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DDIV_02_2013

IM BLICKPUNKT 26 DDIVaktuell 02|13 VBM können die Vollmachten mitsamt den Weisungen bereits im Vorfeld hin- terlegt werden. Dann werden die Mitei- gentumsanteile des Eigentümers auto- matisch bei der jeweiligen Abstimmung berücksichtigt. Schritt für Schritt durch die Versammlung Die Module können in der Versammlung im Online- oder Offline-Modus genutzt werden, wenn es keine Internetverbin- dung gibt. Vor Beginn der Versammlung gibt der Verwalter ein, wer anwesend ist. Die Module melden es automatisch, wenn die Beschlussfähigkeit erreicht ist. Dann führen die Programme Schritt für Schritt durch die Versammlung und er- stellen dabei gleichzeitig das Protokoll, das direkt nach der Versammlung aus- gedruckt werden kann. Weil alle Abstim- mungsergebnisse bereits detailliert in die Software eingegeben sind, kann die Beschlusssammlung mit nur einem Klick auf den neuesten Stand gebracht werden. Damit entfällt auch die lästige Nacharbeit nach den Versammlungen. Sehr umfangreich sind VBM und evEasy. Die Module zeichnen detailliert jeden Vorgang während der Versammlung auf und vermerken dies im Protokoll – inklu- sive Versammlungsbeginn, Pausenzeiten sowie An- und Abwesenheit von Stimm- berechtigten, auch vorübergehend. Bei Beschlussanträgen, über die nur die Ei- gentümer einer Untergemeinschaft ab- stimmen dürfen, kann der Verwalter die stimmberechtigten Eigentümer über den speziellen Verteilerschlüssel der Unter- gemeinschaft auswählen. Gleiches gilt für einzelne Eigentümer, die für einen Beschluss nicht stimmberechtigt sind. Sie können bereits im Vorfeld von der Ab- stimmung ausgeschlossen werden. Selbst Die Programme führen zu effizienterem Arbeiten und erleichtern Versammlungen in großen Wohnungseigentümer­ gemeinschaften außerordentlich wenn sie versehentlich mit abstimmen, wird ihre Stimme im System nicht ge- zählt. Alle fünf Programme führen zu effizi- enterem Arbeiten und erleichtern Ver- sammlungen in großen Wohnungseigen- tümergemeinschaften außerordentlich. Gleichzeitig reduzieren sie den menschli- chen Faktor, weil in der Hitze des Gefechts ein Blick auf das Notebook genügt, um zu wissen, wer gerade in welchem Abstim- mungsmodus stimmberechtigt ist und wer nicht. Das hilft, Fehler zu vermeiden, die einen teuer zu stehen kommen können. Vor der Versammlung legt der Verwal- ter den Abstimmungsmodus für jeden Beschluss fest. Das System errechnet für jede Abstimmung, ob das jeweilige Quorum erreicht wurde. Mit dem grafischen Workflow-Designer lassen sich wiederkehrenden Prozesse definieren. Der CAJAC Ausgabe-Manager sammelt automatisch alle Dokumente für die Einladung der Versammlung und druckt sie nach Eigentümern sortiert aus. evEasy führt von der Planung bis zur Nachbereitung Schritt für Schritt durch die Versammlung.

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