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DDIV 01_2014

RECHT & STEUERN 46 DDIVaktuell 01|14 Firmenwagen richtig steuern 1%-Regelung oder Fahrtenbuch – wo geht’s lang? von Wolfgang Wawro Firmenfahrzeuge werden vom Unter- nehmer selbst oder von Angestellten häu- fig auch privat genutzt. Falls eine private Nutzung ausdrücklich untersagt ist, muss dieses für das Finanzamt dokumentiert und nachweislich auch kontrolliert wer- den. Da sämtliche Fahrzeugkosten vom Unternehmen als Betriebsausgaben ab- setzbar sind, muss der Privatanteil geson- dert ermittelt und vom Nutzer versteuert werden. Die einfachste Lösung der Finanz- verwaltung ist die so genannte 1%-Rege- lung. Sie setzt monatlich ein Prozent des Neuwagen-Brutto-Listenpreises einschließ- lich der Sonderausstattungen zur privaten Versteuerung an. Der zusätzliche geldwer- te Vorteil für Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsstätte errechnet sich wie folgt: Pro Entfernungskilometer und Monat mit 0,03 Prozent des Preises. Für einen Neu- wagen mit Listenpreis 40.000 Euro und 15km Entfernung zwischen Wohnung und Arbeitsstätte heißt das: weisen und so günstiger fahren. Das aller- dings muss präzise geführt werden und erweist sich oft als Herausforderung. Vom Finanzamt wird es nur anerkannt, wenn die Aufzeichnungen zeitnah und lückenlos erfolgen, alle Angaben schlüssig sind und nachträgliche Änderungen auszuschließen sind. Die gefahrenen Kilometer der be- ruflichen oder privaten Nutzung müssen eindeutig dokumentiert sein, und zwar bei den dienstlichen Fahrten mit:  Datum, Uhrzeit  Kilometerstand  Beginn und Ende jeder einzelnen betrieb- lich oder beruflich veranlassten Fahrt  Ziel und Zweck der Fahrt  Dem aufgesuchten Geschäftspartner  deutliche Darlegung der Fahrtroute Für Privatfahrten genügen die jeweiligen Kilometerangaben. Bei Fahrten zwischen Wohnung und Arbeit reicht wegen der Wiederholung ein Vermerk. Abkürzungen für Angaben müssen zweifelsfrei vom Prüfer erfasst werden können. Um nachträgliche Änderungen auszuschließen, muss ein Fahrtenbuch geschlossen, also als Buch oder Heft, vor- liegen, nicht als lose Sammlung von Aufzeichnungen. Auch ein elektronisches Fahrtenbuch muss gewährleisten, dass Änderungen von Einträgen zwingend dokumentiert wer- den, was z.B. mit Excel nicht möglich ist. Gängige Software wird diesen Vorga- ben in der Regel gerecht, wird aber von der Finanzverwaltung weder zertifiziert noch zugelassen. Auch wenn die techni- schen Voraussetzungen stimmen, hängt die Anerkennung durch das Finanzamt von der ordnungsgemäßen Bedienung der Ge- räte ab. Eine Zusammenfassung, was dabei zu beachten ist, enthält die Dokumentation der Oberfinanzdirektion Rheinland vom 18.02.2013: Der Betrieb, S.489. Wird das Fahrtenbuch nicht ordnungs- gemäß geführt, kommt nachträglich die 1%-Methode zur Anwendung. Prüfer stellen oft fest,  dass die eingereichten Daten auf Tank- quittungen von Aufzeichnungen in Terminkalendern abweichen;  dass Aufzeichnungen nicht zeitnah er- folgten, was durch ein uneinheitliches Schriftbild auffällt;  dass die Angaben im Fahrtenbuch un- schlüssig sind (z. B. abweichende Kilo- meterstände zwischen Fahrtenbuch und Werkstattrechnungen oder differierende Ortsangaben). Bei geringen Abweichungen kann das Fahr- tenbuch im Grunde anerkannt bleiben. Fal- len aber häufiger Abweichungen auf, wird die Ordnungsmäßigkeit des Fahrtenbuchs aberkannt. 40.000€ × 1% = 400 Euro 40.000€ × 15km × 0,03% = 180 Euro Zusammen 580 Euro Diese 580 Euro werden bei Arbeitnehmern der Lohnbemessung zugerechnet, Unter- nehmer selbst setzen eine entsprechende Privatentnahme an. Alternative: die genaue Dokumentation Die 1 %-Regelung legt eine im Schnitt 30-prozentige private Nutzung und monat- lich 15 Fahrten zur Arbeitsstätte zugrunde. Wer deutlich weniger für sich beansprucht, kann dies mit einem Fahrtenbuch nach- Foto:©ThorbenWengert/Pixelio.de

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