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DDIV 07_2013

07 | 13  DDIVaktuell  53 BDSG festgelegt ist. Alternativ kann er sich die Einwilligung der Person holen, die Da- ten zu speichern und möglicherweise an Dritte weiterzugeben (siehe unten). Vergleichsweise viele Angaben werden in den Mieter-Selbstauskünften erfasst. In Regionen mit angespanntem Woh- nungsmarkt sind viele Interessenten dazu übergegangen, bereits zur Besichtigung ausgefüllte Bögen mitzubringen, inklusive aller Unterlagen wie Schufa-Auskunft und Gehaltsnachweis. Behörden verlangen hingegen, vom Interessenten eine Selbst- auskunft erst dann anzufordern, falls er die Wohnung tatsächlich bekommen soll. Übergeben die Interessenten diese Da- ten bei dem Termin unaufgefordert dem Verwalter oder Vermieter, ist dagegen nichts einzuwenden. Anders wäre der Fall, wenn der Verwalter dies verlangen wür- de. Wurden die Unterlagen geprüft und ein Mietvertrag unterschrieben, muss der Verwalter nicht länger relevante Daten lö- schen. Hierzu zählen Kopien des Arbeits- vertrages und des Gehaltsnachweises des Mieters und seiner Eltern (bei Elternbürg- schaft). Sie haben nach einigen Wochen nichts in der Mieterakte verloren; die Ko- pie des Personalausweises hingegen schon. Denn dieser kann für die weitere Vertrags- beziehung relevant sein. Anderes Beispiel: Zieht der Ehepart- ner, ohne Mieter zu werden, mit in die Wohnung, so reicht es, wenn der Ver- mieter dessen Name kennt; damit ist sein Interesse gewahrt. Es ist keine Kopie des Personalausweises notwendig, um schlimmstenfalls einen Räumungstitel zu- stellen zu können. Komplette Mieterakten werden weitergereicht, obwohl wenige Seiten reichen Häufig trifft man Folgendes an: Der Ver- walter wechselt und unzählige Informa- tionen über die Eigentümer und Mieter werden weitergegeben. Oder der Mie- ter bleibt seine Miete schuldig und seine Akte wird in Kopie an einen Rechtsanwalt übergeben. In den Ordnern befinden sich Duplikate seines Arbeitsvertrages, seiner Schufa-Auskunft und Steuererklärung. Für die Arbeit des Anwalts aber reichen Kopi- en des Mietvertrags und der Korrespon- denz wegen der ausbleibenden Miete aus. Nun kann man einwenden, dass der Mie- ter davon zumeist nichts mitbekommt. Aber Verbot bleibt Verbot. Nicht allen Immobiliendienstleistern ist zudem be- kannt, dass ihre Kunden ein Informations- recht an ihren gesammelten Daten haben. Hier muss der Verwalter wahrheitsgemäß antworten. Erhebt und archiviert er un- rechtmäßig Angaben, kann der Betroffene dagegen vorgehen und sich an die Daten- schutzbehörde wenden. Problematisch ist auch das Einstellen sen- sibler Daten auf Plattformen, auf welche die Eigentümer per Login Zugriff haben. Solche bieten viele Software-Anbieter an, weil sie die Arbeit erleichtern und der Postversand entfällt. Hier ist zu beachten, dass trotz Login-Zugangs die Daten nicht nur für die Eigentü- mer, sondern auch für Mitarbeiter der Software-Firma einzusehen sind. Fast immer werden sie in einer Daten- Cloud gespeichert. Rechtlich gesehen zählt ein Einstellen wie eine Übermittlung an alle Perso- nen mit Zugriffsmöglichkeiten. Der Verwalter darf darin über Eigentümer informieren, die ihr Hausgeld unregel- mäßig bezahlen und entsprechende Kontoauszüge beifügen. Beim Einstel- len von Mieterselbstauskünften samt Bele- gen wird es hingegen schwierig. Auf Nummer sicher geht er, wenn er mit seiner Software-Firma einen Vertrag über die Nutzung der Daten abschließt, wo- rin der Anbieter darlegt, wie er mit die- sen umgeht, Juristen sprechen von einer Auftragsdatenverarbeitung. Sich darum zu kümmern, ist im Übrigen Aufgabe der Verwalter-, nicht der Software-Firma. Denn im Zweifel muss der Liegenschafts- betreuer nachweisen, wie Dritte mit den von ihm zur Verfügung gestellten Daten umgehen. Gerade solche Verträge kont- rollieren Behörden derzeit gerne. Grundsätzlich besteht die Alternative, sich von den potenziellen Mietern, Kunden und Eigentümern eine Einverständniser- klärung zur Erhebung und Speicherung persönlicher Daten geben zu lassen. Dies sollte schriftlich erfolgen. Es ist zwar mit Mehrarbeit verbunden, aber im Fall der Fälle hilft sie vor Gericht. Wichtig ist, dass die Einwilligung freiwillig erfolgt. Um mit dem Datenschutz nicht in Konflikt zu kommen, müssen Firmen mit mehr als zehn Mitarbeitern, die mit IT arbeiten, ei- nen Datenschutzbeauftragten bestellen. Auch ein Hausmeister, der auf 450-Euro- Basis beschäftigt wird und mit seinem Ta- blet Zugriff auf die Firmen-Software mit Mieterdaten hat und darüber seine Auf- träge bearbeitet, fließt in die Berechnung der Mitarbeiterzahl ein. Foto:©Shutterstock.com Komplette Mieterakten werden weitergereicht, obwohl wenige Seiten reichen

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