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DDIV 05_2014

IM BLICKPUNKT 14 DDIVaktuell 05|14 Der Autor BERNHARD PREISSER Der Geschäftsführer der etg24 GmbH und der Preißer Hausverwaltung GmbH war viele Jahre im Controlling und beratend im Prozessmanagement tätig. www.etg24.de Und jährlich grüßt das Murmel- tier! Kein anderer Geschäftsprozess ist so planbar wie die jährlich durchzuführende ordentliche Eigentümerversammlung: die Zahl der Versammlungen, bei vielen Verwaltungen sogar das exakte Datum sowie die insgesamt erforderliche Ad- ministration und Organisation. Bis ins kleinste Detail können Zeit- und Kosten- aufwand sehr einfach ermittelt werden: die Anzahl der zu versendenden Briefe, der Papierbedarf, Porto, selbst die Dauer Himmlische Zustände Portofrei und auch ohne Papier lassen sich viele Dokumente für Eigentü- mer rechtzeitig und für Verwaltungen prozessoptimierend bereitstellen – ganz einfach über cloudbasierte Lösungen. einer Eigentümerversammlung – sie wird ja sogar protokollarisch mit Anfang und Ende erfasst – sowie deren Vorbereitung und Nachbereitung. Diesen Vorteil gilt es auszunutzen. Hier können mit wenig Aufwand Einsparungen mit großer Hebelwirkung erzielt werden. Zum einen durch standardisierte Abläufe für alle durchzuführenden Eigentümer- versammlungen: Einmal festgelegt wirkt dies nachhaltig, da dieser Prozess jährlich stattfindet. Außerdem ist das Controlling der Einsparungen simpel. Zum anderen gilt es, diesen Prozess kundenorientiert zu gestalten. Hier steht der Verwalter einer großen Bandbreite an Kundener- wartungen gegenüber, die durch die He- terogenität innerhalb und zwischen den Gemeinschaften sehr unterschiedlich sein kann. Service, neu definiert Innovative IT-Lösungen wie Online- Archive und Cloud Computing sowie moderne Medien bereiten den Weg für neue Service-Angebote. Laut der ARD/ ZDF-Onlinestudie 2012 sind 75,9 Pro- zent der Deutschen online. Dies sind 53,4 Millionen Internetnutzer. Die Zahl hat sich in den letzten 12 Jahren nahezu verdreifacht. Wie können nun Service- und Prozessop- timierung in Einklang gebracht werden? Nehmen wir als einfaches Beispiel die Bereitstellung von Dokumenten. Bei den meisten Eigentümerversammlungen ist es nicht nur ratsam, sondern auch not- wendig, vielfältige Informationen vorab zur Verfügung zu stellen – z. B. wenn Beschlussfassungen zu Sanierungsmaß- nahmen oder ähnlichem anstehen. Gut- achten oder auch Angebote müssen den Teilnehmern im Vorfeld bekannt sein. Sei es der Gedanke, guten Service bie- ten zu wollen, sei es das Risiko, bei nicht hinreichender Information vor Gericht zu landen – die Dokumentenflut ist bis- weilen riesig. Alles per Post zu versenden, ist aufwändig, und die Ambition, Papier und Porto zu sparen geht, kleinstmöglich gedruckt, oft auf Kosten der Lesefreund- lichkeit. So wird nicht selten kiloweise Papier verschickt, mit dem Ergebnis, dass die Empfänger sich über die Ausführung beschweren oder die bereitgestellten Do- kumente einfach nicht nutzen. Moderne Kommunikationsmittel können das Verständnis von Service ganz neu definieren.

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