufen fast immer ein Chan- ge-Projekt für das jeweilige Unterneh- DER AUTOR THOMAS KLAUß Senior Consul- tant und Inhaber Xpoint0 – Unab- hängige Digitali- sierungsexperten Factory, Berlin. www.Xpoint0.de 34 DDIVDIGITAL men ist. Deshalb lässt sich das Ergebnis einer in einer Organisation erfolgreichen Lösung in den seltensten Fällen auf eine andere übertragen. Hier soll ein in der Praxis bewährter Weg aufgezeigt wer- den, wie man sich im Dschungel von Anforderungen und Angeboten zurecht- findet und den zahllosen am Bedarf vorbei entworfenen, zu teuren oder zu langwierigen Projekten entgeht. Einer der Hauptgründe, warum IT-Lö- sungen zu teuer oder letztlich nicht geeignet sind, liegt in der unterschied- lichen Sichtweise von Lösungsanbie- tern und ihren Kunden: Fragen sich die einen, wie sie ihre Lösung beim Kunden optimal einsetzen, steht für Anwender im Vordergrund, wie sie Probleme mit möglichst geringem Aufwand kosten- günstig lösen und Abläufe und Ergeb- nisse verbessern. Ist es möglich, dass eine Software auch dies oder jenes leistet, fragen Kunden häufig in der Hoffnung auf ein einfaches Ja. Der Anbieter hingegen wittert Chan- cen für Mehreinnahmen, weil hier eine Zusatzleistung oder individuelle Anpas- sung erforderlich wird. Meist läuft dies auf einen Kompromiss hinaus – in der Regel für den Kunden. Und das liegt an den drei häufigsten Missverständnissen, denen Kunden erliegen: \ Lösungen, die von anderen Organisationen empfohlen werden, sind auch gut für die eigene. \ Der Verzicht auf ein Konzept oder Pflichtenheft spart Zeit und Geld. \ Der Kauf neuer IT-Software ist eine Anschaffung, Open Source-Lösun- gen kosten weniger. . m o c k c o t s r e t t u h S / y n h s o o M © : o t o F

IT-Entwicklungen überholen sich schnell: Eine jährliche Neubewertung ist zu empfehlen, auch preislich. Kann man Empfehlungen einfach folgen? IT-Lösungen und Maßnahmen sind nie- mals eins zu eins übertragbar: Die eige- nen Anforderungen, Ziele, finanziellen, organisatorischen, kulturellen und perso- nellen Gegebenheiten, die bestehende Infrastruktur, eingespielte Arbeitsabläufe und nicht zuletzt auch die Anforderun- gen der Kunden und Stakeholder sind maßgeblich für die Auslegung einer Soft- ware. Was also beim einen „vermeint- lich“ gut funktioniert, lässt sich kaum übertragen. „Vermeintlich“ deshalb, weil eine in einem Unternehmen mit entspre- chendem Aufwand eingeführte Lösung nicht immer objektiv und (selbst-) kri- tisch bewertet wird. Ferner vollzieht sich die Entwicklung in der IT so rasant, dass eine gestern in einer Organisation noch positiv bewer- tete Lösung selbst dort heute nicht mehr das Nonplusultra, insbesondere in Ver- bindung mit dem bestehenden Dienst- leister, sein muss. Eine Neubewertung ist zumindest im Jahresturnus zu empfeh- len, zumal sich auch die Preise ändern. Wie wichtig sind Konzept und Pflichtenheft? Aus den eingangs beschriebenen Grün- den muss man früher oder später damit rechnen, dass die eigenen Erwartungen an eine Software von deren Anbieter nicht passgenau erfüllt werden. Dieses Problem, das in den Anfängen bewusst oder unbewusst häufig übersehen wird, lässt sich vermeiden: Vor Beauftragung des Gesamtprojektes sollte man unbedingt (!) ein Basis-Kon- zept oder Lastenheft