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DDIV 02_2014

RUBRIK 26 DDIVaktuell 02|14 RUBRIK Der Autor THOMAS HÜTTL Der Geschäftsführer der Contecta Immobilienverwaltung GmbH ist über seine Verwalter- tätigkeit hinaus als Referent für den DDIV und VDIV-Bayern tätig und berät Verwalter- kollegen. Er ist zertifizierter TEMP-Trainer und mehrfach ausgezeichnet als Immobilien- verwalter des Jahres. www.contecta.de Nur fürs Protokoll So wird die Niederschrift der Eigentümerversammlung rechtssicher und effizient. Die in der Eigentümerversamm- lung gefassten Beschlüsse sind nach §24 (6) WEG schriftlich niederzulegen. Dies ist in der Regel aufgrund entsprechender ver- traglicher Vereinbarungen Aufgabe des Verwalters. Ins Protokoll ist Folgendes aufzunehmen: Bezeichnung der Eigentümergemeinschaft, Datum, Ort, Beginn und Ende der Ver- sammlung, die anwesenden bzw. vertreten- den Stimmberechtigten (ggf. mit Verweis auf die Anwesenheitsliste), Teilnehmer der Verwaltung, evtl. anwesende Gäste (meist Berater der Gemeinschaft wie z.B. Archi- tekten oder andere Fachleute). Für die gesetzmäßige Protokollierung der Beschlüsse gibt es verschiedene Möglichkeiten: Reine „Ergebnisprotokol- le“ beschränken sich allein darauf, sind demnach kurz, knapp und am wenigsten arbeitsintensiv. Sehr ausführliche „Verlaufs- protokolle“ hingegen geben jede Wort- meldung exakt wieder, was weder vom Arbeitsaufwand, noch für den Leser zu- mutbar ist. In der Praxis hat sich daher das „erweiterte Ergebnisprotokoll“ bewährt. Neben den Beschlüssen enthält es auch die wichtigsten Argumente rund um den Beschlussgegenstand und für die Entschei- dungsfindung. So erklärt sich vieles von selbst, und Rückfragen nicht anwesender Eigentümer erübrigen sich. Bei der Niederschrift ist der Beschlusswort- laut exakt festzuhalten, dazu jeweils das Abstimmungsergebnis. Da ein Beschluss erst mit seiner Verkündung wirksam wird, empfiehlt es sich, zu Beweiszwecken auch diese ausdrücklich festzuhalten. Alle Personen, die die Niederschrift zu un- terzeichnen haben, sollten gleich zu Ver- sammlungsbeginn benannt und ebenfalls im Protokoll aufgenommen werden. Dies sind in der Regel der Vorsitzende der Ver- sammlung, ein Wohnungseigentümer so- wie ggf. der anwesende Beiratsvorsitzende oder sein Stellvertreter. Noch immer ist es Gang und Gäbe, ledig- lich mit Tagesordnung und Notizblock das Protokoll der Versammlung stichpunktar- tig aufzunehmen. Die Erstellung der Reinschrift, der Versand an die Unterzeich- nenden zu Prüfung und Unterschrift sowie ihre Rücksendung nimmt erfahrungsgemäß viel Zeit in Anspruch. Im Zweifel macht man sich als Verwalter wegen verspäteter Erstellung der Niederschrift unbeliebt. Deutlich effizienter ist es, das Protokoll bereits vor der Versammlung zu erstellen und in ihrem Verlauf lediglich wichtige Argumente und Ergebnisse hinzuzufügen. Dies ist insofern möglich, als sich die meis- ten Beschlüsse ja regelmäßig wiederholen. So ist – per Notebook oder handschriftlich niedergelegt – eines sichergestellt: Das Pro- tokoll liegt unmittelbar nach der Versamm- lung zur Unterschrift für die Zeichnenden vor, was auch die Prüfung vereinfacht, weil der Verlauf der Versammlung noch präsent ist. Den Verwalter versetzt dies in die Lage, das Protokoll schon am folgenden Arbeits- tag zur Einsicht bereit zu stellen oder an die Eigentümer zu versenden – was in diesem Tempo als professioneller, kundenfreund- licher Service wahrgenommen wird, dem „nur“ noch eines zu folgen hat: die zügige Umsetzung gefasster Beschlüsse. Ein Musterprotokoll für die Ei- gentümerversammlung ist im Internet unter www.ddiv.de als PDF zum Download verfügbar. Bei der Niederschrift ist der Beschluss- wortlaut exakt festzuhalten. Foto:©RobynMackenzie/Shutterstock.com

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