MEDIENRECHT & DATENSCHUTZ Zum Umgang mit Mieterdaten Nicht erst mit der neuen DSGVO wird der Datenschutz in der Miet verwaltung zum Thema. Hier galten schon immer strenge Regeln. Zwei Beispiele. I m Rahmen der Mietverwaltung werden die unterschied- lichsten Daten zu den verschiedenen Zeitpunkten erhoben und verarbeitet. Als personenbezogene Daten gelten dabei alle Informationen, die sich auf identifizierte oder identifizierbare natürliche Personen beziehen, also Name, Anschrift, Telefon- nummer, E-Mail-Adresse, Familienstand, Kontodaten, Informa- tionen über Bonität, Geburtsdaten usw. Als Verarbeitung gilt jeder Vorgang bzw. jedes Verfahren im Zusammenhang mit die- sen Daten. Das Gesetz benennt ausdrücklich: Erheben, Erfas- sen, Organisieren, Ordnen, Speichern, Anpassen, Verändern, Auslesen, Abfragen, Verwenden, Offenlegen durch Übermit- teln, Verbreiten oder eine andere Form, Abgleichen, Verknüp- fen, Einschränken, Löschen und Vernichten – wann immer also ein Name, eine Anschrift oder eine E-Mail-Adresse erfasst oder übermittelt oder vernichtet wird, werden personenbezogene Daten verarbeitet. Typische Vorgänge sind: die Entgegennahme von Selbstaus- künften, Schufa-Auskünfte, die Erfassung von Daten in der Hausverwalter-Software, das Abrechnen von Heiz- und Wasser- verbräuchen, Videoüberwachung, die Weitergabe von Daten an Banken (Kaution) oder an Handwerker zur Mängelbeseitigung. Die Liste ließe sich noch lang fortsetzen. DIE AUTORIN KATHARINA GÜNDEL Die Fachanwältin für Miet- und Wohnungs eigentumsrecht ist in der Kanzlei Groß Rechtsanwälte tätig. www.ragross.de 30 DDIVDIGITAL Was ist dabei zu beachten? Die DSGVO hat folgende Grund- sätze der Verarbeitung normiert: \ Rechtmäßigkeit/Treu und Glauben/Transparenz \ Zweckgebundenheit \ Datenminimierung \ Speicherbegrenzung \ Richtigkeit \ Integrität/Vertraulichkeit Zunächst ein Beispiel für den Grundsatz der Rechtmäßigkeit: Er bezieht sich darauf, dass Daten nur verarbeitet werden dür- fen, wenn es dafür eine Rechtsgrundlage gibt. Bei der Ver- arbeitung von Mieterdaten wird sie in den meisten Fällen insofern gegeben sein, als die Ausfertigung und der Abschluss eines Mietvertrages Namen, Anschriften und ähnliche Daten des Mieters erfordern, damit ein Mietverhältnis überhaupt zustande kommt. Name und Anschrift sowie die Wohnungslage können dabei auch an Dritte weitergegeben werden, sofern sie im Rahmen des Mietverhältnisses tätig werden. Sowohl der Heizkostenabrechner als auch der Handwerker müssen wis- sen, wer wo wohnt, wenn Verbräuche abgelesen bzw. Mängel beseitigt werden sollen. Anders ist dies schon bei Telefonnummer und E-Mail-Ad- resse. Das Bestehen eines Mietverhältnisses setzt nicht voraus, . m o c k c o t s r e t t u h S / Y o k o B © i : o t o F