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DDIV 01_2014

01 | 14  DDIVaktuell  51 Kaufmännische Aspekte der Übernahme Bei der eingehenden Prüfung der Un- terlagen auf Vollständigkeit sind diese Dokumente besonders wichtig: Teilungser- klärung, Gemeinschaftsordnung, Hausord- nung, Eigentümerversammlungsprotokolle und Beschlusssammlung, Anwesenheits- listen, Stimmzettel, Kontenblätter, Konto- auszüge, Instandhaltungsrücklagenbelege, frühere Jahresabrechnungen und Wirt- schaftspläne, Versicherungspolicen, Buch- haltungsunterlagen, Rechnungen etc. Die Verwaltungspraxis stellt viele Checklisten zur Verfügung. Für die anschließende Aus- wertung sind die nachwirkenden Pflichten des Vorverwalters zu beachten. So muss er auf Verlangen Auskunft geben über den Stand des Geschäfts und nach Auftragsaus- führung Rechenschaft ablegen. Dazu ge- hört auch, die Wohnungseigentümer über laufende außergerichtliche und gerichtliche Verfahren, Vertragsverhandlungen etc. voll- umfänglich zu informieren und den neuen Verwalter über laufende, noch nicht abge- schlossene wirtschaftlich und rechtlich rele- vante Vorgänge in Kenntnis zu setzen. Die Verwaltungspraxis zeigt allerdings, dass Vorverwalter ihre nachwirkenden Pflichten oft nicht mal ansatzweise er- füllen. Im eigenen Interesse des neuen Verwalters liegt es daher, die Unterlagen einer wirtschaftlichen und rechtlichen Aus- wertung zu unterziehen und insbesondere Folgendes zu prüfen: 1. Laufende Verträge Welche Dauerverträge gelten noch und mit welcher Laufzeit? Sind Einsparpoten- ziale vorhanden? Bieten Versicherungen die notwendigen Deckungssummen? Welche Bestimmungen und Konditionen gelten für ggf. laufende Hausmeister- und Dienstleistungsverträge? Welche Kondi- tionen gelten für eventuell bestehende längerfristige Mietverträge? Sind alle Ver- tragspartner bereits über den Verwalter- wechsel informiert? 2. Beschlusssammlung Welche Beschlüsse sind wirksam, also nicht nichtig bzw. gerichtlich für unwirksam er- klärt? Welche Beschlüsse wurden zwar ge- fasst, aber noch nicht umgesetzt? Welche Maßnahmen zur Umsetzung sind noch er- forderlich? Sind eventuell Zweitbeschlüsse zu fassen, die ältere ergänzen, modifizieren oder aufheben? Ist die Beschlusssammlung vollständig und ordnungsgemäß oder be- steht Ergänzungsbedarf? Eine umfassende juristische Prüfung wird hierbei nicht ver- langt. Im Falle evident nichtiger Beschlüsse müssen die Wohnungseigentümer jedoch informiert werden. 3. Vermögenslage Sind die Abrechnungsunterlagen voll- ständig? Entsprechen die Bestände des Giro- und Rücklagenkontos den Angaben in den Abrechnungsunterlagen? Stimmt der Vermögensstatus? Bestehen Hausgel- drückstände/Abrechnungsfehlbeträge? Müssen diese eingefordert werden? Liegt die ordnungsmäßige Rechnungslegung des Vorverwalters vor? Müssen Dauer- aufträge und Einzugsermächtigungen neu eingerichtet werden? Müssen auf Grund bestehender Unregelmäßigkeiten in den Abrechnungsunterlagen Schadensersatz- ansprüche gegen den bisherigen Verwalter geltend gemacht werden? Die finale Rechnungslegung Zum Abschluss seiner Tätigkeit muss der Vorverwalter der Wohnungseigentümer- gemeinschaft Rechnung legen. Nicht zu verwechseln mit der Jahresabrechnung, müssen in diesem Rahmen der gesamte Ablauf und die Ergebnisse der Geschäfts- führung dokumentiert werden, um den Eigentümern einen Überblick über die ak- tuelle wirtschaftliche Situation zu verschaf- fen. Sie muss folgende Aspekte umfassen: ŽŽ Einnahmen und Ausgaben ŽŽ Zweck der Ausgaben ŽŽ Kontostände (Anfangs-/End­bestand) ŽŽ Entwicklung Instandhaltungs­rücklage ŽŽ bestehende Forderungen und Verbind- lichkeiten Wer erstellt die Jahresabrechnung? Hier ist klar nach dem Zeitpunkt des Verwalterwechsels zu entscheiden. Über- nimmt der neue Verwalter während eines laufenden Wirtschaftsjahres die Verwaltung, so ist er zur Aufstellung der Jahresabrechnung verpflichtet. Bei Jah- resabrechnungen für zurückliegende Zeit- räume, die während seiner Tätigkeit gar nicht oder nicht ordnungsgemäß erstellt wurden, bleibt aber der Vorverwalter in der Pflicht. Endet die Amtszeit des Vorver- walters zum 31.12. eines Jahres, ist er nach herrschender Meinung nicht mehr zur Er- stellung der Jahresabrechnung verpflich- tet – vorausgesetzt, die Verpflichtung zur Erstellung der Jahresabrechnung ist in der Teilungserklärung/Gemeinschaftsord- nung oder vertraglich nicht abweichend geregelt. Last but not least: die technischen Aspekte In Hinblick darauf, dass die Verwaltung von Gemeinschaftseigentum ohnehin mit der Verpflichtung zur Überprüfung des ordnungsgemäßen Zustands bei einer mindestens einmal jährlichen Begehung verbunden ist, sollte eine detaillierte Ob- jektbesichtigung gleich am Anfang stehen. Die Dokumentation empfiehlt sich in schriftlicher Form und mit Fotos. Wichtig ist hier vor allem die Erfüllung der öffent- lich-rechtlichen Vorgaben: ŽŽ Legionellenprüfung ŽŽ Trinkwasserverordnung ŽŽ Nachrüstungspflichten EnEV 2009/2014 ŽŽ Rauchwarnmelder ŽŽ ordnungsgemäßes Vorliegen von Brand- schutzunterlagen, Wartungsbüchern, Strang-/Leitungs- und Schließplänen ŽŽ Zählersituation in der Gemeinschaft mit Haupt- und Unterzählern einschließlich der ordnungsgemäßen Eichung Weil Vorverwalter nachwirkende Pflichten oft nicht erfüllen, ist Sorgfalt angebracht.

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