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DDIV 02_2014

Abs.4 S.2 WEG vorgesehenen Einladungsfrist von zwei Wochen oder entsprechend den Vereinbarungen der Eigentümergemein- schaft steht nichts mehr im Wege. Die Archivierung der Informationen, Daten und Unterlagen bietet vielfältige Vorteile. Nicht nur für die Einladung lassen sie sich im Idealfall verwenden, sondern auch für die nachfolgende Nieder- schrift. Und das bedeutet für Verwalter sowohl Arbeitserleichte- rung als auch eine erweiterte Möglichkeit zur Kontrolle. Wichtig für die mängelfreie und damit ordnungsgemäße, vollstän- dige Einladung zur Eigentümerversammlung ist die sachgemäße Festlegung der Tagesordnungspunkte sowie die Bezeichnung der Gegenstände anstehender Beschlussfassungen. Sinnvoll ist es, sie auch mit weiteren Daten und Dokumenten zu verknüpfen, um sie in einem Arbeitsgang ausdrucken oder per E-Mail versenden zu können. Einladungsfristen sollten von der Software bei der Erstel- lung der Einladung automatisch überprüft und Fristunterschrei- tungen verhindert werden. Für die Nachbereitung archiviert Auch bei der Nachbereitung kommt Verwalter-Software sinnvoll zum Einsatz. Während oder nach der Eigentümerversammlung entsteht aus der hinterlegten Tagesordnung die gemäß §24 Abs.6 S.1 WEG zu erstellende Niederschrift. Aus ihr können die durch den Versammlungsleiter verkündeten Beschlusstexte und Abstim- mungsergebnisse einfach in die nach §24 Abs.7 WEG zu führende Beschluss-Sammlung exportiert werden, ohne nochmalige Eingabe. So werden Übertragungsfehler vermieden und zuvor archivierte In- formationen und Unterlagen können den elektronisch geführten Beschluss-Sammlungen als Verknüpfungen lückenlos zur Nutzung angefügt werden. Ergänzungen und Erläuterungen wie Angebo- te, Zeichnungen, Genehmigungen oder Berechnungen stehen so zusammen mit den Beschlussanträgen und den Tagesordnungs- punkten jederzeit abrufbar und zur Weiterverarbeitung bereit, sind gleichzeitig aber auch mit der Niederschrift verknüpft. Sind relevante Daten einmal in der Software erfasst und ver- knüpft, sind sie auch vor versehentlichen Änderungen, z.B. des Wortlauts eines Beschlusses, geschützt. So lassen sich nicht nur dokumentierte Abstimmungsverhältnisse jederzeit wieder abrufen und überprüfen, sondern wie alle hinterlegten Informationen bei- spielsweise über einen Beamer auch optisch präsentieren. Sämtliche hinterlegten Informationen, Dokumente, Beschlüsse, Abstimmungsverhältnisse, die Beschlussfähigkeit einer Eigen- tümerversammlung, die weisungsgemäße Berücksichtigung von Abstimmungsvollmachten etc. sind so jederzeit, auch nach Been- digung einer Eigentümerversammlung, nachvollziehbar. Dauerhaft hinterlegte, die Niederschrift ergänzende Informationen und Un- terlagen bieten die Möglichkeit, den Ablauf der Eigentümerver- sammlung und Beschlüsse für alle Beteiligten noch transparenter zu gestalten und die Informationen jederzeit auch elektronisch, z. B. über Web-Portale abrufbar zu machen. Und das macht es auch dem Verwalter leicht, im Rahmen der Durchführung von Be- schlüssen gemäß §27 Abs.1 WEG den Überblick zu bewahren und Einsichtsbegehren seitens der Wohnungs- und Teileigentümer un- verzüglich und lückenlos zu erfüllen. Mehr Effizienz, erweiterte Kontrolle und Sicherheit für Verwalter. www.goldgas.de Strom · Erdgas · Service. Von Ihrem Spezialisten! Wann wechseln Sie zum Spezialisten? Ob Erdgas oder Strom - Ihre goldrichtige Energielösung für die Immobilienbranche. KONTAKTIEREN SIE UNSERE SPEZIALISTEN: ✆ 0800 - 350 350 2 Energiekonzept für Immobilienverwalter • Immobilien-Kompetenz in allen Energiefragen • Individuell synchronisierte Rahmenverträge • Jahresabrechnungen zum Wunschdatum innerhalb weniger Tage nach dem Eingang der Zählerstände • Persönliche Ansprechpartner • Abwicklung des gesamten Wechselprozesses

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