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DDIV 02_2015

28 DDIVaktuell 02|15 TITELTHEMA EDer von der Software erstellte Barcode auf der Einladung dient als Nachweis der Anwesenheit. Die Autorin SUSANNE LIÉLY-SOBANIA Geschäftsführerin der UTS innovative Softwaresysteme GmbH Einfach scannen Barcode-Scanner sind in Supermärkten alltäglich. Auch in der Eigentümerversammlung kommen sie zum Einsatz – vom Einlass bis zur Abstimmung. Eigentümerversammlungen mit Barcode? Ge- rade im Frühjahr, wenn das Arbeitspensum mit den anstehenden Versammlungen steigt, erweisen sie sich als effizient und zeitsparend. Eine professionelle Software unterstützt den Verwal- ter bei der Planung, Durchfüh- rung und Nachbereitung von Versammlungen. Der Barcode und die Vollmachten auf den Stimmzetteln vereinfachen die Arbeit und reduzieren Fehler- quellen. Die UTS innovative Softwaresysteme GmbH ar- beitet seit 25 Jahren an der permanenten Verbesserung ihrer Software-Produkte für Verwalter. Insbesondere die Organisation und Durchfüh- rung der jährlichen Eigentü- merversammlungen wurde weiterentwickelt, so dass sie sich an den konkreten Anforderungen des Verwalteralltags orientiert. Zu An- fang des Jahres ist der kritische Faktor die Zeit. Automatisierte Vorbereitung Schon im Laufe des Jahres und lange vor der Eigen- tümerversammlung können in einer Tagesordnungs- vorlage Stichpunkte für das nächste Eigentümertreffen festgehalten werden. Für den Einladungsversand müs- sen die Punkte lediglich in eine Reihenfolge gebracht und ausformuliert werden. Die Zuordnung von An- schreiben zu den benötigten Unterlagen erfolgt au- tomatisch. „Die kontinuierliche Erfassung sowie die Zuordnung von Einladungen und Dokumenten entlas- tet uns bei den Vorbereitungen sehr. Eine zeitaufwen- dige manuelle Sortierung ist nicht mehr erforderlich“, so Frau Angelika Karadeniz von der Gesellschaft für Vermögensverwaltung mbH, die Eigentümergemein- schaften betreut. Einlasskontrolle mit Barcodes: schnell und strukturiert Auch die Vor-Ort-Organisation wird maßgeblich ver- einfacht. Der von der Software erstellte Barcode auf E Foto:©HomeStudio/Shutterstock.com

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