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DDIV 07_2013

VERWALTUNG & FINANZEN 52  DDIVaktuell 07 | 13 Verwalterfirmen als Datenkraken Die Liegenschaftsbetreuer sind verpflichtet, persönliche Daten ihrer Mieter und Eigentümer sparsam zu sammeln und weiterzugeben. In der Praxis wird dagegen oft verstoßen. Datenschützer sehen genauer hin als früher, Bußgelder wurden erhöht. Die Autoren RÜDIGER BONNMANN Rüdiger Bonnmann ist Fachanwalt für Miet- und WEG-Recht und Partner DR. MARC STÖRING Dr. Marc Störing ist Rechtsanwalt und auf Datenschutzrecht spezialisiert. Beide arbeiten in der Kanzlei Osborne Clarke in Köln. Rüdiger Bonnmann Dr. Marc Störing In den zurückliegenden Monaten häuf- ten sich Berichte über ausgespähte Daten. Mitarbeiter wurden ausspioniert, Bank- konten und Überweisungen offen gelegt und Nachrichtendienste gestanden ein, Mails mitlesen zu können. Auch Immobilienverwalter sammeln un- zählige persönliche Daten von Mietern und Eigentümern. Angefangen von Selbst- auskünften über Bankdaten bis zu Kopien von Ausweisen und Gehaltsabrechnungen. Nicht immer gehen sie damit gebührend sorgfältig um. Oft werden mehr Daten gesammelt und archiviert als nötig und an Dritte weitergeleitet, die diese eigentlich nicht sehen dürfen. Zudem sind die Menschen sensibilisiert. Sie fragen nach, welche Firma bestimmte Daten für Newsletter, Werbebriefe etc. weitergegeben hat und machen von ihrem Recht Gebrauch, zu erfahren, welche Da- ten ihr Online-Händler, ihre Bank oder ihr Verwalter archiviert. Die zuständigen Landesdatenschutzbeauf- tragten erhalten mehr Beschwerden von Betroffenen und prüfen öfter selbsttätig Firmen. In vielen Behörden wurde Per- sonal aufgestockt; die Bußgelder wurden von maximal 100.000 auf 300.000 Euro angehoben. Zeit für eine Bestandsauf- nahme, wie Immobiliendienstleister mit anvertrauten Daten umgehen müssen. An dieser Stelle kann das Thema nicht all- umfassend behandelt werden. Vielmehr sollen typische Fälle der Verwalterpraxis beleuchtet und der richtige Datenumgang erläutert werden. Selten ist bei der Datenweitergabe böser Wille im Spiel, häufiger ist es Unwissenheit und Bequemlichkeit. Muss ein Handwer- ker beispielsweise in eine Mietwohnung, um die Gastherme zu reparieren, druckt ihm der Verwalter vielleicht die gesamten Kontaktdaten wie Adresse und Telefon- nummern aller Mieter dieses Hauses aus. Möglicherweise muss er ja bald in einer Nachbarwohnung etwas erledigen, dann hat er die Angaben schon. Die Telefonnum- mer des Mieters aber hätte genügt. Mehr hätte er auch nicht rausgeben dürfen. Denn die Zielsetzung muss sein, mit dem Archivieren und Weitergeben der Daten so sparsam umzugehen wie möglich. Gemäß dem Bundesdatenschutzgesetz (BDSG) sind personenbezogene Daten so- wie personenbeziehbare Daten geschützt. Unter letztere fallen Informationen, die zwar getrennt erfasst oder in unterschied- lichen Datenbanken oder Akten stehen. Sie zusammenzuführen und bestimmten Personen zuzuordnen ist aber ein Leichtes. Gibt es in der Firma etwa eine Liste der Handynummern, bei denen jedem Mitar- beiter eine Nummer zugeordnet ist, dann ist diese problemlos mit den Telefonrech- nungen verknüpfbar. Kollegen oder Chef können beim Abgleich sehen, welcher Mitarbeiter mit welchem Anschluss wie lange telefonierte. Notwendige Daten für Vertrags­ erfüllung dürfen erhoben werden Der Verwalter muss wissen, welche Daten er wie lange benötigt, wann er sie löschen muss und welche er an Dritte weitergeben kann. Die Erhebung personenbezogener Daten ist unter anderem möglich, wenn dies für die Vertragserfüllung nötig und die Person Vertragspartner ist. Gleiches gilt für vorvertragliche Maßnahmen, die auf Antrag der Person erfolgen, wie im

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