erstellen. Darin sollten die wesentlichen Anforderun- gen – eher 70 bis 80 Prozent als 100 – so beschrieben werden, dass Kunde und Dienstleister ein annähernd gleiches Ver- ständnis des Projektes entwickeln. Meist genügen hier zehn bis 30 Seiten, der Rest kann in der Pilotphase agil spezifi- ziert werden. Ein rein agiles Vorgehen ist nicht geeignet, da die Suche nach der passenden Lösung ohne Spezifizierun- gen ins Leere führt. Die Erstellung des Lastenheftes sollte nicht ausufern. Sie zum Halbjahrespro- jekt zu machen, das letztlich Hunderte Seiten umfasst, wäre übertrieben. Viele Details werden sich ohnehin erst in der Pilotphase zeigen. Die Analyse bestehen- der Abläufe sowie die Identifizierung von Optimierungspotenzial für Prozesse und Ergebnisse sind aber ein erwünschter

HARDWARE & IT-STRUKTUR Nebeneffekt: Der Vergleich von Ist und Soll ermöglicht es später auch, den Return on Investment des Projekts zu erkennen. Software kaufen oder Open Source-Lösungen nutzen? Keine IT-Lösung wird ohne individuelle Konfiguration eingeführt. Je tiefer und umfassender sie in die internen Arbeits- abläufe eingreift, umso mehr muss sie angepasst werden. Auf der Basis des zuvor erstellten fachlichen Konzeptes oder Lastenheftes können nach Ana- lyse der bestehenden und geplanten Infrastruktur die Anforderungen an die gesuchte Lösung in einer Leistungsbe- schreibung definiert werden. In der daran anschließenden Kalkulation sind die internen Projektkosten nicht zu unterschätzen: etwa für die Lösungs- und Anbietersuche, Vertragsausarbeitung, das (Projekt-) Management, interne und externe Abstimmungen, die Bereit- stellung von Content, Testdurchläufe, interne Kommunikation zum Projekt, Schulungen, organisatorische Maßnah- men u. v. m. Die Summe der mit diesen Leistungen verbundenen Kosten wird die Anschaffungs- oder Lizenzkosten der prozessrelevanten Software um ein Mehrfaches übersteigen, das zeigt sich bei den meisten CRM-Projekten und bei fast allen Lösungen für Intra-, Extra- und Internet. Vor diesem Hintergrund verlieren Open-Source-Lösungen im Laufe ihrer Nutzung vergleichsweise schnell den bei der Einrichtung erzielten Kostenvorteil. Das bedeutet auch, dass die Auswahl des Dienstleisters genauso sorgsam getrof- fen sein will wie die der geeigneten Soft- ware-Lösung. Aus diesem Grund und um die Anbieterpräsentation schlanker zu halten, sollte einer Angebotsanfrage immer auch ein Anbieter-/Firmenfrage- bogen beigefügt werden. Der Königsweg Der beste Weg zur geeigneten Soft- ware-Lösung und dem passenden Dienstleister führt über eine pragma- tische Ausschreibung – nicht zu ver- 36 DDIVDIGITAL wechseln mit formellen, öffentlichen Ausschreibungen! In der Praxis bewährt haben sich beschränkte Ausschreibungen nach dem obigen Trichtermodell: Vorauswahl von mindestens fünf bis maximal 15 Lösungen und/oder Dienst- leistern nach wenigen Top-Level-Kri- terien, z. B. Branchenausrichtung, Lösungskompetenz, Referenzen, Firmen- sitz und Größe. Sie werden zur Abgabe eines formell vergleichbaren Dienstleis- terprofils und Angebotes auf Basis der versandten Ausschreibungsunterlagen (Anbieterfragebogen und Leistungsbe- schreibung) aufgefordert. Analyse der eingegangenen Angebote und Einladung von mindestens zwei bis maximal sechs