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DDIV 05_2014

IM BLICKPUNKT 12 DDIVaktuell 05|14 Rechnungs- und Belegmanagement Ist die Rechnung schon bezahlt? Wie verläuft der Weg vom Posteingang über die sachliche Freigabe und rechnerische Kontrolle bis hin zur Bezahlung? Hier ist eine klare Ablaufdokumenta- tion nötig. Fehler kommen durch Doppelzahlung von Rechnungen, Skontoverlust etc. teuer zu stehen. Haben die Eigentümer nach § 27 Absatz 5 WEG die Verfügung von der Unterschrift eines Eigentümers abhängig gemacht, ist eine doppelt so genaue Ab- laufdokumentation gefragt. TIPPS10 für mehr Effizienz im Verwalterbüro Organisation ist alles im Verwalterbüro. Je reibungsloser die Abläufe, desto effektiver sind die Mitarbeiter eingesetzt. Die Kosten für Personal stellen mit rund 65 Prozent den größten Ausgaben- block in der Immobilienverwaltung dar. Da erscheint es sinnvoll, die Organisationsstrukturen regelmäßig zu hinterfragen und zu optimieren. von Steffen Haase 1 VORGANGSMANAGEMENT Hat heute schon jemand wegen der Rohrverstopfung in der WEG XY ange- rufen? Können Sie die Frage mit „ja“ beantworten? Dann kann dem bereits dritten Anrufer schon mitgeteilt werden, dass die Sache in Arbeit ist, und der Kunde fühlt sich gut behandelt. Sie wissen es nicht? – Dann lässt Ihr Vorgangs- management zu wünschen übrig, und schlimmstenfalls fahren in der Wohnanlage drei Rohrreinigungsfirmen vor, um die Verstopfung zu beseitigen. Einzelne Beauftragungen und Vorgänge müssen für alle Mitarbeiter zugänglich sein, und das nicht nur bei Urlaubs- oder Krankheitsvertretung. 4 ZIELE SETZEN UND KOMMUNIZIEREN Was hebt Sie von anderen Immobilienverwaltungen ab? Welche Ziele haben Sie? Sich Ziele zu setzen, ist einfach – aber sie müssen messbar sein. Z. B. an einer Termin- vorgabe: Fertigstellung der Abrechnung, Durchführung der Eigentümerversammlung bis spätestens …, Protokollerstellung und -versand innerhalb von … Tagen nach der Versammlung. Ihre Quote können sie dann auch im Rahmen von Bewerbun- gen kommunizieren: Bei uns erhalten Sie Antwort bis … 2WER IST IHR BESTER UNTERNEHMENS- BERATER? Ihre Kunden, insbesondere der Verwaltungsbeirat, haben Einblick in Ihr Unternehmen. Wie werden Sie gesehen? Was kann verbessert werden? Antworten auf diese Frage kann eine Befragung zur Kundenzu- friedenheit bringen. Reduziert auf wenige Fragen, zum Ankreuzen und Ausfüllen, in Papierform oder online, liefert sie wertvolle Daten. Im ersten Schritt ist eine Umfrage unter Verwal- tungsbeiräten vielleicht einfacher zu organisieren. Sie kann dann (möglichst alle zwei Jahre) auf weitere Befragte ausgedehnt werden. 55Rechnungs- und 5Rechnungs- und Belegmanagement 5Belegmanagement Ist die Rechnung schon bezahlt? Wie verläuft 5Ist die Rechnung schon bezahlt? Wie verläuft der Weg vom Posteingang über die sachliche 5der Weg vom Posteingang über die sachliche Freigabe und rechnerische Kontrolle bis hin zur 5Freigabe und rechnerische Kontrolle bis hin zur Bezahlung? Hier ist eine klare Ablaufdokumenta- 5Bezahlung? Hier ist eine klare Ablaufdokumenta- 5tion nötig. Fehler kommen durch Doppelzahlung 5tion nötig. Fehler kommen durch Doppelzahlung von Rechnungen, Skontoverlust etc. teuer zu stehen.5von Rechnungen, Skontoverlust etc. teuer zu stehen. Haben die Eigentümer nach § 27 Absatz 5 WEG die 5Haben die Eigentümer nach § 27 Absatz 5 WEG die 3 KUNDENKOMMUNIKATION Wann hört der Kunde vom Verwalter? Im Frühjahr wegen der Abrechnung, der Einladung und des Protokolls. Und sonst? Nur wenn gemahnt, die Hausordnung nicht eingehalten wird oder aus ähnlich „erfreulichem“ Anlass. Schreiben Sie Ihre Kunden doch auch mal an, um über die Fortschritte in der WEG und die Beschlussumsetzung zu berich- ten oder darüber, was bei den Objektbegehungen aufgefallen ist. Und dann könnten Sie als Kundenbindungsmaßnahme auch die eigene Kun- denzeitung gleich mit versenden. Tipp: In Ausgabe 7/14 der DDIVaktuell erfahren Sie mehr darüber. Fotos:©AfricaStudio,StockLite/Shutterstock.com

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