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DDIV 02_2014

Zu Beginn der Versammlung ist ein Versammlungsleiter zu bestim- men. In der Regel wird die Versammlungsleitung vom Verwalter – sofern bereits seitens des Bauträgers einer bestellt wurde – über- nommen, vgl. §24 V WEG. Den Eigentümern steht es jedoch frei, zu Beginn einen Versammlungsleiter aus ihrer Mitte zu bestimmen und hierüber einen Mehrheitsbeschluss zu fassen. Der Beschluss über die Versammlungsleitung ist ein Geschäftsordnungsbeschluss und muss daher nicht auf der Tagesordnung angegeben sein. Der Versammlungsleiter hat sodann für die ordnungsgemäße Durchführung der Versammlung Sorge zu tragen. Hierzu gehört u.a. auch die Überprüfung der Beschlussfähigkeit der Versamm- lung. Nach §25 III WEG ist die Versammlung beschlussfähig, wenn die erschienenen stimmberechtigten Wohnungseigentü- mer mehr als die Hälfte der Miteigentumsanteile, berechnet nach der im Grundbuch eingetragenen Größe dieser Anteile, vertre- ten. Die Beschlussfähigkeit ist vor jeder Beschlussfassung sicher- zustellen. Kann die Beschlussfähigkeit nicht festgestellt werden, so ist eine neue Versammlung mit dem gleichen Gegenstand ein- zuberufen. Diese Versammlung ist ohne Rücksicht auf die vertre- tenen Miteigentumsanteile beschlussfähig, worauf entsprechend bei der Einberufung hinzuweisen ist, vgl. §25 IV WEG. Neben der Beschlussfähigkeit hat der Versammlungsleiter fer- ner sicherzustellen, dass die Nichtöffentlichkeit gewahrt wird und insofern nur teilnahmeberechtigte Personen anwesend sind und abstimmen. Beschlüsse werden vom Versammlungslei- ter formuliert und zur Abstimmung gestellt. Das Abstimmungs- ergebnis ist jeweils mitzuteilen, wobei der Versammlungsleiter darauf zu achten hat, dass gemäß den Regelungen in der Tei- lungserklärung oder dem Gesetz, sofern hierzu nichts verein- bart wurde, ausgezählt wird (Kopfprinzip, Wert, Einheiten). Zu den weiteren Aufgaben des Versammlungsleiters sollen an dieser Stelle keine weiteren Einzelheiten ausgeführt werden. Die gefassten Beschlüsse sind gem. §24 VI WEG in einer Nie- derschrift aufzunehmen. Gem. §24 VII WEG ist eine Beschluss- sammlung zu führen. Einzelheiten hierzu bleiben an dieser Stelle ebenfalls unberücksichtigt. Immobilienverwalter brauchen Lösungen. Bei den vielen täglichen Aufgaben ist es entscheidend, den Überblick zu behalten. Wie plant man effizient die Eigentümerversammlung? Die DOMUS Software AG hat mit dem WEG Conventus eine Lösung. WEG Conventus: prozessorientiert Schritt für Schritt zur ordentlichen WEG Versammlung Mit der aktuellen Version der Immobilienverwaltungssoftware DOMUS 4000 steht den Anwendern ein Tool auf .NET Basis zur Verfügung: WEG Conventus, die Beschlusssammlung (www.domus-software.de/weg-conventus). WEG Conventus unterstützt Verwalter prozessorientiert bei der Vorbereitung und ordnungsgemäßen Durchführung der WEG Eigentümerversammlung. Schritt für Schritt führt das Programm durch die komplette Organisation der Eigentümerversammlung – von der Vorberei- tung über die Durchführung bis zur Nachbereitung. Im gesamten Workflow ist dabei kontextbezogenes Arbeiten möglich, das heißt: Daten, die für einen Schritt benötigt werden, stehen auf Knopfdruck an selber Stelle zur Verfügung und müssen nicht umständlich zusammengesucht werden. 1. Planung einer Eigentümerversammlung 2. Durchführung einer Versammlung 3. Historie für die Beschlusssammlung www.domus-software.de/weg-conventus WEG Conventus unterstützt Immobilienverwalter: 1. Hinterlegung in WEG Objektstammdaten für Einladungsfrist und Postversanddauer 2. logische Reihenfolge der Bearbeitung des Ablaufs einer Eigentümerversammlung 3. kontextbezogenes Arbeiten innerhalb eines Ablaufs 4. Prüfung der Beschlussfähigkeit 5. Einrichtung von Standards z.B. Tagesordnungspunkten ge- trennte Bereiche für Eigentümerversammlungen, Umlaufbe- schlüsse und Beschlusssammlung 6. Einladungsschreiben, Protokollerstellung, Anschreiben über Microsoft WORD®, Duplexdruck (inkl. Erzeugung einer ggf. notwendigen Leerseite,Adressgruppierung, je Eigentümer ein Anschreiben 7. flexible Maskeneinstellung Promotion WEG Conventus: prozessorientierte Organisation und Durchführung der WEG Eigentümer- versammlung

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