Anbietern zu einer per- sönlichen Präsentation. Dabei sollten sich die voraussichtlichen Projekt-Hauptver- antwortlichen auf Dienstleisterseite vor- stellen und das Angebot kundenadäquat präsentieren und erläutern. Auswertung der Gesamtergebnisse und konkrete Vertragsverhandlung mit dem favorisierten Anbieter. Ratsam ist es, auch einen Zweitplatzierten zu benen- nen, da in den Vertragsverhandlungen Situationen auftreten können, die einer Beauftragung entgegenstehen. Neben- bei wird damit die Verhandlungspo- sition gegenüber dem Erstplatzierten verbessert. Beauftragung und Projektbeginn Wichtigste Grundlage einer erfolgreichen Ausschreibung ist die Leistungsbeschrei- bung: In ihr werden die wesentlichen Anforderungen definiert, die der Kunde an den Dienstleister bzw. die Lösung stellt. Sie bestimmt, wie passgenau eine Soft- ware-Lösung den Bedarf und die Erwar- tungen des Kunden erfüllt. Deshalb sollte große Sorgfalt auf eine möglichst genaue Beschreibung von mindestens 70 Prozent der Anforderungen gelegt werden, um ein brauchbares Ergebnis zu erzielen. Ist die Leistungsbeschreibung zu grob oder oberflächlich, werden die einge- henden Angebote kaum vergleichbar sein, weil der Interpretationsspielraum zu groß ist – und mit der Folge, dass Anbie- ter größtenteils „Hauslösungen“ anbie- ten, die mit den Anforderungen des Kunden nur oberflächlich korrelieren. FAZIT Die Erfahrung zeigt, dass sich letztlich eine pragmati- sche, aber professionelle Aus- schreibung von IT-Lösungen und Dienstleistern bereits nach kurzer Zeit amorti- siert und zu weitaus besseren Lösungen mit Prozessgewin- nen führt.

DIGITALE GEBÄUDETECHNIK & INFRASTRUKTUR Die Energiewende kann kommen Smart-Home-Technik erschließt zusätzliche Potenziale der Energieeinsparung. K omfortabel Energie einspa- ren und dabei möglichst wenig investieren: Smart Heating eröffnet neue Möglichkei- ten. Immerhin gehen rund 35 Prozent des gesamten Energieverbrauchs in Deutsch- land auf Kosten der Heizung in Gebäuden. In diesem Bereich steckt demnach enor- mes Einsparpotenzial, das es auszuschöpfen gilt – der Umwelt und dem Klima zuliebe. Worum geht es nun bei Smart Heating? Das Angebot des Energiemanagers Techem besteht aus intelligenten Thermostaten und einem entsprechenden Service, der bis zu 15 Prozent Energieeinsparung ermöglicht. Nicht immer müssen Vermieter und Ver- walter ganze Heizanlagen kosten- und zeitintensiv austauschen, um den Energie- verbrauch ihrer Immobilie zu optimieren. Denn neben dem hydraulischen Abgleich und einer optimierten Betriebsführung der Heizungsanlage, lässt sich ein zusätz- liches Potenzial mit Smart-Home-Tech- nik erschließen – etwa durch die Montage intuitiv bedienbarer Thermostate direkt an den Heizkörpern. Sie sind über Adapter mit nahezu allen Heizkörpertypen kompa- tibel. Ganz persönliche Profile lassen sich vom Mieter problemlos programmieren, um die Temperatur automatisch bei Tag und Nacht oder im Urlaub abzusenken. Steuerung per App oder Bluetooth Die Steuerung und Programmierung kann über Internet oder Bluetooth erfolgen. Beide Varianten verfü- gen jeweils über eine App, mit der Einstel- lungen und Änderun- gen an jedem Gerät vorgenommen wer- den können. Nut- zer der Mobillösung können diese Einstel- lung jederzeit