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DDIV 01_2015

34 DDIVaktuell 01|15 TITELTHEMA Die Feinauswahl: Für das weitere Auswahlverfahren können folgende Selektionskriterien herangezo- gen werden: ■ Technologische und funktionelle Anforderungen ■ Erweiterbarkeit auf zukünftigen Bedarf ■ Herstellerbezogene Kriterien ■ Datenübernahme ■ Preis-/Leistungsverhältnis An erster Stelle stehen die technologischen Anforderungen, u.a. in Bezug auf Daten- bankfunktion, die unterstützten Betriebssys- teme sowie die funktionalen Anforderungen wie z.B. Abrechnung, SEV-Verwaltung, Wirt- schaftsplan oder Datenaustausch mit den Abrechnungs- dienstleistern. Auch die Frage, ob aus der aktuell genutzten Soft- ware Daten über- nommen werden können, ist hier entscheidend. Je mehr dieser Funk- tionen in der Stan- dardversion eines Produkts enthalten sind, umso teurer wird es sein. Auch die Möglichkeit zur Erweiterung auf neue Anforderungen sollte ein Produkt bieten, z.B. die Hinzunahme der Sonderei- gentumsverwaltung. Systempräsentationen, Referenzen und Testinstallationen können hier einen guten Einblick verschaffen. Nicht zu unterschätzen ist das so genannte „Look & Feel“, also der optische Eindruck und die Bedienbarkeit, von denen man sich in der Testphase überzeugen kann. Die Endauswahl: Für die Verhandlungen mit den Herstellern ist es wichtig, dass alle relevanten Funktions- kriterien detailliert gesammelt werden und in einem sogenannten Pflichtenheft festge- halten werden. Das ist zwar sehr aufwendig, als Alternative dazu bietet sich nur die Mög- lichkeit, dass der Software-Anbieter entscheidende Geschäftsprozes- se in der Software abbildet. Auf diese Weise können in den letzten beiden Anwendungen kritische Anforde- rungen direkt ver- glichen werden. Ist die Entscheidung für eine Software gefallen, beginnt die Vertragsverhandlung sowie die Planung der Implementierung: Phase 2 – Implementierung, Datenübernahme, Test In diesem Schritt geht es auch um die eventuelle Datenübernahme. Gemeinsam mit dem Software-Hersteller muss ein Zeitplan für Installation, Datenmigration und Anwenderschulung erstellt werden. Eine Datenübernahme aus der aktuellen Software sollte zunächst testweise erfol- gen, die vom Kunden geprüft werden kann. War diese Testumsetzung erfolgreich, muss der Termin für die Datenübernahme abge- stimmt werden. Die Umstellung sollte vor dem Jahreswechsel erfolgen, damit die Buchhaltung mit dem Beginn des Wirt- schaftsjahres direkt in der neuen Software starten kann, was den Arbeitsaufwand so gering wie möglich hält. Die Anwenderschulung sollte mit den be- reits umgesetzten Daten erfolgen, um den Mitarbeitern einen direkten Bezug zu er- möglichen und ihnen den Übergang auf die neue Software zu erleichtern. Teil dieser Schulung sollte es sein, gemeinsam mit dem Consultant den Nachbearbeitungsbedarf an übernommenen Daten festzustellen. Zu- dem sollten in der Phase der Implementie- Die Übernahme bestehender Da- ten ist für die Aus- wahl entscheidend. Fotos:©Varijanta,Master3D/Shutterstock.com

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