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DDIV 05_2014

05|14 DDIVaktuell 23 zum Digitalisieren und Archivieren von Papier-Doku- menten und endet bei CRM-Portalen für die Kun- den. Mit einem CRM-Portal können Verwalter ihren Kunden rund um die Uhr Service bieten. Eigentümer wissen es zu schätzen, wenn sie Wirtschaftspläne, Pro- tokolle, Abrechnungen und andere relevante Daten je- derzeit von einem passwortgesicherten Kundenportal herunterladen können. Positiver Nebeneffekt ist, dass viel weniger Kunden anrufen, weil sie diese oder jene Unterlagen brauchen. Das spart Zeit und Geld und setzt Ressourcen frei. Ein solches CRM-Portal bieten unter anderem Wodis Sigma, PowerHaus und CAJAC an. Mit dem Programm WohnungsManager können Wohnungseigentümer, die vermieten, zusätzlich inter- aktiv und eigenverantwortlich Mieterabrechnungen selbst erstellen. Der Weg zur neuen Software Die Anschaffung einer neuen Verwaltungs-Software ist eine Entscheidung, die nicht übers Knie gebrochen werden sollte. Einmal im Unternehmen implemen- tiert, wird sie sehr lange genutzt, oft bis zu 15 Jah- ren. Eine voreilig und falsch getroffene Entscheidung könnte teuer zu stehen kommen. Deshalb sollte man an diese Aufgabe systematisch herangehen. Das er- fordert zwar im Vorfeld einen höheren Zeiteinsatz, aber wenn die Software alle Anforderungen des Unternehmens erfüllt und die Arbeit effizienter als bisher erledigt, macht sich das schnell bezahlt. Zunächst sollten Mitarbeiter, die alle Arbeitsabläufe und Geschäfts- prozesse kennen, möglichst detail- liert herausarbei- ten, wie künftig im Unternehmen gearbeitet werden soll und welche Funktionalitäten die Software dafür mitbringen muss. So entsteht eine Liste mit detaillier- ten Anforderungskriterien, die an die Software-Her- steller geschickt wird. Diese können nun hinter jedem Kriterium vermerken, ob die gewünschte Funktiona- lität möglich, in der Standardversion enthalten oder gegen einen Aufpreis zu haben ist. So kann man den Markt mit einfachen Mitteln sondieren. Anschließend können die Antworten der Anbieter ausgewertet und eine Vorauswahl getroffen werden. Je besser und genauer hier ausgewertet wird, desto weniger Zeit benötigt das weitere Auswahlverfahren. Die Software- Das Modul WEG Conventus von Domus bietet einen Workflow für die Planung und Durchführung von Eigentümerversammlungen. Anbieter, die die meisten Anforderungen erfüllen, sollten ihre Software im Verwaltungsunternehmen präsentieren. Anschließend kann das Unternehmen sich anhand objektiver Kriterien für die passende Software entscheiden. Den idealen Auswahlprozess beschreibt sehr detailliert das Whitepaper „Soft- wareauswahl in der Wohnungs- und Immobilienwirt- schaft“, das bei Haufe zu beziehen ist. Objektive Kriterien an die passende Soft- ware am besten nach praktischen Erwägun- gen selbst definieren. Professionelle Software­ lösungen für die Immobilienwirtschaft Mit einem Klick Immobilien und Kunden im Blick! • Win-CASA ab sofort noch leistungsstärker: Die kaufmännische Softwarelösung jetzt mit Büro- und Objektmanagment (CRM) • Spezielle CRM-Lösung für Hausverwalter: Verbessert den Service, optimiert Arbeitsabläufe, bringt Ordnung und schafft Transparenz für zufriedene Kunden Jetzt mit integriertem CRM­Modul! www.win­casa.de  Kostenlos und unverbindlich 30 Tage testen: www.win  Kostenlos und unverbindlich 30 Tage testen: 11027001a_Anzeige_CRM-Modul_87x128.indd 1 29.08.11 12:38

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