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DDIV 02_2015

02|15 DDIVaktuell 5 Die Vorbereitungszeit lässt sich nicht in Stunden angeben. Die Vorbereitung ist ein laufender Prozess und beginnt bereits mit dem Ende der letzten Versammlung. Das gesamte Jahr über werden Angebote ein- geholt, Beiratssitzung abgehalten oder auch die Abrechnung erstellt. All dies geschieht schon mit Blick auf die nächste Versamm- lung und dient deren Vorbereitung. Wie sorgen Sie für reibungslose Abläufe bei der Terminsetzung, Einberufung und dem Versand der Einladungen? Die meisten Gemeinschaften sind es ge- wohnt, dass ihre Versammlung in einem bestimmten Zeitraum bzw. Monat und an einem bestimmten Ort stattfindet. Hier- von sollte man nicht abweichen. So erspart man sich Fragen, warum sie so spät oder so früh im Jahr anberaumt wird. Die Einla- dung sollte zwei bis drei Wochen vor der Versammlung bei den Eigentümern sein. … und bei der Gestaltung und Einhaltung der Tagesordnung? Die Beschlusspunkte sollten klar formu- liert sein. Ferner sind die zu erwartenden Kosten einzelner Beschlüsse schon in der Tagesordnung zu benennen. Bei umfang- reichen Maßnahmen ist es sinnvoll, einen Begleittext, Preisspiegel oder auch Bilder mit zu versenden. Die Eigentümer können sich so schon im Vorfeld der Versammlung über den Beschluss Gedanken machen. Natürlich wird die Tagesordnung einge- halten, da diese in der Regel auch vor der Versammlung mit dem Verwaltungsbeirat abgestimmt wurde. … und schließlich bei Protokoll und Be­ schlusssammlung? Das Protokoll zur Versammlung wird am Versammlungsabend erstellt und von den Beiräten unterschrieben. Es ist ein reines Beschlussprotokoll in dem die Beschlüsse so formuliert werden, dass auch nicht an- wesende Eigentümer diese nachvollziehen können. Der Versand an alle Eigentümer erfolgt zwei bis drei Tage nach der Ver- sammlung. Zeitgleich wird die Beschluss- sammlung aktualisiert. Welcher technischen bzw. digitalen Hilfs­ mittel bedienen Sie sich? In einigen Versammlungen werden Laptops und Drucker eingesetzt, um Versamm- lungsprotokolle direkt auszudrucken. Auch Beamer kommen bei Bedarf zum Einsatz, um Preisspiegel oder Planungskonzepte zu zeigen. Wie häufig sind nach Ihrer Erfahrung Wie­ derholungsversammlungen notwendig? Eine Wiederholungsversammlung auf Grund fehlender Beschlusskompetenz ist äußerst selten. Die Häufigkeit liegt nach unserer Erfahrung bei unter 1 Prozent. Berechnen Sie dafür eine Zusatzvergütung? Und inwieweit wirkt dies ggf. disziplinie­ rend auf die Teilnehmer? Je nach Vertrag kann hierdurch eine Zu- satzgebühr entstehen. Bei Gemeinschaften, in denen schon einmal eine Wiederho- lungsversammlung notwendig war, weisen wir in der Einladung noch einmal explizit darauf hin, dass die Eigentümer bei Ab- wesenheit eine Vollmacht erteilen sollten. Zudem unterstützen uns die Verwaltungs- beiräte in solchen Situationen sehr gut und bieten Eigentümern an, sie am Abend der Versammlung per Vollmacht zu vertreten. Bei welcher Art von Beschlüssen kommt es am häufigsten zu langwierigen Diskussio­ nen, und wie gehen Sie damit um? Beschlüsse über notwendige Instandset- zungen werden meist schnell entschie- den. Häufig entstehen Diskussionen bei gestalterischen Fragen oder Beschlüssen, die Neuanschaffungen beinhalten. Auch Dinge, die nicht von allen Eigentümern im gleichen Maß genutzt werden, füh- ren zu Diskussionen. So ist der Austausch einer Aufzugsteuerung meistens un- problematischer als die Erneuerung von Spielgeräten. Wie sollte man Ihrer Meinung nach mit unsachlichen Einwürfen verfahren – wie schlichten Sie Uneinigkeit und Streit, lösen Konflikte? Jeder Eigentümer hat das Recht, seine Meinung zu äußern. Der Verwalter soll- te nicht den Fehler machen, Aussagen zu bewerten. Wir als Verwalter sind ledig- lich Moderator und geben vielleicht eine Empfehlung ab. Die richtige Moderation ist wichtig. Wenn ein Beschluss ausgiebig diskutiert wurde, akzeptieren die meisten Eigentümer auch den am Ende einer Dis- kussion gefassten Beschluss – auch wenn dieser nicht die eigene Meinung wieder- gibt. Innerhalb welchen Zeitraums und in wel­ cher Form sollte Ihrer Meinung nach den Teilnehmern das Protokoll der Versamm­ lung vorliegen? Wie verfahren Sie dabei? Das Protokoll sollte in der Regel zwei bis drei Tage nach der Versammlung an alle Eigentümer verschickt werden. Keinesfalls sollte der Versand länger als 14 Tage auf sich warten lassen.

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