auch kurzfristig über ihr Smartphone ändern, wenn dies erforderlich ist. Die Ther- mostate, die im Übrigen auf Lüftungs- vorgänge reagieren und währenddessen die Heizungsleistung drosseln, können selbstverständlich auch manuell geregelt werden. Komplettservice aus einer Hand Von der Terminvereinbarung mit Woh- nungsnutzern über die Installation der smarten Thermostate und die Einwei- sung in deren Bedienung übernimmt Anbieter Techem sämtliche Schritte. Nutzern steht zudem eine Hotline für Fragen und Störungsfälle zu Verfügung sowie ein Austauschservice für Batterien. diese energetische Optimierung auch einen wertvollen Beitrag zum Klimaschutz leistet, wird die Lösung zusammen mit der Beauftragung eines hydraulischen Abgleichs im Rahmen des BAFA-Förder- programms bezuschusst. Das hat eine Erstattung von 30 Prozent der Netto-An- schaffungs- und Installationskosten zur Folge. Das Förderprogramm wurde vom Bundeswirtschaftsministerium aufgelegt. Mit dem hydraulischen Abgleich wird die Energie im Haus oder in der Wohnung optimal verteilt. Werden Räume in der Nähe der Heizungsanlage sehr gut mit Wärme versorgt, weiter entfernt liegende Zimmer aber nicht mehr, ist das Heizsys- tem ineffizient. Ein hydraulischer Abgleich schafft hier Abhilfe. . m o c k c o t s r e t t u h S / k c o t s l e s k p © i : o t o F DER AUTOR DR. RAINER BAUMANN Head of Solutions Management der Techem Energy Services GmbH Förderfähige energetische Optimierung Da sich mit Smart Heating nicht nur Energie einspa- ren lässt, sondern Als Beitrag zum Klimaschutz wird Smart Heating vom BAFA gefördert, wenn zugleich ein hydraulischer Abgleich vorgenommen wird. DDIVDIGITAL 37

DIGITALE GEBÄUDETECHNIK & INFRASTRUKTUR Von Tür zu Tür Hauseigene Kommuni- kationsportale vernetzen Bewohner und entlasten die Verwaltung. E in „Jahrhundertregen“ ver- setzte Berlin im vergangenen Jahr in den Ausnahmezustand und machte vielen zu schaffen – nicht zuletzt den Hausver- waltungen. Zu überfluteten Kellern kam das Verkehrschaos und eine überlastete Feuerwehr. In dieser Situation kam einer Eigentümergemeinschaft die gerade erst eingerichtete digitale Plattform zur Ver- netzung aller Hausbewohner zupass. Über die Plattform, die per Smartphone-App und auch über eine Website erreichbar ist, wurden die Bewoh- ner alarmiert, die eiligst Absprachen trafen: Innerhalb von 15 Minuten hatten sie sich mit Gummistiefeln im Keller eingefun- den, um das Schlimmste zu verhindern. „Ende des Jahres haben wir mit der Gebäudeversicherung genau diesen Fall besprochen und für die Nutzung der Plattform für Wohngebäude zehn Pro- zent Rabatt auf die Versicherungsprämie erhalten“, zieht Ver- waltungsbeirat Samuel Zeiler heute Resümee. Digitale Vernetzung liegt im Trend Die Digitalisierung von Wohnimmobilien in Deutschland schrei- tet voran, und Eigentümergemeinschaften sind Vorreiter bei der Integration von technologischen Lösungen. Die weit ver- breitete Nutzung von Chats und Gruppen auf WhatsApp und Facebook belegt, dass Bedarf besteht, sich in Gebäuden zu vernetzen. Die bestehenden Möglichkeiten sind für Hausver- DIE AUTORIN MELANIE MARTEN Die PR-Beraterin für PropTech-Unternehmen und Immobilienvermittler verantwortet derzeit die Kommunikation für den Bereich Residential Development