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DDIV_02_2013

02|13 DDIVaktuell 31 Sie daher in diesem Tagesordnungspunkt auf Sanierungsarbeiten, Instandsetzungen und Reparaturen, die Zusammenarbeit mit dem Verwaltungsbeirat ein. Listen Sie stattgefundene Eigentümerwechsel auf und berichten über das Mahnwesen und Außenstände. So wird Ihre Arbeit trans- parenter. Für den Bericht bieten sich na- türlich auch erzielte Kosteneinsparungen, Vertragswechsel, Versicherungsschäden und andere besondere Ereignisse an. Fachkompetenz und Persönlichkeit Wichtig ist, dass Sie den Zeitrahmen im Auge behalten und ihr Bericht kurz und knackig bleibt. Dies ist auch für den Ta- gesordnungspunkt 6 wichtig. Als profes- sionelle Verwalter haben wir jedes Jahr ein spezielles Thema, das in all unseren Eigentümergemeinschaften behandelt werden muss. Erinnern wir uns an die letzten Jahre: Sonderthemen waren BGH- Entscheidungen, die Reform des WEG, haushaltsnahe Dienstleistungen, Betriebs- sicherheitsverordnung, Trinkwasserverord- nung, EnEV und Rauchmelder. Diese Auf- zählung lässt sich beliebig fortsetzen. Auch ganz einfache Themen, wie zum Beispiel Versicherungen der WEG und die Frage, welche Versicherungen der Eigentümer direkt abschließen muss, bieten sich an. Durch das Sonderthema können Sie ihre Kompetenz und ihr Fachwissen aufzeigen und damit zusätzliches Vertrauen schaffen. Das hinterlässt beim Kunden einen guten Eindruck: „Unser Verwalter kennt sich aus und informiert uns Eigentümer.“ Ein Dienstleister kann im Wesentlichen nur mit Fachkompetenz und Persönlichkeit auftrumpfen. Damit sich diese Sonderthemen in der Eigentümerversammlung leicht durch- setzen lassen, bietet sich im Vorfeld der Versammlung ein Schulungstermin für die Eigentümer an. Geeignet ist zum Bei- spiel ein Seminar für Verwaltungsbeiräte. Wenn der Verwaltungsbeirat die Prob- lematik erkannt und verstanden hat, ist das mehr als die berühmte halbe Miete. Auch das harmonische Miteinander von Verwalter und Beirat ist ein wesentlicher Erfolgsgarant. Am besten in den eigenen Räumen Machen Sie sich auch Gedanken zu den Räumlichkeiten der Versammlung. Ideal ist es, wenn das Verwaltungsunterneh- men die Versammlung in eigenen Räu- men durchführen kann. So lernen die Eigentümer das Verwalterbüro kennen – auch das kann schon Marketing sein. Wenn Sie fremde Räume anmieten, soll- ten diese geeignet und auffindbar sein. Vielleicht kennen Sie auch die Situation, dass sich jemand in die Anwesenheitsliste eintragen möchte und Sie seinen Namen nicht finden. Schnell bilden sich dann ers- te Schweißperlen. Manchmal ist die Auf- lösung dann zum Glück einfach: In einem weiteren Nebenraum findet eine andere Eigentümerversammlung statt. Durch ein einfaches Hinweisschild ist dieses Prob- lem gelöst und Sie haben gleichzeitig ihre Firma präsentiert. Mit einem einfachen Hinweisschild samt Firmenlogo zeigen Sie den Eigentümern, wo es lang geht und präsentieren nebenbei noch ihre Firma. Sind Sie eigentlich sicher, dass alle Eigentü- mer ihr gesamtes Dienstleistungsspektrum kennen? Das sollen Sie jetzt nicht auf der Versammlung vorstellen, aber wenn Sie einen einfachen und faltbaren Prospekt- ständer mitnehmen, können Sie Firmen- prospekte, Kundenzeitungen oder anderes Informationsmaterial auslegen. Bereits mit einfachen Mitteln lässt sich in Sachen Eigenwerbung viel erreichen. Zum Abschluss bleibt noch die Frage, was den Eigentümern wichtig ist. Neben vie- len Punkten wird hier mit Sicherheit auch der Termin der nächsten Eigentümerver- sammlung genannt werden. Der Termin sollte rechtzeitig stattfinden. Wenn Sie früh mit ihrer Planung anfangen, kön- nen Sie auch im Herbst des Vorjahrs die Versammlungstermine des kommenden Jahres festsetzen und ihren Dienstleistern (Heizkostenabrechnungsunternehmen) und den Kunden kommunizieren. Auch so heben Sie sich von der Konkurrenz ab und zeigen, dass Sie strukturiert und plan- voll arbeiten. Sie erfüllen damit Kunden- anforderungen. Das beste Marketing ist eine gelebte Kundenbeziehung – und die Eigentümerversammlung eignet sich her- vorragend dafür. Ein Dienstleister kann im Wesent- lichen nur mit Fachkompetenz und Persönlichkeit auftrumpfen Auf einem faltbaren Prospektständer können Sie Firmenpro- spekte, Kundenzeitung und anderes Informati- onsmaterial auslegen.

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