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DDIV 01_2015

16 DDIVaktuell 01|15 TITELTHEMA 10 Marketing-Tipps rund um die Jahresabrechnung Die Abrechnung, eine Hauptleistung des Verwalters, ist auch für den Eigentümer von besonderer Bedeutung. Klar und verständlich soll sie sein, das Wesentliche sofort erkennbar machen. Auf dem „Bierdeckel“ geht das nicht mehr. Vom heute mehrseitigen Werk profitiert die Papier- und Druckerindustrie. Was also spielt neben der reinen Buchhaltung eine Rolle? Von Steffen Haase DER TERMIN Kunden wünschen die Abrechnung schnellst- möglich, spätestens Ende Mai. Die Recht- sprechung räumt mehr Zeit ein – aber der Kunde zählt. Informieren Sie daher frühzeitig über den Versammlungstermin, damit Kunden wissen, 1 2 4 DIE VOLLSTÄNDIGKEIT DER ANGABEN Der Verband der nordrhein-westfälischen Immobilienverwalter hat eine Musterabrechnung herausgegeben. Verwenden Sie sie, denn sie enthält alle erforderlichen Angaben und ist klar gegliedert. DAS ERGEBNIS Das interessiert den Eigentümer am meis- ten! Oft wird es auf Seite 3 oder 6 versteckt. Stellen Sie es auf die erste Seite und begin- nen dann erst mit der Abrechnung. Ist dies nicht möglich, kann ein farbiger Druck oder eine spezielle Markierung hilfreich sein. Es muss auf jeden Fall schnell und einfach auf- findbar sein. Sicher ist: Sieht der Eigentümer erst das Ergebnis, beschäftigt er sich weniger mit den Zahlen. Sucht er lange nach dem Abrechnungs- ergebnis, stellen sich für ihn umso mehr Fragen. 3 KLÄRUNG VON FRAGEN Fragen zur Abrechnung sollten im Vorfeld der Eigentümerversammlung geklärt werden. Das ver- schlankt die Eigentümer- versammlung. Wichtig ist, dass Fragen auch zeitnah geklärt werden. Bei größe- ren Betrieben bieten sich hier eine Service-Nummer oder auch spezielle, evtl. verlängerte Sprechzeiten an. 5 DIE ERLÄUTERUNG Haben Ihre Eigentümer nur Fragezeichen vor Augen, wenn sie die Abrechnung lesen, und ver- stehen nichts? Dann hilft vielleicht eine kurze selbst verfasste „Erläute- rung der Abrechnung“. Wesentliche Informationen und wo was zu finden ist lassen sich gut auf ein, zwei Seiten zusammengefasst der Abrech- nung beilegen oder im Internet bereitstellen. Dieser Service bietet sich insbesondere nach einer erfolgten Software- umstellung an. die Abrechnung steht an. Das stellt sie zufrieden und reduziert telefonische Nachfragen. Als ideales Medium hierfür bietet sich E-Mail an. Auch wenn es zeitlich einmal nicht so gut läuft: Ein offenes Wort gegenüber Kunden ist immer der richtige Weg. Jeder weiß, dass die Zahl der Anrufe mit Nachfragen zur Abrechnung ab Mitte Mai drastisch steigt. Fotos:©Master3D/Shutterstock.com 12

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