bei JLL. 38 DDIVDIGITAL Hausinterne Mitteilungen einfach teilen: So sind alle Hausbewohner sofort informiert. waltungen jedoch nur bedingt nützlich, weil bedarfsgerechte Filterfunktionen fehlen. Mit einer geeigneten PropTech-Lö- sung hat sich HomeBeat.Live genau auf diesen Bedarf speziali- siert: Die Plattform für Wohngebäude bietet einen kostenlosen Service an, mit dem sich ganze Wohnhäuser innerhalb von Minuten digital vernetzen lassen. Einrichten und damit die umfangreichen Funktionen für eine Hausgemeinschaft nutzbar machen kann es jeder – die Eigentümergemeinschaft, die Haus- verwaltung oder ein einzelner Bewohner. Das hauseigene Portal dient dann dem Austausch unter Nachbarn oder Eigentümern, aber auch für Absprachen mit der Hausverwaltung. Der zeitlich uneingeschränkte Zugriff auf Informationen ermöglicht eine handlungsfähige Hausgemeinschaft. So einfach wie ein Facebook-Account Insbesondere kleinere und mittelgroße Hausverwaltungen kön- nen davon profitieren. „Wir haben HomeBeat.Live als Teil unse- res Serviceangebots für moderne Kommunikation integriert“, berichtet Michael Praetorius von der gleichnamigen Hausver- waltung in Berlin. „Wenn Wohneigentümergemeinschaften sich für die Nutzung entscheiden, unterstützen wir diese Initiative. Wir sind dann quasi per Knopfdruck erreichbar. Meldungen sind für alle Beteiligten sofort einsehbar und Mehrfachmeldun- gen können so vermieden werden. Der größte Vorteil besteht für uns jedoch darin, dass unsere Arbeit eine höhere Wert- schätzung bekommt. Nachbarn sehen in Echtzeit, dass nach

einer Störungsmeldung zeitnah ein Reparaturdienst von uns beauftragt wird.“ Kommunikation als Teil des Ganzen Dass dies nur ein Aspekt des unaufhaltsamen Umbruchs in der Immobilienbranche ist, belegt ein aktueller Report der Unter- nehmensberatung KPMG: „In dieser nächsten Phase der Trans- formation des Immobiliensektors wird es im Geschäft mit Ziegeln und Mörtel nicht mehr um Ziegel und Mörtel gehen […]. Das neue Schlachtfeld in der Immobilienbranche ist Tech- nologie, Technologie, Technologie.“ PropTech umfasst sämtli- che technologischen Entwicklungen in der Immobilienbranche. KPMG unterscheidet dabei vier Bereiche, die sich im digitalen Umbruch befinden: Städtebauliche Planung, Design und Kon- struktion, Immobiliensuche, -Verkauf und -Akquisition, sowie Vermietung und Verwaltung. Effizienz- und produktivitätsstei- gernde Softwarelösungen funktionieren dabei im Zusammen- spiel mit den neuen Kommunikationslösungen. Komfortabler Imagegewinn „Wir haben diese Plattform entwickelt, weil wir festgestellt haben, dass sich viele Hausverwaltungen mit der Digitalisierung schwertun – und das, obwohl die Nachfrage von Eigentümern und Bewohnern steigt“, so Bruno Acar, Gründer und geschäfts- führender Vorstand von HomeBeat.Live. Im Vordergrund stand, dass sich die Art der Nutzung an die gewohnten sozia- len Medien und Chatangebote anlehnt, aber auch, dass sie der Verwaltung wie auch der Hausgemeinschaft einen Mehrwert bietet. Die digitale Infrastruktur von HomeBeat.Live wird durch die Gemeinschaft geführt und kann vom Verwalter mitgenutzt werden. Sie enthält einen Messenger für Direkt- und Gruppen- nachrichten, einen digitalen Aushang, eine Kalenderfunktion, bietet sofortigen