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DDIV 02_2015

wird aus Ihrer Homepage eine Kommu- nikationsplattform, auf der Dokumente, Unterlagen und hilfreiche Informationen in nahezu unbegrenztem Umfang in ei- nem geschützten Bereich zur Verfügung stehen – rund um die Uhr verfügbar und im Bedarfsfall für Kunden abrufbar. Zu- dem können auch weitergehende Fragen über eine FAQ-Zusammenstellung (FAQ = Englisch für häufig gestellte Fragen) be- antwortet und Anfragen von Kunden über standardisierte Service-Formulare abgear- beitet werden. Pflichtfelder, die ausgefüllt werden müssen, weil sonst das Formular nicht abgeschickt werden kann, stellen hier sicher, dass alle relevanten Informationen ohne Rückfrage auf Anhieb enthalten sind. So lassen sich Anfragen sehr viel effizien- ter bearbeiten. Der Trend zur Selbstbedienung Je mehr Informationen online zur Verfü- gung stehen und je attraktiver ein Kom- munikationsportal wirkt, desto weniger Einzelkontakte wird es geben. Dabei sollte die Kommunikationsplattform unbedingt auch für die Nutzung auf Tablets und Smartphones optimiert sein. Ein Großteil Ihrer Kunden ist bereits mit solchen Gerä- ten online. Warum sonst kommen E-Mails zu jeder erdenklichen Zeit? Statt des sta- tionären PCs im Arbeitszimmer, der erst nach dem Startvorgang bereit war zum Schreiben, sind mobile Geräte praktisch jederzeit sendebereit – z.B. für die foto- grafische Dokumentation des Hausord- nungsverstoßes an den Verwalter. Standardisierte Prozesse steigern die Effizenz Durch die Ergänzung bzw. Erweiterung der Verwalter-Homepage um eine Infor- mations- und Kommunikationsplattform werden Prozesse standardisiert, kanalisiert und automatisiert. Dies folgt dem Trend zur Selbstbedienung und hat viele Vortei- le für Kunden. Sie können auf Dokumente immer zugreifen, unabhängig von Büro- oder Telefonzeiten. Gewünschte Informa- tionen sind bedarfsgerecht abrufbar, ohne Unmengen von Post bzw. E-Mails. Für Verwaltungsunternehmen wiederum ist dies mit deutlichen Einsparungen von Zeit und Kosten verbunden. Weniger E-Mails und evtl. auch reduzierte Geschäfts- und Telefonzeiten setzen Personalkapazitäten für andere wichtige Aufgaben frei, die Service-Qualität und Kundenzufriedenheit erhöhen können – ein wichtiger Schritt für die Kundenbindung. Weniger E-Mails, mehr zufriedene Kunden: Online-Portale weisen den Weg. WEG-Verwaltung Vertrag über die Verwaltung von Wohnungseigentumsanlagen (in einer Lang- und einer Kurzfassung) € 89 (zzgl. MwSt.) ZMR Sonderheft 2011 Musterabrechnung für Wohnungs- eigentümergemeinschaften € 15 (zzgl. MwSt.) Nutzen Sie die Musterverträge und Praxishilfen des DDIV für einen rechtssicheren und kompetenten Auftritt. Unser geprüftes Fachwissen steht allen Immobilienverwaltern schnell und unkompliziert unter www.ddiv.de oder per E-Mail an bestellung@ddiv.de zur Verfügung. Die Mitgliedsunternehmen der DDIV-Landesverbände finden die Verträge kostenfrei abrufbar im Intranet www.ddiv.de. DDIVservice GmbH • Dorotheenstraße 35 • 10117 Berlin • www.ddiv-service.de • 030 300 96 79 0 DDIV-Praxishilfen SIND SIE RECHTSSICHER UNTERWEGS? Muster-Verwalterverträge (Stand April 2014) Zum Download | Für DDIV-Mitgliedsunternehmen kostenfrei SE-Verwaltung Vertrag über die Verwaltung von Sondereigentum € 59 (zzgl. MwSt.) Mietverwaltung Vertrag über die Verwaltung von Wohngebäuden € 59 (zzgl. MwSt.) Kompendium Energetische Sanierung 2., überarbeitete Auflage, Februar 2014 kostenfrei DDIVservice GmbH • Dorotheenstraße 35 • 10117 Berlin • www.ddiv-service.de • 03030096790

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