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DDIV 07_2013

IM BLICKPUNKT 22 DDIVaktuell 07|13 1. Immobilienverwalter des Jahres 2013 „Die Firma ist nicht billig, aber gut“ 1984 gründet Gottfried Bock die Hausverwaltung Bock. 1994 übernimmt er zusätzlich die Firma Anders Hausverwaltungen von Ursula Anders in Friedrichshafen. Beide Unternehmen blieben selbständig, werden jedoch gemeinsam geführt – und das erfolgreich. Bock hat früh erkannt, dass der Kunde für Qualität zahlt, wenn er sie sieht. Deshalb setzt der Immobilienverwalter des Jahres 2013 auf zwei Säulen: Qualität steigern und sie für den Kunden sichtbar machen. Mit dieser Strategie kann sein Unternehmen auskömmli- che Vergütungen und Sondervergütungen durchsetzen und trotz- dem die Kunden an sich binden. Bereits bei der Bewerbung um eine neue WEG investiert Bock viel. Als erstes besichtigt Bock die Wohnanlage zusammen mit dem Verwaltungsbeirat und nimmt Einsicht in die Teilungserklärung, die letzte Abrechnung und das letzte Protokoll. Erst dann gibt der Verwalter ein Angebot ab, zu dem auch eine detaillierte Beschrei- bung der Wohnanlage und eine Kopie des DDIV-Fortbildungs- zertifikats gehören. Oft ist der Schwabe der einzige Bewerber, der die Wohnanlage vorab besichtigt hat. „Nur mit persönlicher Vorstellung erreichen wir, dass unser Vortrag und der persönliche Eindruck gewertet wird, und nicht nur der Preis“, sagt Bock. Ver- walten sei eine Dienstleistung, die zu einem großen Teil von den Kunden nicht oder kaum wahrgenommen werde. Die Unternehmen sind stark strukturiert. Alle Prozesse sind so ge- staltet, dass jeder Mitarbeiter zu jeder Zeit Arbeiten und Anfragen im Zuständigkeitsbereich eines anderen Mitarbeiters übernehmen kann. Für jedes Objekt gibt es eine Tabelle, in der die Konten und ihre Besonderheiten für die Abrechnung aufgeführt sind. Auch für die Rechnungsprüfung und Terminplanung jedes Objekts gibt es eine solche Checkliste. Die Telefonanlage der beiden Hausverwaltungen greift bei Kundenanrufen gleich auf den entsprechenden Datensatz zu. Damit ist jeder Mitarbeiter, der ein Telefonat entgegennimmt, sofort auf dem neuesten Stand. Seine Notizen werden ebenfalls sofort im Datensatz des Kunden hinterlegt. Um die Arbeit für die Eigentümergemeinschaft zu dokumen- tieren, haben die Unternehmen ein leicht handhabbares und überall einsetzbares Zeiterfassungssystem eingeführt. Jeder Mitarbeiter dokumentiert seine Arbeit projektbezogen, so dass der Aufwand abgerechnet werden kann. Bock konnte durch dieses System unter anderem erkennen, wie hoch der Aufwand zur Abwicklung von Minijobs ist. Als er dies den Eigentümer- gemeinschaften vorgetragen hat, haben sie einer deutlichen Erhöhung des Auslagenersatzes für diesen Aufwand zugestimmt. Verwaltungsbeiräte sind für Bock wichtige Multiplikatoren. Des- halb bemüht sich der Verwalter um diese Zielgruppe ganz beson- ders. Seine Mitarbeiter schicken jede relevante Rechnung kurz nach Eingang an die Beiratsmitglieder mit der Bitte um Prüfung und Rückmeldung. Das schafft Transparenz und gibt den Beiräten das Gefühl, in die tägliche Verwaltungsarbeit ihres Objekts einge- bunden zu sein. Die Verwaltung zeigt auch hohe technische Kompetenz. Nahezu alle erneuerten Heizungsanlagen sind mit einer Fernüberwachung ausgestattet. Dadurch erfahren der zuständige Kundendienst und der Verwalter frühzeitig von einer Störung in der Heizungsanlage. So ist es in den meisten Fällen möglich, die Störung zu beseitigen, bevor die Bewohner etwas davon merken. Zusätzlich können die Mitarbeiter vom Büro aus die Temperatur am Warmwasserspei- cher überprüfen und einstellen oder kleine Korrekturen an der Einstellung der Heizungsanlage vornehmen. Genauso gut kommt der 24-Stunden-Notruf bei den Eigentümern an, der 365 Tage im Jahr einen Rückruf innerhalb der nächsten Stunden garantiert. Mit solchen und weiteren Maßnahmen erreicht Gottfried Bock in den meisten Fällen eine angemessene Honorierung: „Ein Eigentümer sagte bei einer Eigentümerversammlung, bei der wir uns vorgestellt haben: „Ich habe mich über die Hausverwaltung Bock erkundigt. Die Firma ist nicht billig, aber gut. Diesen Ruf haben wir gerne.“ Gottfried Bock überzeugte die Jury mit seinem kon- sequenten Qualitäts- und Kommunikationsansatz.

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