Zugriff auf nützliche Informationen und ver- waltet die Vorfälle zentral. „Noch stehen wir erst am Anfang der Digitalisierung im Immo- biliensektor. Perspektivisch ist davon auszugehen, dass jedes Haus über eine digitale Ebene verfügen wird“, so Acar, der hier in Bezug auf Lebensqualität, Kommunikation und Effizi- enz in Wohngebäuden deutliches Verbesserungspotenzial sieht. Zudem kann die Nutzung einer solchen Plattform das Image der Verwaltung deutlich aufwerten – weg vom Kostenfaktor, hin zum effizienten Partner, der sich für das Gebäude engagiert. Was für Bewohner sicherlich einen Komfortgewinn bringt, birgt für Verwaltungen die Chance des einfachen Einstiegs in die Digitalisierung. Prozesseffizienz ist das Ergebnis des Zusammenspiels von zeitgemäßen digitalen Lösungen für Organisation und Kommunikation. Webbasiertes Interessentenmanagement Finden Sie Ihren Wunschmieter 50% schneller! IHRE VORTEILE MIT IMMOMIO Mithilfe eines innovativen Mieter-Matchings übernimmt das Immomio Tool die Qualifizierung und automatische Beantwortung aller Interessentenanfragen. Zukünftig erkennen Sie die besten Interessenten auf den ersten Blick. Schnelle Terminplanung durch interaktiven Kalender Benutzerfreundliches und modernes Tool Übersichtliche Darstellung aller Interessenten in nur einer Liste Verminderter Verminderter Datenschutzaufwand durch eigenständige Kontoverwaltung der Interessenten DDIV-Mitglieder erhalten Sonderkonditionen! Melden Sie sich bei uns: vertrieb@immomio.de 040 - 882 159 890 oder Immomio GmbH Geschäftsführer Nicolas Jacobi Großer Burstah 25 20457 Hamburg Telefon-Support +049 40 822 159 890 www.immomio.de vertrieb@immomio.de

DIGITALE GEBÄUDETECHNIK & INFRASTRUKTUR Aufzug ins Internet Die digitale Evolution macht auch vor der Aufzugtechnik nicht Halt. Internetfähige Anlagen er- öffnen neue, auch wirtschaftlich nutzbare Möglichkeiten. S eit mehr als 20 Jahren arbei- ten Aufzughersteller mit Fernüberwa- chung. Dieses Remote Monitoring erfolgt bisher über das Notrufsystem, die tele- fonische Anbindung der Anlage an eine Notrufzentrale. Auf diesem Weg werden technische Informationen an das War- tungsunternehmen übermittelt – aller- dings mit sehr begrenzten Möglichkeiten: Wenige Sensoren in den Aufzügen und geringe Übertragungskapazitäten limitie- ren den Informationsfluss. Nun beginnt eine neue Ära: Aufzüge werden internetfähig. Und während fürs Remote Monitoring bisher ledig- lich Daten relevant waren, die schwer- wiegende Probleme wie Störungen oder Ausfälle anzeigten, werden nun viel detailliertere und gezieltere Informatio- nen laufend verfügbar. Weniger Störungen und Ausfälle Die per Internet auf eine digitale Platt- form übertragenen Daten lassen sich DER AUTOR LENNART SVENSSON- HILFORD Head of Stra- tegy & Pro- jects, Schindler Deutschland 40 DDIVDIGITAL mit einer cloud- basierten Software analysieren und intelli- gent verarbeiten. Etwaige Proble- me und Störungen an Anlagen können so im Voraus erkannt und verhindert werden. Besteht Handlungsbedarf, wird automatisch ein Techniker infor- miert, um vor Ort tätig zu werden. Auf diese Weise wird die reale Verfügbar- keit der Aufzüge erhöht. Wo Anlagen bisher vier- oder sechsmal im Jahr über- prüft wurden, ist das Serviceunterneh- men