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DDIV 05_2014

sationswerkzeugen. In den letzten Jahren ist das komplexe Thema Prozessmanagement für Immobilienverwalter immer wichtiger geworden. Das bedeutet, dass vollständige Unternehmensabläufe mit der gesamten Kommunikation und Korrespondenz, Wie- dervorlagen und Terminen in einem ganz- heitlichen System abgebildet werden. Bis heute ist das allerdings eine Zukunftsvision, denn noch immer setzen Immobilienunter- nehmen bis zu 20 verschiedene Software- Insellösungen ein. Das führt mitunter zu fast schon absurden Szenarien, wie dieses Beispiel zeigt: Mieter meldet kaputten Wasserhahn, VerwalterbeauftragtHandwerker.Amnächs- ten Tag ruft der Mieter wieder an, will wis- sen, wann repariert wird. Der Handwerker ist beauftragt, heißt es, war aber bei erneutem Anruf des Mieters am darauffolgenden Tag noch immer nicht da, wobei diesmal auch der zuständige Ansprechpartner in der Ver- waltung nicht erreichbar war … Und so weiter und so fort. Viele Telefonate, die in Summe nichts ergaben, außer dass die Reparatur noch nicht ausgeführt worden war. 80 Pro- zent aller Telefonate in Hausverwaltungen enden ähnlich ergebnislos. Reibungsloses Mängelmanagement Wird das Mängelmanagement als sauberer Prozess abgebildet, läuft die Kommunikation vollautomatisch. Der Mangel wird eingetra- gen, was den Prozess initiiert und durch alle notwendigen Schritte führt – von der Mail an den Handwerker mit den Kontaktdaten des Mieters bis hin zum Status „Mangel be- seitigt, Prozess abgeschlossen“. Auf effizien- tes Organisationswerkzeug kommt es an, und es lohnt sich, sich damit auseinander- zusetzen, zumal Apps, die alle Vorgänge am und im Objekt abbilden, schon einen weite- ren großen Trend für den Markt erkennen lassen. Apps sind einfach zu bedienende Computerprogramme für mobile Endgerä- te. Sie machen das Verwalten und Organi- sieren so einfach und effizient wie möglich. Bestes Beispiel: die Wohnungsübergabe- App. Damit sind Stift, Kamera und Stapel von Formularen in mehrfacher Ausferti- gung überflüssig; die Wohnungsübergabe wird ganz einfach und schnell in wenigen Schritten dokumentiert, ohne dass unvoll- ständige oder schlecht lesbare Dokumente nachträglichen Ärger verursachen. Von der Schlüsselübergabe über das Ablesen der Zählerstände und die Dokumentation der Wohnungsausstattung sowie notwendiger Reparaturen bis hin zur Unterschrift: Die App führt durch alle notwendigen Schritte, bietet die Möglichkeit, Fotos zu integrieren, erstellt abschließend das Protokoll im PDF- Format und versendet es an alle Beteiligten bequem per E-Mail. Mobiles CRM – der neueste Trend Kundenmanagement und mobiles Arbeiten gehören jetzt und in Zukunft klar zusam- men. Informationen zur Immobilie, Kon- taktdaten und Historien, aber auch wichtige Dokumente sind auf Abruf verfügbar. Alles via mobiler App, die vom Tablet oder vom Smartphone aus in Echtzeit direkt auf das CRM zugreift. Das hat große Vorteile: So las- sen sich vor Ort gemachte Fotos gleich dem Objekt zuordnen und weiter verwenden, z. B. in automatisierten Mails, um Vergleichs- angebote von Handwerkern anzufordern. Bis dato war der mobile Zugriff auf be- stimmte Aktivitäten wie Terminvereinba- rungen beschränkt. Auch die Bearbeitung von E-Mails war unterwegs möglich. Mit der neuen mobilen Anbindung passt end- lich das gesamte Büro ins mobile Endge- rät – in der typischen App-Optik, schlank, reduziert, cool und mit höchster Effizienz. Denn wer auf alle Vorgänge, Aktivitäten, aber auch auf Immobiliendaten etc. direk- ten Zugriff hat, spart immens Zeit, unnö- tige Wege und Korrespondenz. Benchmark bei der Entwicklung der mobi- len Anbindung waren Smartphones, Apple- Produkte und die einfache Bedienbarkeit von Apps im Allgemeinen. Wer vom Strand aus Silvestergrüße an die Freunde im Schnee schickt, Schnappschüsse sofort via WhatsApp sendetundseineGolf-TrophäeinEchtzeitbei Facebook postet, braucht keine komplizier- tenSysteme.BenutzbareImmobiliensoftware ist es, die Unternehmen hilft, wettbewerbs- fähig zu bleiben. Und die ist, ohne dass es dazu erst einer Schulung bedürfte, einfach zu bedienen. Adieu alte Welt aus Bildschirm und Tastatur, Hallo neue Welt, in der Finger, die über gläserne Touch Pads streichen, ganz einfach viel mehr bewegen. Wer früher ein- steigt, hat mehr davon: effizientere Abläufe, verschlankte Prozesse, zufriedene Mitarbei- ter, die Aufgaben konzentrierter überneh- men, weil sie die Zeit dafür haben. Gute Voraussetzungen für eine innovative Unter- nehmenskultur, die qualifizierte Fachkräfte und neue Mandate anziehen wird. Absurd: 80 Prozent aller Telefonate in Haus- verwaltungen enden nahezu ergebnislos. Beim Mängelmanagement über mobiles CRM werden Kommunikationsprozesse vollautomatisiert.

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