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DDIV 04_2016

04 | 16  DDIVaktuell  53 Die Implementierung Nach der Vergabeentscheidung, Vertrags- verhandlung und -abschluss übernimmt in der Regel der externe Softwareanbieter das Projektmanagement für die folgende Implementierung. Wichtig ist hier die kon- sequente Steuerung und Qualitätssiche- rung durch einen internen Projektleiter, der nicht selten ergänzend von externer Seite unterstützt wird. Implementierungskonzepte können sich unterscheiden. Bewährt hat sich in komple- xen Projekten mit mehreren Softwaremo- dulen eine stufenweise Einführung, um mit Teilprozessen relativ schnell operativ zu werden. Das konkrete Vorgehen und die Terminplanung wird im Kick-off-Workshop mit allen Beteiligten geklärt. Ist die Integra- tion in die bestehende Softwarelandschaft z. B. durch Schnittstellen zu führenden Soft- waresystemen des Rechnungswesens oder der Buchhaltung erforderlich, ist auf diesen Aufwand in der Terminplanung besonderes Augenmerk zu legen. Für jeden Prozess werden dann in Einzel- terminen die Anforderungen durch den Softwareanbieter konkretisiert und ein Pflichtenheft (Wie sind die ­ Anforderungen umzusetzen?) aufbauend auf dem Lasten- heft (Was ist umzusetzen?) erstellt. Nach Freigabe des gemeinsamen Verständnisses der Umsetzung und Vollständigkeit der erforderlichen Informationen (Daten- attribute) und des Workflows erfolgt die Konfiguration der Software durch den Im- plementierer, um auf Basis und im Rahmen der Standardsoftware Auftraggeber-spezi- fische Anpassungen vorzunehmen. Das Ergebnis wird dem Auftraggeber in ge- meinsamen Terminen vorgestellt und nach Freigabe erfolgt die Datenübernahme re- levanter Stamm- oder Bestandsdaten wie z. B. Mieter, Mieteinheiten und Flächen etc. Für diese Übernahme übergibt der Implementierer in der Regel Blanko-Im- portlisten, die durch den Auftraggeber zu befüllen sind und dann durch den Imple- mentierer importiert werden. Das Anlegen von z. B. Umlageschlüsseln erfolgt häufig gemeinsam oder unter Anleitung des Auf- tragnehmers. Nach den darauf folgenden Schu- lungen für die späteren Anwender erfolgt die Testphase durch den Auf- traggeber, um technische Mängel oder inhaltlichen Anpassungsbedarf noch vor der Teilabnahme anzuzeigen. Nach der ­ Teilabnahme ­ können dann die einzelnen ­ Softwaremodule in Betrieb genommen werden. Für die weiterführende Betreuung (Hotline, Software-Updates) wird ein Wartungsvertrag mit einer jährlichen Vergütung, häufig in Prozent der Lizenz- kosten, abgeschlossen. FAZIT In Abhängigkeit der Größe der Immobilienverwaltung kann eine Verwaltungs- software als reine Stan- dardversion für einen Einzelarbeitsplatz ab 500 Euro/Lizenz bis hin zu einer komplexen, spezifisch an die Verwaltungsprozesse ange- passten und in die Unter- nehmenssoftwarelandschaft integrierten Lösung von 100.000 bis zu 800.000 Euro für die komplette Einführung sinnvoll sein. Maßgebend für die richtige Entscheidung sind ein professionelles Auswahlverfahren und eine schlüssige Aufwand-Nutzen- Betrachtung. Dann können die Potenziale der Digitalisie- rung in der Immobilienbran- che zukünftig wie auch in anderen Branchen gehoben werden und die Verwaltungs- aufgaben zur Zufriedenheit der Kunden und Mitarbeiter wirtschaftlich abgewickelt werden. Einen Überblick über Software-Anbieter und ihre Produkte bietet die Markt- übersicht „CAFM-Software 2016“ (GEFMA 940) der German Facility Manage- ment Association, die man auf www.gefma.de bestellen kann, aber auch das Internet: www.softguide.de www.anbietercheck.de/ Immobilien Bei mehreren Software-Modulen hat sich die stufenweise Einführung bewährt.

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