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DDIV 02_2015

02|15 DDIVaktuell 29 Gefasste Beschlüsse können zur Nachbereitung in der Software mit Aktivitä- ten- und To-do- Listen versehen werden. Auf dem Stimmzettel sind Eigentümernamen, Miteigentumsanteile und Abstimmungsmöglichkeiten bereits im Barcode erfasst. Auch Vertretungsvollmachten werden automatisch erstellt. Nein oder Enthal- tung stimmen kann. „Durchschnittlich sind ca. 100 bis 150 Eigentümer vor Ort, und die Bar- codes machen die Abstimmung im wahrsten Sinne über- schaubar. Überdies ist eine Nachzählung der Stimmen nicht mehr nötig“, so An- gelika Karadeniz. Die Eine effiziente, sichere und fehlerfreie Versamm- lungsleitung ist im Sinne jedes Verwalters. Volltextrecherche ermöglicht es darüber hinaus, wäh- rend der Versammlung bei Rückfragen der Teilnehmer in Sekundenschnelle die betreffenden Beschlüsse zu finden. Bereits während der Abstimmung können die Stimmergebnisse eingepflegt und im Nachgang im Protokoll festgehalten werden. Das Protokoll kann am Ende der Versammlung von den Beiratsmitgliedern unterschrieben und im Anschluss als Serienbrief aus- gedruckt und versandt werden. Mehrere Arbeitsschrit- te werden auf diese Weise gebündelt. Bei der Nachbereitung im Büro kann der Verwal- ter die getroffenen Beschlüsse im Software-Bereich „Facility-Management“ mit Aktivitäten und To-Dos versehen. In der Vorgangsbearbeitung wird er bei- spielsweise festlegen, dass er für eine besondere Dachsanierung verschiedene Angebote einholt, Wiedervorlagen anfertigt oder eine auslaufende Ge- währleistung überprüft. Sind seine Tätigkeiten in der Software hinterlegt, geht keine Arbeitsanweisung verloren. Der Verwalter ist jederzeit auf Knopfdruck in der Lage, den Status der Aktivitäten und Aufgaben abzufragen. Das Know-how der digitalen Beschlusssammlung mit Barcode-Unterstützung liegt allerdings nicht nur in der digitalen Erfassung und Auswertung der Daten, son- dern in der schnellen, automatischen Erstellung der Einladungen und Protokolle sowie in der sicheren und fehlerfreien Leitung der Eigentümerversammlungen. der Einladung dient als Nachweis der Anwesenheit und ermöglicht eine zügige Einlasskontrolle. „Die Ein- lasskontrolle läuft mittels eines Barcode-Scanners sehr schnell und strukturiert ab. Die Ausgabe der Stimm- zettel mit den Barcodes zur Abstimmung erfolgt bei uns erst vor Ort. Die gesamten Daten werden dann automatisch an die Software übertragen, und man er- hält einen direkten Überblick zur Beschlussfähigkeit“, so Angelika Karadeniz weiter. Kein umständliches Auszählen und Auswerten mehr! Ein weiterer Vorteil der Stimmzettel: Eigentümerna- men, Miteigentumsanteile und Abstimmungsmög- lichkeiten sind bereits im Barcode erfasst. Damit vereinfacht sich die Stimmauszählung während der Versammlung. Wie an der Supermarktkasse wer- den die Barcodes mit einem Lesegerät gescannt. Je- der Eigentümer hat je eine Karte, mit der er für Ja,

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