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DDIV 01_2013

Verwaltung & Finanzen 50 DDIVaktuell 01 | 13 S|C|h|r|i|t|t| |4|:| k|o|r|r|e|S|P|o|n|D|e|n|z| Die Anpassung der Korrespondenz um- fasst im Wesentlichen die folgenden drei Blöcke: 1| Auf allen eigenen schriftstücken, e-Mails, Briefen, informationen und so weiter müs- sen statt Kontonummer und Bankleitzahl spätestens mit Umstellung des Verfahrens iBAN und BiC ergänzt werden. Auch alle Vertragsmuster wie der Mietvertrag müs- sen einen Verweis zum lastschrifteinzug enthalten. 2| Alle Zahlungspflichtigen (Kontoinha- ber) müssen vor dem erstmaligen einzug im sePA-Verfahren über die Umstellung informiert werden. Die information über die Umstellung wird einmalig erstellt und dient gleichzeitig als Vorankündigung für zukünftige lastschrifteinzüge via sePA. 3| Jede sePA-lastschrift muss vor dem ersten einzug mit einer sogenannten Pre-Notification 14 Tage vorab angekün- digt werden. Auch bei wiederkehrenden einzügen ist bei Änderung des Betrags oder der fälligkeit eine Pre-Notification erforderlich. Die Ankündigung muss eine Angabe zu Betrag und fälligkeit sowie ei- nen Verweis auf die gläubiger-iD und die Mandatsreferenz enthalten. in der regel reicht es aus, den bestehenden schrift- verkehr zu einer Betragsänderung um die Pre-Notification zu ergänzen. S|C|h|r|i|t|t| |5|:| k|o|M|M|u|n|i|k|a|t|i|o|n| M|i|t| |D|e|r| |B|a|n|k| in Zukunft stellen Verwalter ihrer Bank Zah- lungsdateien in den neuen sePA-formaten bereit. Dabei ist zu beachten: Die sePA- Zahlungsverkehrsformate stellen für den Verwendungszweck nur noch 4 x 35 Zeichen zur Verfügung – was auch von der kommu- nizierenden Bank berücksichtigt werden muss. Auch auf die Vorlagefristen (für erst- lastschriften fünf Banktage, für folgelast- schriften zwei Banktage) ist zu achten. Beim einsatz von Zahlungsverkehrsprogrammen ist eine Abstimmung mit der eigenen Haus- bank, bei Bedarf auch eine Prüfung, sinnvoll. S|C|h|r|i|t|t| |6|:| a|k|t|i|v|i|e|r|u|n|g| |D|e|S| S|e|P|a|-|v|e|r|f|a|h|r|e|n|S| Nach Abschluss aller Vorarbeiten sind zur sePA-Aktivierung nur noch drei schritte erforderlich. > Aktivierung der Mandate und Versand des informationsschreibens > Aktivierung der sePA-Verfahren > erstmaliger lastschrifteinzug unter Be- achtung der Vorlagefristen Die Millenniums-Umstellung und die einfüh- rung des euro haben gezeigt: eine rechtzei- tige Planung schützt vor Umstellungsproble- men. Wenn die Planung, Bestandsaufnahme undOrganisationnochin2012beginnenund dieersteeinführungin2013stattfindenkann, stehen die Zeichen gut, dass zum endtermin am 1. februar 2014 alles optimal funktioniert. Jede sePA-lastschrift muss vor dem ersten einzug mit einer Pre-Notification 14 Tage vorab angekündigt werden. Auch bei wiederkehrenden einzügen ist bei Änderung des Betrags oder der fälligkeit eine Pre-Notifica- tion erforderlich. gleiches gilt für einmalige einzüge. Die Pre- Notification muss eine Angabe zu Betrag und fälligkeit sowie ei- nen Verweis auf die gläubiger-iD und die Mandatsreferenz enthal- ten. Dies soll es dem gläubiger ermöglichen für eine entspre- chende Kontodeckung zu sorgen. Die Pre-Notification betrifft im Verwalterbüro den neuen Wirt- schaftsplan beziehungsweise das schreiben, mit dem der neue ein- zug angekündigt wird oder das Protokoll versendet wird. gleiches gilt für den einzug der Nachzah- lung der Abrechnung. Auch dieser muss angekündigt werden und entsprechend die Abrechnung oder das schreiben, mit dem der neue einzug angekündigt oder das Protokoll versendet wird. ein einmaliger Betrag ist auch die son- derumlage. Dieser einzug muss ebenfalls angekündigt werden. Das Medium für die Pre-Notification ist nicht vorgeschrieben. Möglich sind zum Beispiel Brief, Vertrag, rechnung, sMs, Telefon, e-Mail, fax oder internet. Wenn die Pre-Notification nicht gesendet wird, hat der schuldner 14 Monate lange Zeit dem ein- zug zu widersprechen. Mit diesem Artikel steigen wir in das Thema sePA ein. Wir werden es in den kommenden Ausgaben immer wieder aufgreifen. für den Verwalter, gleich ob Miet- oder Weg-Verwalter steckt hier sehr viel sprengstoff dahinter. P|r|a|x|i|S|t|i|P|P| w|e|n|n| |d|i|e| |P|r|e|-n|o|t|i|f|i|c|a|t|i|o|n| n|i|c|h|t| |g|e|s|e|n|d|e|t| |w|i|r|d|,| |h|a|t| d|e|r| |S|c|h|u|l|d|n|e|r| |1|4| |M|o|n|a|t|e| l|a|n|g| |z|e|i|t| |d|e|m| |e|i|n|z|u|g| |z|u| w|i|d|e|r|s|p|r|e|c|h|e|n|.| |f|ü|r| |d|e|n| v|e|r|w|a|l|t|e|r| |s|t|e|c|k|t| |h|i|e|r| s|e|h|r| |v|i|e|l| |S|p|r|e|n|g|s|t|o|f|f| |d|r|i|n| foto:©shutterstock.com

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