Please activate JavaScript!
Please install Adobe Flash Player, click here for download

DDIV 05_2014

05|14 DDIVaktuell 13 Einbeziehung Dritter „Der Verwalter wird beauftragt, in Abstimmung mit dem Verwaltungs- beirat …“ Kennen Sie diesen Satz? Was heißt „in Abstimmung mit“? Reicht das Hinterlassen der Nachricht auf dem Anrufbeantwortet: Wenn Sie sich nicht melden, werde ich so verfahren? Müssen alle drei Beiräte zustimmen? Reicht eine Mehrheit? Hüten Sie sich vor unklaren Definitionen. Verwenden Sie eindeu- tige Formulierungen wie: nach Zustimmung von zwei Beiräten. Das schließt Zweifelsfälle aus. Die rechtliche Problematik betrachten wir in Ausga- be 7/14. Generell ist die Einbeziehung Dritter kritisch zu betrachten. 7DOKUMENTEN- MANAGEMENT Ein zentraler Bereich ist das Dokumentenmanagement (Ablagesystem) in der Immo- bilienverwaltung. Sie kennen sicher den Ruf durchs Büro: „Weiß jemand wo die Pläne der WEG sind? Ich hatte Sie schon einmal in der Hand, aber nun …?“ Geben Sie all Ihren Wohnanlagen eine einheitli- che Ordnerstruktur, basierend auf einem numerischen System. Dabei spielt es keine Rolle, ob Sie mit dem klassischen Ordner oder einer elektronischen Ablage arbeiten. Oder sollen die Dokumente besser gleich im internen Bereich der Homepage für Kunden bereit gestellt werden? Anzuraten z. B. bei Versicherungs- policen, notariellen Urkunden, Protokollen etc. Hier lässt sich einiges vereinfachen und viele Telefonate können eingespart werden. 88 Einbeziehung Dritter 8 Einbeziehung Dritter „Der Verwalter wird beauftragt, 8 „Der Verwalter wird beauftragt, in Abstimmung mit dem Verwaltungs- 8in Abstimmung mit dem Verwaltungs- beirat …“ Kennen Sie diesen Satz? Was heißt 8beirat …“ Kennen Sie diesen Satz? Was heißt „in Abstimmung mit“? Reicht das Hinterlassen der 8„in Abstimmung mit“? Reicht das Hinterlassen der Nachricht auf dem Anrufbeantwortet: Wenn Sie sich 8Nachricht auf dem Anrufbeantwortet: Wenn Sie sich nicht melden, werde ich so verfahren? Müssen alle drei 8nicht melden, werde ich so verfahren? Müssen alle drei Beiräte zustimmen? Reicht eine Mehrheit? Hüten Sie 8Beiräte zustimmen? Reicht eine Mehrheit? Hüten Sie sich vor unklaren Definitionen. Verwenden Sie eindeu- 8sich vor unklaren Definitionen. Verwenden Sie eindeu- tige Formulierungen wie: nach Zustimmung von8tige Formulierungen wie: nach Zustimmung von zwei Beiräten. Das schließt Zweifelsfälle aus. Die 8zwei Beiräten. Das schließt Zweifelsfälle aus. Die 6ZUSTÄNDIG- KEITEN Wer ist als Mitarbei- ter zuständig für welche Wohnanlage? Wichtig ist, dass Eigentümer einen festen und möglichst lang- jährigen Ansprechpartner haben. Dies können auch mehrere Mitarbeiter wie Buchhalter, Sachbearbeiter usw. sein. Es kommt aber darauf an, dass sie na- mentlich bekannt sind und Kontaktdaten wie E-Mail und Telefondurchwahl vorliegen. 9 BESCHLUSSUMSETZUNG Nach dem zügigen Protokollversand werden Verwalter auch an der Umsetzung von Beschlüssen gemessen. Das, was Eigentümer besonders bewegt, ergibt sich häufig aus dem letzten Tagesordnungspunkt (Sonstiges). In der Regel ist dies schnell umzusetzen, aber auch die andere Begehrlichkeiten sollten zeitnah folgen – nicht zuletzt die angefochtenen Beschlüsse, sie werden häufig übersehen. 10TELEFONISCHE ERREICHBARKEIT 24 Stunden oder nur vormittags? Feste Telefonzeiten sollten klar definiert sein und zu diesen Zeiten muss die Erreichbarkeit und Erteilung von Auskünften gewährleistet sein. Wie sie feste Zeiten definieren – bleibt Ihnen überlassen. Außerhalb dieser Zeiten ist eine Notrufnummer sinnvoll und kundenorientiert, sollte aber wirklichen Notfällen vor- behalten bleiben. Oft kommt dabei das Handy zum Einsatz – aber es gibt auch Dienstleister, die diesen Service für Verwalter übernehmen.

Seitenübersicht