Please activate JavaScript!
Please install Adobe Flash Player, click here for download

DDIV_02_2013

02|13 DDIVaktuell 29 nungen sind immer komplexer geworden. Dies ist nicht zuletzt einem übersteigerten Gerechtigkeitsanspruch geschuldet, der versucht, es jedem Recht zu machen und niemanden zu benachteiligen. So wur- den und werden nicht nur immer mehr unterschiedliche Umlageschlüssel für die Verteilung der Kosten in der Hausgeldab- rechnung innerhalb der WEG und sogar innerhalb einzelner Untergemeinschaf- ten gebildet. Wer hätte sich in den 70er- Jahren vorstellen können, dass die Vertei- lung von Aufzugskosten nicht nur auf die Eigentümer des jeweiligen Treppenhauses beschränkt werden, sondern innerhalb dieser Untergemeinschaft auch noch gestaffelt nach der Höhe des jeweiligen Stockwerks verteilt werden? Inzwischen ist das (fast) schon Standard geworden. Gleiches gilt für die Einschränkung der Stimmrechte für Beschlüsse über einzelne Bauteile auf bestimmte Teil- oder Unter- gemeinschaften. Macht die Eigentümerversammlung noch Spaß – und wenn ja, wem? Was erwarten Sie und ihre Kunden von ei- ner guten Eigentümerversammlung? Vor allem soll es schnell gehen, nicht länger als notwendig dauern. Die Zeit der Versamm- lung soll sinnvoll genutzt werden – also für die Diskussion über die zu treffenden Entscheidungen und die Formulierung der dafür erforderlichen Beschlüsse. Verzöge- rungen, die durch langwierige Stimmab- gaben und Auswertungen der abgegebe- nen Stimmen entstehen, empfinden die Eigentümer als lästig und unnötig. Für die Versammlungsleiter bedeutet dies Arbei- ten unter Stress und Zeitdruck – und das obwohl es zur Vermeidung von Haftungs- risiken für die Verwaltung auf äußerste Genauigkeit ankommt. Das Nutzen eines Tabellenkalkulationsprogramms und damit eines Laptops oder Tablet-PCs während der Versammlung ist für jede professio- nelle Verwaltung daher bereits jetzt unab- dingbar. Wenn, dann richtig Wenn die Verwaltung in der Eigentümerver- sammlung sowieso bereits mit einem Com- puter arbeitet, stellt sich die Frage: Warum soll man die Technik nur für die (simple) Ta- bellenkalkulation nutzen, wenn man gleich mit einer speziellen Software für Eigentü- merversammlungen arbeiten kann? Dafür gibt es mehrere Gründe: Zum ei- nen ist das Angebot an entsprechenden Software-Programmen bislang noch sehr klein. Viele Verwalter schrecken davor zurück, zusätzlich zur bereits vorhande- nen Software für die Buchhaltung und Abrechnung und eventuell einer weiteren Workflow-Software zur Bearbeitung der laufenden Aufgaben eine weitere Spe- zial-Software anzuschaffen. Berechtigte Bedenken sind hier die Stammdatenver- waltung, den Umgang mit einer weiteren Software zu lernen, und nicht zuletzt die Kosten. Besonders wichtig für eine Soft- ware zur Unterstützung in den Eigentü- merversammlungen ist eine einfache und intuitive Bedienerführung. Im Unterschied Die Kunden erwarten von einer guten Eigentümer- versammlung, dass sie nicht länger als notwendig dauert. Ein „weiter wie bisher“ oder „das haben wir immer schon so gemacht“ werden nicht mehr lange funktionieren zur täglich genutzten Software wird diese Versammlungs-Software von einzelnen Mitarbeitern in einer besonderen Stress- Situation und vorrangig abends genutzt. Also in einer Situation und zu einer Tages- zeit, die Rückfragen bei anderen Kollegen bei Nutzerproblemen nicht erlauben. Alternativen: jetzt oder später Durch das Nutzen einer guten Software zur Vorbereitung, Durchführung und Nachbereitung von Eigentümerversamm- lungen können WEG-Verwalter nicht nur ihr Haftungsrisiko erheblich reduzieren. Weitere Vorteile liegen in einer deutlichen Zeitersparnis und vor allem darin, die Kunden durch eine reibungslos ablaufen- de Eigentümerversammlung von der Leis- tungsfähigkeit der Verwaltung zu über- zeugen. Es wird nicht mehr lange dauern, bis die Verwendung einer entsprechenden Software bei Eigentümerversammlungen ebenso zum Standard werden wird, wie die Verwendung einer Verwalter-Software für die Buchhaltung und die Erstellung der Hausgeldabrechnungen. Jede Verwaltung kann und muss für sich entscheiden, ob sie frühzeitig von den Vorteilen solcher Systeme profitieren und sich ihren Kunden entsprechend professi- onell und zukunftsfähig präsentieren will oder nicht. Die Alternative heißt: der Ent- wicklung hinterher laufen und die damit verbundenen Nachteile und Haftungsrisi- ken in Kauf nehmen. Ein „weiter wie bis- her“ oder „das haben wir immer schon so gemacht“ werden nicht mehr lange funk- tionieren.

Pages