jetzt laufend über ihren Zustand informiert. Neue Wege der Kommunikation Der permanente Datenfluss eröffnet aber auch neue Möglichkeiten: Internet- fähige Aufzüge können zum Kommuni- kationsmedium für Betreiber und Nutzer werden. Integrieren lässt sich beispiels- weise ein netzwerkfähiger Projektor, um Schachttüren mit Bildern und Videos zu bespielen – ein Blickfang mit kommer- ziellem Potenzial, etwa für Einnahmen von Werbepartnern. Auch die Anbin- dung eines zentral gesteuerten digitalen Schwarzen Bretts ist so realisierbar, mit dem Nutzer wie Hausbewohner gezielt über objektrelevante Vorgänge infor- miert werden. Gezielte Information für Bewohner mit dem Schindler BlackBoard Neue Perspektiven bietet diese Art der digitalen Vernetzung auch für Betreiber: Sie haben von jedem Ort der Welt aus jederzeit Zugriff auf die Anlagendaten, sind so in Echtzeit stets informiert, ob die Anlage läuft, ein Techniker im Einsatz ist oder eine Wartung ansteht. Von der Vision zur Realität Aufzughersteller Schindler bietet mit Schindler Ahead bereits eine solche digi- tale Plattform, über die vielfältige Ser- vices rund um den Aufzug umsetzbar sind: die DoorShow, das BlackBoard und der Datenzugriff über das ActionBoard für Betreiber. Aufzüge und Fahrtreppen des Unternehmens senden heute bereits mehr als 200 Millionen Nachrichten pro Tag an die speziell auf Datenanalysen von Industrieanlagen und Einblicke in Echtzeit ausgelegte Predix-Plattform von General Electric. Jeder neue Schindler Aufzug ist bereits vorbereitet, Teil des Internets der Dinge zu werden, ältere Modelle können mit vergleichsweise geringem Aufwand ebenfalls vernetzt werden. l d n a h c s t u e D l i r e d n h c S © : o t o F

Geschäftsstelle: Dachverband Deutscher Immobilienverwalter e. V. Leipziger Platz 9 • 10117 Berlin Tel.: 030-3009679-0 info@ddiv.de • www.ddiv.de Geschäftsführer: Martin Kaßler Mitgliedsverbände Verband der Immobilienverwalter Baden-Württemberg e. V. Berliner Straße 19 • 74321 Bietigheim-Bissingen Tel. 07142-76-296 info@vdiv.de • www.vdiv.de Geschäftsführerin: Diana Rivic Vorstandsvorsitzender: Wolfgang D. Heckeler Verband der Immobilienverwalter Bayern e. V. Sonnenstraße 9 • 80331 München Tel. 089-553916 info@immobilienverwalter-bayern.de www.vdiv-bayern.de Geschäftsführender Vorstand: Walter Plank Vorstandsvorsitzender: Marco J. Schwarz Verband der Immobilienverwalter Berlin-Brandenburg e. V. Neue Grünstraße 9 • 10179 Berlin Tel. 030-27907090 info@vdiv-Berlin-Brandenburg.de www.vdiv-Berlin-Brandenburg.de Geschäftsführender Vorstand: Roswitha Pihan-Schmitt Vorstandsvorsitzende: Sylvia Pruß Verband der Immobilienverwalter Hessen e. V. Dreiherrnsteinplatz 16 • 63263 Neu-Isenburg Tel. 06102-5745216 Hausverwalter@Hausverwalter.de www.Hausverwalter.de Vorstandsvorsitzender: Werner Merkel Verband der Immobilienverwalter Niedersachsen / Bremen e. V. Gneisenaustraße 10 • 30175 Hannover Tel. 0511-2139873 info@vdiv-nds-bremen.de www.vdiv-nds-bremen.de Geschäftsführender Vorstand: Thomas Eick Vorstandsvorsitzende: Cornelia Noack Verband der nordrhein-west- fälischen Immobilienverwalter e. V. Vaalser Straße 148 • 52074 Aachen Tel. 0241-51835040 info@vnwi.de • www.vnwi.de Vorstandsvorsitzender: Dr. Michael Casser Stv. Vorsitzender: Dr. Klaus