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DDIV 04_2016

VERWALTUNG & FINANZEN 52  DDIVaktuell 04  | 16 des Anbieters, so dass aufwendige und kostspielige Zusatzprogrammierung er- forderlich wären. Bei komplizierten Steu- erungsmodellen und vielen Beteiligten (z. B. Planen, Bauen, Verwalten, operative Dienstleistungserbringung) erfolgt die ­ Definition der Anforderungen an die Soft- ware oft ohne Einbindung aller relevanten Fachbereiche. Erfolgt die Beauftragung im Rahmen der Beschaffung ohne Pauscha- lierung der Angebotssumme, werden die Kosten unterschätzt, findet keine profes- sionelle Plausibilisierung der Preise ­ (zu niedrig/zu hoch) statt. Der Aufwand des internen Projektmanagers für die Reali- sierung wird bei komplexen Einführungs- projekten häufig unterschätzt. Er fällt aber vor allem dann ins Gewicht, wenn die Im- plementierungsmethodik des Anbieters mangelhaft ist (kein schrittweises Vor- gehen, keine To-do-Listen, Terminpläne, Protokolle etc.). Nicht unerheblich ist der Aufwand für die Bereinigung mangelhafter und die Migration der Daten im Bestand (Vollständigkeit, Aktualität von Mietflächen und -einheiten, Kreditoren und Debitoren- stammdaten). Die Erwartungen an den IT-Hersteller sollten sich auf das IT-Know- How beschränken; die Organisationsbera- tung gehört in der Regel nicht zu seinem Geschäftsmodell. Das Auswahlverfahren Zu Beginn eines solchen Projekts sollte die Organisation mit Verantwortlichen, Zielen und Terminen eindeutig definiert werden. Zielsetzungen sollten auch die Strategie des Unternehmens, der IT und in der Vergan- genheit bereits durch interne Revision oder Auditoren festgestellte Mängel berücksich- tigen. Um wesentliche Prozesse wie z. B. Vertrags- management (Miet- und Dienstleisterver- träge, Bürgschaften, Baugenehmigungen etc.), Miet- und Nebenkostenabrechnung, Wartung/Prüfung, Instandsetzung, Gewähr- leistungsmanagement, Budgetplanung und Dienstleistersteuerung praktikabel ­ digital zu unterstützen, müssen die internen Pro- zesse und deren Schwachstellen bekannt sein. Hierzu empfiehlt sich eine strukturier- te Aufnahme in Tabellenform oder durch graphische Prozessmodellierung. Durch die Analyse dieser Prozesse und entsprechende Optimierung wird deutlich, welche Tätig- keiten durch welche Software und welchen Mitarbeiter zukünftig zu bearbeiten sind, um den größten Mehrwert für das Unter- nehmen zu generieren. Mit diesen Kenntnis- sen können dann die Anforderungen an die Funktionalitäten in Form eines Lastenheftes formuliert werden. Verkürzen sich Prozess- laufzeiten durch die Einführung neuer oder die Optimierung bestehender Software, lässt sich dies in Eurobeträge umrechnen, die dem Anschaffungspreis gegenüber ge- stellt werden sollten. Wirtschaftlichkeit ist in der Regel mit einer Amortisation der Kosten innerhalb von zwei bis drei Jahren erreicht – zudem wird die Qualität steigen. Der Wirtschaftlichkeitsbetrachtung folgt die Priorisierung der Anforderungen an den Funktionsumfang für die Ausschreibung. Das Lastenheft sollte neben einer allgemeinen Projekt- und Unternehmensbeschreibung die Anforderungen an die Funktionalitäten und die bestehende IT-Infrastruktur, in die das System zu integrieren ist, umfassen. Mehr als zehn Anbieter sollten nicht in die engere Wahl fallen. An sie sollte das Lasten- heft, ergänzt um ein Preisblatt, die eigenen AGBs und einen IT-Fragenkatalog zu den Hard- und Softwarevoraussetzungen und allgemeinen Unternehmensdaten, versandt werden. Die Angebotsauswertung sollte wie auch in anderen Verfahren einen Preisspiegel und eine qualitative Bewertungsmatrix mit Be- wertung der Referenzen, Mitarbeiterprofi- len, spezifischen Lösungsansätzen und dem Implementierungskonzept umfassen. In die Gesamtbewertung fließen Preis, Angebots- qualität und Softwareeignung mit ein. Optimierte Arbeitsabläufe wirken auf die Amortisation der Investitionskosten ein. Phase 1: Projektinitiierung & Prozessanalyse Phase 2: Erstellung ­Lastenheft Phase 3: Durchführung Ausschreibung Phase 4: Implemen- tierung Produktiv- Phase ■ Projekt­ organisation ■ Zieldefinition ■ Prozess­ aufnahme ■ Prozess­ optimierung ■ Zuordnung der Werkzeuge ■ Zuordnung der Rollen ■ Konkrete For- mulierung der Anforderungen an das System ■ Wirtschaftlich- keitsbetrach- tung ■ Priorisierung Anforderungen ■ Erstellung Aus- schreibungsun- terlagen ■ Definition Bieterkreis ■ Versendung Unterlagen ■ Bieter­ betreuung ■ Auswertung ■ Bieter­ präsentation ■ Entscheidung ■ parallel Auf­ bereitung Daten (z. B. CAD) ■ Kick-Off ■ Workshop & Costumizing ■ Übernahme Daten ■ Vorstellung & Freigabe ■ Schulung ■ Test ■ Anpassung ■ Teilabnahme ■ Endabnahme Phasenmodell für die professionelle Einführung neuer Software Foto: © SFIO CRACHO / Shutterstock.com

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