Vossen Verband der Immobilienverwalter Rheinland-Pfalz / Saarland e. V. Mundenheimer Straße 141 • 67061 Ludwigshafen Tel. 0621-5610638 Geschäftsstelle Dirmstein: Metzgergasse 1 • 67246 Dirmstein Tel. 06238-9835813 office@vdiv-rps.de • www.vdiv-rps.de Geschäftsführender Vorstand: Markus Herrmann Vorstandsvorsitzender: Oliver Philipp Kehry Verband der Immobilienverwalter Mitteldeutschland e. V. Wehlener Straße 46 • 01279 Dresden Tel. 0351-255070 info@immobilienverwalter- mitteldeutschland.de www.immobilienverwalter- mitteldeutschland.de Geschäftsführender Vorstand: Dr. Joachim Näke Stv. Vorsitzender: Alfred Rothert Verband der Immobilienverwalter Sachsen-Anhalt e. V. Geschäftsstelle Halle: Willy-Brandt-Straße 65 • 06110 Halle Hauptgeschäftsstelle Magdeburg: Klausener Straße 35 • 39112 Magdeburg Tel. 0391-5558948 info@vdiv-sa.de • www.vdiv-sa.de Geschäftsführender Vorstand: Mirko Wild Vorsitzender: Axel Balzer Verband der Immobilienverwalter Schleswig-Holstein / Hamburg / Mecklenburg-Vorpommern e. V. Geschäftsstelle Schleswig-Holstein: Düppelstraße 71 • 24105 Kiel Tel. 0431-84757 Geschäftsstelle Hamburg: Friedrich-Ebert-Damm 111 A • 22047 Hamburg Tel. 040-69691168 Geschäftsstelle Mecklenburg-Vorpommern: Zur Asbeck 26 • 18225 Kühlungsborn Tel. 038293-60100 info@immoverwalter.org www.immoverwalter.org Geschäftsführender Vorstand: Wolfgang Mattern Vorsitzender: Holger Zychski Impressum Herausgeber: Chefredaktion: Dachverband Deutscher Immobilienverwalter e. V. (DDIV) Leipziger Platz 9 10117 Berlin Tel.: +49 30 3009679-0 Fax: +49 30 3009679-21 info@ddiv.de www.ddiv.de Steffen Haase (verantwortlich) redaktion@ddivaktuell.de AVR Agentur für Werbung Verlag und Redaktionsanschrift: und Produktion GmbH Weltenburger Straße 4 81677 München Tel.: +49 89 419694-0 Fax: +49 89 4705364 info@avr-werbeagentur.de www.avr-werbeagentur.de redaktion@ddivaktuell.de www.ddivaktuell.de Geschäftsführung: Thomas Klocke Redaktionsleitung: Andrea Körner Projektleitung: koerner@ddivaktuell.de Anita Mayrhofer amayrhofer@avr-werbeagentur.de Redaktionsbeirat: Dr. Michael Casser, Steffen Haase, Autoren dieser Ausgabe: Wolfgang D. Heckeler, Martin Kaßler, Wolfgang Mattern Dr. Manfred Alflen, Christian Andresen, Dr. Rainer Baumann, Franziska Bock, Dr. Christian Bogatu, Janina Brielmann, Dietrich Bruckmann, Jakob Fintelmann, Katharina Gündel, Prof. Niko Härting, Julia Henningsen, Martin Herbaty, Martin Kaßler, Thomas Klauß, Jan Philipp Kötting, Dr. Ilonka Kunow, Melanie Marten, Thomas Seiler, Katrin Stötzel, Lennart Svensson-Hilford Anzeigenleitung: Susanne Meier Tel.: +49 89 419694-82 smeier@avr-verlag.de Art Direction und Bildredaktion: Patricia Fuchs Graﬁk: Anna Spinnen-Riemath, Simone Wilms Composing: Udo Karohl, Stefan Samabor Titelbild: Druck: © VLADGRIN / Shutterstock.com hofmann infocom GmbH Emmericher Straße 10 90411 Nürnberg Hinweis: Beiträge freier Autoren geben nicht in jedem Fall die Meinung der Redaktion wieder. Verleger zugleich Anschrift aller Verantwortlichen Erfüllungsort und Gerichtsstand ist München. Nachdruck oder sonstige Vervielfältigungen – auch auszugsweise – sind nur mit Genehmigung des Verlages gestattet. Für unaufgefordert einge- sandtes Redaktions material übernimmt der Verlag keine Haftung. © AVR GmbH 2018